B13 Bokslutsarbete
Arbetsordning
1 När det är dags att göra årsbokslut, börjar du med att avsluta den sista perioden på samma sätt som vid ett vanligt månadsavslut.
2 Gå därefter in i Systeminformationen, B16.4 punkt 25, och ange ett konto i balansräkningen dit systemet automatiskt ska föra över resultatet som ingående balans på det nya året vid start av bokslutet. Detta konto är endast konterbart i bokslutet. Vill du inte använda automatiken, anger du inget konto.
3 Gör backup och gå därefter in i bokslutsmenyn B13 där allt arbete som hör till bokslutet görs. I bokslutsmenyn arbetar du i följande ordning;
4 Starta bokslutet genom att köra rutinen med samma namn B13.92 punkt 1. Det innebär att årets transaktioner flyttas över till bokslutsmenyn och du kan påbörja nästa års bokföring i de ordinarie bokföringsmenyerna. Kontrollera att rätt räkenskapsår är upplagt i meny B16.5. Årets utgående balans flyttas över som preliminär ingående balans till nästa år.
5 Registrera bokslutstransaktioner B13.1 och skriv ut nya listor; dels lista över bokslutstransaktioner B13.21 och dels nya resultat och balansräkningar B13.23, B13.24. Gör detta till dess du är nöjd med resultatet. Till din hjälp med arbetet att ta fram bokslutstransaktionerna kan du skriva ut en bokslutstablå på papper B13.25. Du har också möjlighet att ställa frågor på bildskärmen för att få fram periodsaldon och transaktioner B13.10 och B13.11.
6 Allteftersom du får fram ny utgående balans i bokslutet ska du föra över den som ny preliminär ingående balans. Det gör du genom att löpande köra rutinen Justering ingående balans B13.2, vilken kan köras hur många gånger som helst.
7 Boka om in och utgående moms till momsredovisningskontot 2480 för att momsrapporterna ska bli korrekta i det nya året.
8 Om du inte använder automatiken i punkt 2 måste du tänka på att boka årets resultat på 2999 mot konto 8999, Redovisat resultat, tillgångarna blir då lika med skulderna i balansräkningen.
9 När du är nöjd med bokslutet ska du först skriva ut en huvudbok som innehåller samtliga transaktioner för hela bokföringsåret B13.28. Därefter skriver du ut resultat- och balansräkning samt officiella rapporter.
10 Gör backup.
11 Avsluta därefter bokslutsarbetet genom att köra rutinen Avslut av bokslut B13.92 punkt 4. Då förs utgående balans över som definitiv ingående balans till det nya räkenskapsåret.
Löpande bearbetning
|
B13.1 Registrering bokslutstransaktioner |
Tillbaka |
Registrering av bokslutstransaktioner görs i rutinen med samma namn B13.1. Själva registreringen går till på samma sätt som vanlig verifikationsregistrering, vi hänvisar därför till det avsnittet i manualen. Här ska vi bara behandla det som skiljer bokslutstransaktionerna från registrering av vanliga verifikationer.
Verifikationsnummer
I och med starten av bokslutet fördes nummerserierna för verifikationerna över till bokslutsmenyn. Du fortsätter alltså i samma serie som du arbetade med under året. För det nya året har serierna nollställts och du börjar där om med nummer ett.
Datum
Alla bokslutstransaktioner görs på räkenskapsårets sista dag, det är något du inte kan ändra.
Ingående balans och rättelsetransaktioner
Ingående balans och rättelsetransaktioner kan ej registreras i boksluts-hanteringen.
Automattransaktioner
All automatik är bortkopplad i bokslutet. Du kan inte heller manuellt koppla på den. Den är bortkopplad därför att man normalt inte önskar automatik i bokslutet, och för att eventuell automatik kan föra med sig oönskade transaktioner när man glömmer att koppla bort den. Tänk därför på att om du vill ha transaktioner registrerade som normalt görs automatiskt ska du i bokslutet registrera dem manuellt.
