B10 IB & Kontrollrutiner
Ingående balans registrering
Innan du registrerar ingående balans ska du kontrollera en del uppgifter i Systeminformationen B16.1. Vid punkt 21 "IB-trans nollar <J/L/S>" finns tre alternativ; <J> betyder att ny ingående balans ersätter gammal, ingen addering sker alltså. <L> betyder addering på lägsta nivå, vilket innebär att ny ingående balans läggs till den som redan är registrerad, men bara på samma kontobegrepp. Om du t ex registrerar 10.201210 (där 10 är objekt, 20 är kostnadsställe och 1210 är konto) kommer bara ingående balans att påverkas för just det begreppet. Om du vill att begreppet kostnadsstället tillsammans med kontot och begreppet konto ska påverkas ska du i stället välja <S> som står för addering på samtliga nivåer. Om du väljer <S> summeras ny ingående balans på begreppen. I tidigare exempel skulle alltså 10.201210, 201210 och 1210 summeras.
I första bilden B10.1 kan du med hjälp av <F5> ändra dessa inställningar tillfälligt.
Det går även att registrera IB i verifikationsregistreringen. Du kan läsa mer om detta i avsnittet B11.
Registrering av ingående balans behöver normalt bara göras när systemet startas. I samband med bokslutshanteringen förs utgående balans över till det nya räkenskapsåret som ingående balans.
|
B10.1 Registrering ingående balans |
Tillbaka |
I första bilden du får fram ska du ändra punkt 4 i rutan till höger så att det står <J> för registrering av ingående balanser. Du bör också kontrollera att det står <N> vid punkt 5 (Rättelsetransar) och <J> under punkt 6 (Automatik av). Datum bör vara den förste i räkenskapsårets första månad. Du ska också välja ur vilken serie du vill använda verifikationsnummer, vanligtvis nummer 2. För registrering av ingående balans kommer ett verifikationsnummer att användas.
När du har kontrollerat att allt är rätt trycker du <Enter> och kommer till nästa bild, där du registrerar ingående balans.
Du anger först kontonummer följt av <Enter> och sedan beloppet följt av <Enter>. Skuldbelopp ska anges negativt, dvs med ett minustecken före.
Fortsätt att registrera till dess alla konton är klara. Du kan kontrollera att debet och kredit går jämnt upp genom att titta högst upp i högra hörnet. Där får du uppgift om aktuell differens mellan debet och kredit under rubriken Verifikationsdifferens (Verd). Du kan dock avsluta registreringen utan att debet och kredit går jämnt upp.
När du är klar trycker du <Escape> för att avsluta verifikationen och därefter <Escape> en gång till. Då är du ute i den första bilden igen. Om du trycker <Escape> ytterligare en gång når du Grundmenyn.
Kontrollistor ingående balans
Du kan skriva ut fyra listor som har samband med registreringen av ingående balans; Lista IB transaktioner, Lista IB transar per kostnadsställe, Lista IB transar per objekt och Kontrollista ingående balanser.
|
B10.10 Lista IB transaktioner |
Tillbaka |
Listan upptar de transaktioner du registrerat som ingående balans. Listan motsvarar dagboken i den ordinarie bokföringen. Urval för utskrift visas nedan.
När listan ska skrivas ut får du först frågor inom vilket intervall av datum och verifikationsnummer du önskar. Systemet föreslår att samtliga verifikationer inom räkenskapsårets första period skrivs ut. Du godkänner det genom att trycka <Enter>. Ändringar kan du gör genom att gå upp till respektive fält och skriva in nya värden.
Transaktionerna kan också sorteras på datum <D> eller verifikationsnummer <V>. Observera att listan upptar samtliga IB transaktioner som gjorts inom den aktuella perioden. Om du har registrerat felaktiga värden som du senare ändrat genom att registrera nya, kommer både de felaktiga och rättelserna med på listan.
Om du har laserskrivare kan du välja att göra en s k laserutskrift. D v s en snyggare utskrift som t ex kan användas till presentationsmaterial.
|
B10.11 Lista IB transaktioner per kostnadsställe |
Tillbaka |
Listan är densamma som ovan B10.10, men med ytterligare en valmöjlighet avseende kostnadsställe.
|
B10.12 Lista IB transaktioner per objekt |
Tillbaka |
Listan är densamma som ovan B10.10, men med ytterligare en valmöjlighet avseende objekt.
|
B10.14 Kontrollista ingående balans |
Tillbaka |
När du ska skriva ut kontrollistan får du först svara på följande;
Systemet föreslår att listan skrivs ut för den första månaden i räkenskapsåret. Du kan sortera på önskade kostnadsställen och/eller objekt/projekt. På frågan om komprimerad rapport, då endast rubriker och summarader skrivs ut, föreslås <N>. Om du godkänner de föreslagna svaren genom att trycka <Enter>, kommer listan att skrivas ut efter den ordinarie kontoplanen.
Listan ser ut som en balansräkning där enbart kolumnen för ingående balans finns med. När debet- och kreditsaldona stämmer ska det stå noll under rubriken resultat på rapporten.
Diverse kontrollistor
|
B10.15 Beloppsselekterad dagbok |
Tillbaka |
I denna lista kan du söka efter ett specifikt belopp. När listan ska skrivas ut får du först frågor om intervall av datum och verifikationsnummer.
Systemet föreslår att samtliga verifikationer och konton skrivs ut. Du godkänner det genom att trycka <Enter>. Ändringar kan du göra genom att gå upp till respektive fält och skriva in nya värden.
Transaktionerna kan också sorteras på datum <D> eller verifikationsnummer <V>. Ange lägsta belopp du önskar söka efter och tryck <Enter>, ange därefter högsta belopp. Vill du söka efter ett specifikt belopp anger du samma belopp som lägsta och högsta.
|
B10.16 Lista eventuella verifikationsdifferenser |
Tillbaka |
I denna lista kan du se om det finns någon differens i dagboken. Listan motsvarar dagboken i Löpande arbete med samma sorteringsmöjligheter och utseende.
|
B10.17 Sekvenskontroll verifikationer |
Tillbaka |
Denna lista kontrollerar och skriver ut de verifikationsnummer som eventuellt saknas i löpnummerserierna. Du kan välja innevarande år, föregående år eller endast bokslut med hjälp av <F5>.