Inledning
| Rutinbeskrivning | Arbetsordning |
| Löpande bokföring | Löpande arbete |
| Periodiseringar | Månads- och årshantering |
| Bokslut | Klientredovisning |
EKO2000 Redovisningssystem är uppbyggd för att klara skiftande behov för olika typer av företag. Det är uppbyggt i olika nivåer, där du kan börja i den lägsta nivån för att undan för undan bygga på med fler möjligheter i takt med dina behov och kunskaper ökar.
Redovisningsmodulen är integrerad med Kundreskontra, Leverantörreskontra, Order/Lager/Fakturering och Tidredovisning vilket innebär att information kan flyttas från en del till en annan på ett enkelt sätt.
Du har möjlighet att använda dig av både kostnadsställe- och objekt /projektredovisning och med hjälp av avdelningar och grupper får du ytterligare en nivå i din redovisning. Du kan lägga in automatiska rutiner, t ex periodiseringar, konteringar, stående bokföringsorder, bruttovinst och moms-hantering. Du har också möjlighet att utnyttja automatisk uppdatering av verifikationer eller att låsa verifikationer för ändring.
Du kan arbeta med bokslut och periodbokslut i separata enheter utan att störa den löpande redovisningen. SRU-rapporter kan skrivas ut på skrivare eller läsas ned på diskett.
I systemet finns tre olika resultat- och balansräkningar; vanliga, komprimerade och bokslutsrapporter. Det finns ett stort urval av standardrapporter som täcker de flesta behov. Dessutom har du obegränsade möjligheter att ta fram specialrapporter med hjälp av rapportgeneratorerna.
Du kan arbeta med koncernhantering, även i utländsk valuta, och som ytterligare konteringsbegrepp finns inventarie-, anställda- och statistikregister.
Systemet har kopplingar till skatteprogram som Akelius, kalkylsystem, ordbehandlingssystem, lönesystemen agDA-och Carat samt bokslutsprogrammet Optibok.
Det finns tillägg för klientredovisning anpassade för redovisnings- och revisionsbyråer samt konkursredovisning för advokatbyråer.
EKO2000 kan i det närmaste skräddarsys efter ditt företags behov!
Den kontoplan som medföljer är utformad enligt BAS90. Det finns många färdigbyggda hjälprutiner för dig som vill ändra eller lägga till konton. Att budgetera går utmärkt för alla nivåer med ytterligare möjligheter att kunna budgetera för kvantitet och likviditet. Du kan göra förändringar löpande i registren samtidigt som du registrerar dina verifikationer.
Var du än befinner dig i systemet kan du med hjälp av fönster leta reda på information om t ex kontotransaktioner, saldon eller inventarienummer. Du har även manualer och hjälptexter inbyggda i systemet.
I säkerhetssystemet har du möjlighet att definiera varje användares behörighet på både menynivå och företagsnivå. Du kan i utskriftshanteringen styra utskrifterna för både användare och terminaler till ett antal olika skrivare och genom speciella printerstyrkoder styra utseendet. Vid utskrifter har du hjälp av rutinbeställning vilket innebär att flera rutiner kan beställas och lagras under en kö. När du sedan startar beställningen sköter systemet automatiskt alla beställda utskrifter/rutiner, vilket är mycket tidsbesparande.
EKO2000 finns i grund- eller plusversion, alla menyer beskrivs dock i manualen. För de tillval som finns t ex Advokatredovisning, Budgetmodul eller Bokslutsmodul, levereras manualer endast tillsammans med programvaran och kan då sättas in under respektive flik.
Manualen är indelad i olika kapitel som motsvarar de olika menyerna i EKO2000 Bokföring, turordningen är i menynummerordning. Varje kapitel har egen sidnumrering vilket gör det lätt att byta ut sidor vid uppdatering av manualen.
I sakregistret längst bak i manualen hittar du lätt den funktionen du söker efter och får hänvisning till kapitel/menynummer samt sidnummer t ex B11:1 (Kapitel /Meny B11 Löpande arbete & Rapporter sida 1).
|
Rutinbeskrivning |
Tillbaka |
Rutinbeskrivningen nedan behandlar generellt hur rutinerna kring ett datoriserat redovisningssystem kan fungera.
|
Löpande bokföring |
Tillbaka |
Snarast efter ankomst till bolaget ska samtliga allegat numreras i löpande följd. Ny numrering påbörjas varje räkenskapsår. Samtliga allegat och verifikationer ska snarast möjligt förses med konteringsstämpel och konteras. Innan utbetalning sker, bör samtliga allegat attesteras av ansvarig. Kassaallegat registreras dagligen och dagbok tas ut löpande. Detta ska ske senast påföljande arbetsdag.