Bokslutsnoteringar
Du kan i Systeminformationen tala om att du vill registrera extra långa texter i anslutning till varje transaktion i bokslutshanteringen. Det gör du genom att svara <J> på frågan "Bokslut notering direkt" i Systeminformationen. Boksluts-noteringarna kan bestå av upp till 2x45 tecken per transaktion och de registreras direkt efter registreringen av själva transaktionen. Noteringarna skrivs ut på listan Bokslutstransaktioner.
Du kan också använda dig av ”extra” verifikationstext samt ”extra” transaktionstext. I resp. fält trycker du <F5> och hamnar i en ordbehandlingsruta där du kan registrera nästan oändligt med text. Du kan skriva ut verifikationstexten i utskriften B13.21 Bokslutstransaktioner och transaktions-texten i utskriften B13.25 Bokföringsorder.
Observera att om du vill använda funktionen med ”extra” transaktionstext, måste du ha ett <N> i Systeminformationen vid ”Bokslut notering direkt”.
Bokslutstransaktioner på underkonton
Du har möjlighet att registrera bokslutstransaktioner som berör endast underkonton och ej saldona på själva kontona. Underkonton är inventarier, anställda och statistikkonton. Detta kan t ex behövas när transaktioner på anställda blivit bokförda på fel person. Du kan då göra en rättelse genom att registrera en bokslutstransaktion där du för över ett belopp från en anställd till en annan. Rutiner för detta finns i meny B18.3, 23, 33 Manuell påbokning bokslut.
Direktuppdatering av kontosaldon
Alla transaktioner under registreringen av bokslutstransaktioner uppdaterar kontosaldona direkt. Du behöver alltså inte köra någon speciell rutin för uppdatering av saldon. Detta innebär att resultatet också uppdateras kontinuerligt. Det aktuella resultatet visas alltid uppe till höger på bildskärmen. Du ser alltså direkt hur varje transaktion påverkar resultatet.
|
B13.2 Justering ingående balans |
Tillbaka |
När du startade bokslutet fördes utgående balans över till det nya året som preliminär ingående balans. För att du i den löpande bokföringen för nästa år alltid ska ha så aktuell ingående balans som möjligt, bör du köra den här rutinen när du registrerat bokslutstransaktioner som påverkar ingående balans. När du kör justering av ingående balans B13.2 förs senaste utgående balans över som ny preliminär ingående balans.
Nedanstående bild visas på skärmen när du kör igång rutinen:
När du svarat <J> går systemet automatiskt igenom alla konton och gör nödvändiga överföringar.
Frågor på bildskärm
Du har i bokslutsmenyn tillgång till flera frågerutiner på bildskärmen; Periodsaldo, Transaktioner föregående år och Bokslutstransaktioner.
Precis som i den löpande bokföringen kan du också ta fram både balans- och resultaträkning på skärmen B13.13/B13.14. Rutinerna fungerar här på samma sätt som i den ordinarie bokföringen.
|
B13.10 Periodsaldo |
Tillbaka |
Frågeprogram Periodsaldo visar innevarande och föregående år. Så länge du håller på med bokslutet får du uppgift om hur dina bokslutstransaktioner påverkar saldot under rubriken Föregående år (bokslut). Där visas ingående balans för bokslutsåret, periodens saldo, dvs de transaktioner som blivit registrerade i bokslutet, ackumulerat saldo, samtliga transaktioner under året inklusive bokslutstransaktioner och utgående saldo (justerat för bokslutstransaktioner).
|
B13.11 Bokslutstransaktioner |
Tillbaka |
Listningen Bokslutstransaktioner omfattar endast bokslutstransaktioner.
Du får svara på följande frågor:
Kontonr Ange det konto du vill få besked om. Om det är ett konto där du, i kontouppläggningen, angivit att det ej ska registreras kostnadsställe och objekt hoppar markören över de två följande frågorna och ger svar direkt.
Kställe Ange önskat kostnadsställe. Tryck <Enter> om du vill få saldot för kontot totalt. Är kontot inte definierat som ett objektkonto hoppar markören över nästa fält och du får svar direkt.
Objekt Skriv önskat objekt.
Datumgräns Du får automatiskt upp datum för boksluts-perioden, vilket du inte kan ändra.
Vernr gräns Du kan begränsa kontoutdraget efter verifika-tionsnummer. Du anger då startnummer och slutnummer. Om du bara trycker <Enter> på båda frågorna kommer samtliga verifika-tionsnummer att tas med.
Du har också möjlighet att välja från/till ett visst belopp genom att trycka <F5> innan du skriver i kontonummer. Du anger lägsta belopp och trycker <Enter>, anger högsta belopp och trycker <Enter> igen. Du fyller sedan i övriga önskemål och får ett kontoutdrag i det angivna intervallet. Du kan också göra en utskrift direkt till skrivaren genom att trycka <Alt>+<F6>. Du får ytterligare en valmöjlighet, <F5> endast saldo. Du får då en lista som visar ingående och utgående saldo utan transaktioner.
På bildskärmen visas nu Ingående saldo för den angivna perioden. I mitten av bilden visas alla transaktionerna. Du får reda på verifikationsnummer, datum, verifikationstext, ev underkonto, kvantitet, belopp och utgående saldo.
Är inte kvantitet kopplat till kontot visas i stället för kvantitet, ackumulerat, vilket visar den ackumulerade förändringen under perioden. Är kvantitet kopplat till kontot kan du genom att använda <F5> byta till ackumulerad förändring.
Fyller transaktionerna en hel sida kan du bläddra framåt genom att trycka <Enter>. Du kan även bläddra fram och tillbaka mellan bilderna. Vill du gå framåt, skriver du ett <F> direkt följt av det antal sidor du vill bläddra. Ska du gå bakåt gör du likadant, men använder <B> i stället. Du avslutar som vanligt med <Escape>.
|
B13.12 Transaktioner föregående år |
Tillbaka |
Detta kontoutdrag omfattar både föregående år och bokslutstransaktioner. Nedan ser du bilden för kontoutdrag:
Du får svara på följande frågor:
Kontonr Ange det konto du vill få besked om. Om det är ett konto där du, i kontouppläggningen, angivit att det ej ska registreras kostnadsställe och objekt hoppar markören över de två följande frågorna och ger svar direkt.
Kställe Ange önskat kostnadsställe. Tryck <Enter> om du vill få saldot för kontot totalt. Är kontot inte definierat som ett objektkonto hoppar markören över nästa fält och du får svar direkt.
Objekt Skriv önskat objekt.
Datumgräns Du får som förslag upp första tillåtna datum. Som slutdatum föreslås den siste i boksluts-perioden. Godkänn med <Enter> eller skriv ett annat datum.
Vernr gräns Du kan begränsa kontoutdraget efter verifika-tionsnummer. Du anger då startnummer och slutnummer. Om du bara trycker <Enter> på båda frågorna kommer samtliga verifika-tionsnummer att tas med.
|
B13.13 Balansräkning / |
Tillbaka |
Du kan få fram både resultat- och balansräkningen på bildskärmen. För båda två rutinerna gäller att du har möjlighet att bläddra fram och tillbaka i listan på skärmen. Här har du alltså ytterligare en möjlighet att snabbt kontrollera saldon och/eller resultat direkt på skärmen, innan du skriver ut listorna på papper.
Du har möjlighet att välja kostnadsställe och objekt innan du får fram rapporterna genom att ange önskat fältnummer. Du kan inte ändra värdena för datum.
Du bläddrar framåt en sida i taget med <Enter>. Genom att kombinera <F> respektive <B> med önskad siffra bläddrar du snabbt framåt eller bakåt det antal sidor du angivit. Med <Escape> avslutar du hela rutinen.
|
B13.15 Bokslutstransar kvantitet |
Tillbaka |
I denna rutin visas alla transaktioner som registrerats med kvantitet på kontot. Det är endast bokslutstransaktioner som visas. Du får svara på samma frågor som i B13.11, Bokslutstransaktioner.