Innan perioduppdatering, vid varje månadsskifte, ska huvudbok/ kontoutdrag skrivas ut och avstämnings- och kontrollarbete utföras, därefter ska eventuella justeringar/rättelser registreras.
Dagbok/verifikationslista för hela månaden ska tas ut före perioduppdatering. Denna lista arkiveras lämpligast i en verifikationspärm.
För att underlätta avstämnings- och kontrollarbetet finns ett flertal frågeprogram på bildskärm.
Efter avstämningsarbetet ska perioduppdatering köras och månadens huvudbok, balans-, resultat-, och eventuell momsrapport skrivas ut. Omslutningskontroll mellan månadens verifikationer och huvudboken ska utföras månadsvis.
|
Periodiseringar |
Tillbaka |
För att få ett rättvisande resultat per månad ska automatfunktioner användas. Denna funktion kan kompletteras med manuella bokföringsorder. Speciellt viktiga är periodiseringarna vid årsbokslut.
Här är exempel på periodiseringar;
lagerförändringar
avskrivningar
hyror
löner
räntor
leasingavgifter
service- och underhållskontrakt
fastighetspremier
el, vatten
telefon
ofakturerade utleveranser
ofakturerade inleveranser
ofakturerade övriga inköp/kostnader
|
Bokslut |
Tillbaka |
Innan bokslutet startas ska en komplett huvudbok skrivas ut.
Vid framtagning av bokslut gäller allmänt att;
samtliga tillgångar och skulder tas upp i balansräkningen samt att dessa existerar och tillhör/avser företaget
tillgångar och skulder värderas korrekt med hänsyn tagen till "försiktighets- och lägstavärdesprincip"
intäkter och kostnader i resultaträkningen ger ett rättvisande resultat för verksamheten
Efter hand som samtliga balansposter tas fram och bokslutsnoteringar registreras, kan balans- och resultaträkning skrivas ut.
|
Arbetsordning |
Tillbaka |
Uppläggning grunduppgifter
Vid start av bokföringsmodulen ska grunduppgifter registreras i Systeminformationen, Registerhanteringen och Automathanteringsrutinerna. Där registreras de uppgifter som ligger till grund för arbetet i hela systemet. I Systeminformationen registreras bl a uppgifter om räkenskapsår, momssatser, momskonton, verifikationsnummer och vissa grundkonton.
Registrering av kontoplan är en mycket viktig del vid start av modulen. Uppläggningen sker i Registerhanteringsmenyn. Systemet levereras med en kontoplan enligt BAS 90 med vissa tillägg för att passa systemet. Det kan vara lämpligt att utgå ifrån den när din egen kontoplan ska registreras. Du behöver då bara lägga till eller makulera kontonummer och eventuellt ändra kontobenämningarna.
Systemet bygger på att du själv utformar din resultat- och balansräkning med utgångspunkt från vissa koder i kontoplanen. Det betyder att de olika summeringar som finns i rapporterna kan ändras genom att styrkoderna ändras.
Du har också möjlighet att lägga upp en s k komprimerad kontoplan, där andra summeringar och/eller sammanslagningar av konton göras, t ex om VD inte önskar specifikation på alla konton i resultat- och balansräkningen.
På samma sätt kan en kontoplan för årsbokslutsrapporter byggas upp. Rapporterna skrivs ut på stående A4 och innehåller bara siffror för innevarande och föregående år. Det är meningen att de rapporterna ska kunna användas för distribution till myndigheter m fl.
I Registerhanteringen lägger du också upp eventuella kostnadsställen och objekt/projekt, de används när du vill få kostnader och intäkter utlagda på t ex avdelningar eller speciella projekt. Skillnaden mellan objekt och projekt är att ett objekt alltid nollställs vid årsbokslut, medan ett projekt kan löpa över flera år.
Nästa steg är att lägga in automatkonteringar för exempelvis sociala kostnader och semesterlön. Det gör du i menyn för Automathantering.
Registrering av eventuell budget sker i menyn för Budget. Det är inte nödvändigt att registrera budget innan det löpande arbetet påbörjas, det kan du göra när som helst under räkenskapsåret. Du har även möjlighet att arbeta med nästa års budget utan att röra det innevarande årets siffror.
Innan det löpande arbetet påbörjas bör dock ingående balanser läggas in i systemet för att möjliggöra avstämning redan från början. Registrering av ingående balanser sker vid verifikationsregistreringen eller i menyn för Ingående balans & kontrollrutiner.
|
Löpande arbete |
Tillbaka |
I det fortlöpande arbetet ingår först och främst registrering av verifikationer. Registrering görs dag för dag och på varje verifikation finns möjlighet att skriva in en kort text. Under själva registreringen av transaktioner anges kostnadsställe, objekt/projekt och kontonummer tillsammans med belopp och eventuell kvantitet. Kreditbelopp måste registreras som negativa belopp, alltså med ett minustecken.