Rapporter
Rapporterna motsvarar de rapporter som finns i den vanliga bokföringen. Du har dessutom tillgång till en bokslutstablå som ska hjälpa dig att göra bokslutstransaktioner. De listor som finns under rubriken Rapporter i bokslutsmenyn beskrivs nedan.
|
B13.21 Bokslutstransaktioner |
Tillbaka |
Listan med bokslutstransaktioner motsvarar dagboken i den vanliga bokföringen. Skillnaden mellan listorna är förutom namnet, att bokslutslistan även innehåller eventuella bokslutsnoteringar.
|
B13.22 Huvudbok |
Tillbaka |
Huvudboken ser precis likadan ut här som i den vanliga bokföringen. Observera att huvudbokstransaktionerna inte rensas när du kör den första årskörningen (Start av bokslut) utan du kan fortfarande ta ut en huvudbok som omfattar samtliga transaktioner du sparat under året. Du bör också skriva ut en huvudbok för hela räkenskapsåret när du är klar med bokslutstransaktioner och innan du avslutar bokslutet.
|
B13.23 Balansrapport / |
Tillbaka |
Balans- och resultatrapporterna motsvarar helt de rapporter du skriver ut under det löpande bokföringsåret. Du kan inte välja någon tidigare period i räkenskapsåret utan endast bokslutsperioden.
|
B13.25 Bokslutstablå |
Tillbaka |
Här kan du skriva ut verifikationer som innehåller ”extra” transaktionstext. Du kan välja att skriva ut enskilda verifikat eller ett intervall. Om du inte gör något urval skrivs bokföringsorder ut på samtliga i bokslutet registrerade verifikationer.
|
B13.26 Dagbok / |
Tillbaka |
Du kan i dessa rutiner skriva ut dagbok, huvudbok och kontoutdrag för föregående år. Utseendet och sorteringarna på rapporterna motsvarar rapporterna i B11 Löpande arbete.
|
B13.29 Balansrapport / |
Tillbaka |
Du kan i dessa rutiner skriva ut balansrapport och resultatrapport för föregående år. Utseendet och sorteringarna på rapporterna motsvarar de du tar ut rapporterna i B11 Löpande arbete. Du kan välja om du vill att bokslutstransaktioner ska ingå i rapporten under period 12.
|
B13.31 Balansrapport / |
Tillbaka |
Dessa rapporter bygger på den komprimerade kontoplanen, Styrkod 2, i kontouppläggningen och de texter som läggs upp speciellt för de komprimerade rapporterna. Utseendet på de komprimerade rapporterna bestämmer du själv, precis som för de vanliga, genom olika styrkoder och summeringar. Fördelen med de komprimerade rapporterna är att du ska kunna slå ihop grupper av konton och redovisa under en rad, och att du eventuellt vill göra andra summeringar än i de vanliga rapporterna.
Du kan sortera rapporten på ett eller intervall av kostnadsställe och/eller objekt. Du kan även använda dig av X-funktionen som summerar ihop önskade kostnadsställe/objekt.
|
B13.33 Balansräkning / |
Tillbaka |
De rapporter du byggt i Rapportgenerator 1 kan du skriva ut i dessa rutiner. Du anger önskat rapport-id och anger vidare önskad selektering.
|
B13.35 Balansräkning / |
Tillbaka |
Rapportutskrift från Rapportgenerator 1 som styrs av styrkod 2, komprimerad kontoplan i kontouppläggningen.
|
B13.37 Rapporter via rapportgenerator 2 |
Tillbaka |
De rapporter som byggts i Rapportgenerator 2 kan du skriva ut i denna rutin. Du anger vilket rapport-id. Sorteringsmöjligheterna är detsamma som i meny B19 och B12.