I verifikationsregistreringen finns även möjlighet att göra rättelsetransaktioner som påverkar någon av föregående periods resultat. Du använder dem när du ska rätta en verifikation i en tidigare period eller registrera en bortglömd verifikation.
Om du använder dig av automatkonteringar ska dessa frisläppas. Det betyder att systemet går igenom alla transaktioner, kontrollerar vilka som ska automatkonteras och skapar en specifik verifikation för dem. Efter frisläppningen får du ut en lista som bevis på utförda transaktioner.
När registreringen är klar avslutas rutinen och en dagbok skrivs ut. Därefter ska perioduppdatering göras. I perioduppdateringen fastställs verifikationerna och kan därefter inte ändras.
Perioduppdateringen kan köras hur ofta som helst och är med andra ord inte bunden till månadsskiftena. Dock ska varje månad avslutas med att en uppdatering görs. För att få ut resultat-, balans- och momsrapporter måste du perioduppdatera först. Om du däremot använder dig av direktuppdatering av transaktioner kan du alltid skriva ut aktuella rapporter utan att uppdatera. Vid perioduppdatering sparas ej transaktioner som är äldre än sista angivna månad i Systeminformationen, dvs det antal månader du angivit att huvudboken ska sparas.
Flera rutiner finns som hjälp i avstämningsarbetet. Dels finns en lista med kontoutdrag som tas ut för enskilda konton och innehåller alla transaktioner som registrerats på kontot under den valda perioden. På bildskärmen kan du också få fram kontoutdrag. Om du visar periodsaldon på bildskärm får du enbart uppgift om saldot för uppdaterade transaktioner på kontot. Saldot visas uppdelat per månad, där även föregående års belopp finns med. Uppgift om ingående balans, budget, ackumulerade och utgående saldo finns också.
|
Månads- och årshantering |
Tillbaka |
Vid månadsskiften behöver du bara tänka på att perioduppdateringen är gjord, konton avstämda och periodiserade samt att alla listor är utskrivna.
När alla verifikationer för sista perioden är registrerade, listor utskrivna och alla viktigare konton avstämda kan rutinen Uppstart av bokslut startas. Den innebär att alla transaktioner, ingående balans och saldon förs över till den trettonde bokslutsmånaden. Samtidigt görs en preliminär IB-överföring till det nya räkenskapsåret.
I och med att årskörningen görs läggs automatiskt nytt räkenskapsår upp och verifikationsregistreringen för det nya året kan påbörjas i de ordinarie menyerna. I bokslutsmenyn arbetar du parallellt med bokslutstransaktionerna för det gamla året. Bokslutstransaktionerna registreras på precis samma sätt som vanliga verifikationer. När bokslutet är klart körs Avslut av bokslut, då fastställs alla saldon och definitiv IB-överföring görs. Efter körning av rutinen Avslut av bokslut kan du inte få ut ytterligare listor för det gamla året.
|
Klientredovisning |
Tillbaka |
Klientredovisning är ett tillval i EKO2000 som innehåller rutiner för att hantera 999 olika företags (dina klienters) redovisning. I klientredovisningen ingår även rutiner för hantering av klienternas kundreskontra, leverantörreskontra, anställda, inventarier m m.
I rutinen Företag A2.10 lägger du upp nya klienter och ändrar uppgifter för redan registrerade klienter. Du registrerar klientens nummer, adress och andra fasta uppgifter. Arbetar du för flera byråer kan du samla olika klienter till olika byråer. Denna byråkod skrivs då ut på alla utskrifter. Byrånamnet kan du dessutom få utskrivet på försättsbladet i meny A2.4.
För att erhålla en lättarbetad prissättning till klienterna finns en speciell rutin för registrering av priser A2.12. För varje tjänst kan två olika priser sättas. Pris kan även sättas för varje typ av aktivitet i systemet och dessutom kan fem manuella texter registreras.
Debiteringsunderlag och nollställning av dessa sker i rutinerna Debiteringsunderlag bokföring i meny A2.20-A2.27. Med jämna intervall som du bestämmer själv ska debiteringsunderlag på klienten skrivas ut. Det kan du lämpligen göra efter varje registreringsperiods avslut. Debiteringsunderlaget ackumuleras ända till dess du nollställer det.
Du hittar beskrivning på upplägg av företag, byråer samt prissättning och debiteringsunderlag i manualen Systemöversikt.