B14 Periodbokslut
Om du använder dig av rutinerna för periodbokslut har du möjlighet att så ofta du önskar ta fram ett korrekt bokslut. I periodbokslutshanteringen kan du nämligen lägga in transaktioner som enbart berör periodbokslutet och inte den löpande bokföringen. Du har också möjlighet att välja vilka perioder som bokslutet ska omfatta. Du kan t ex välja att periodbokslutet ska omfatta de tre perioderna som ingår i årets andra kvartal. Siffrorna kommer du att få som periodens saldo i rapporterna, kolumnerna för ackumulerat visar som vanligt värdet från räkenskapsårets början.
Rent praktiskt går det till så att du avslutar månaden precis som du brukar. Därefter går du in i periodbokslutsmenyn och startar bokslutet. Då förs alla aktuella siffror över till bokslutshanteringen och behandlas därefter helt skilda från övrig bokföring. I den ordinarie bokföringsmenyn fortsätter du med nästa månads löpande bokföring som vanligt.
Periodbokslutsarbetet är nästan detsamma som rutinerna i årsbokslutet. Det som skiljer är att när du fått fram periodens resultat och tagit fram önskade rapporter så avslutar du periodbokslutsarbetet med att köra en speciell avslutningsrutin. Då rensas alla datafiler som har med periodbokslutshanteringen att göra och du kan åter göra en ny överföring av data från den löpande bokföringen.
Löpande bearbetning
|
B14.1 Registrering periodbokslutstransaktioner |
Tillbaka |
Registrering av periodbokslutstransaktioner gör du i rutinen med samma namn. Själva registreringen går till på samma sätt som vanlig verifikationsregistrering. Vi hänvisar därför till det avsnittet i manualen. Här ska vi bara behandla vad det är som skiljer periodbokslutstransaktionerna från registrering av vanliga verifikationer.
Verifikationsnummer
I och med starten av periodbokslutet angav du vilket nummer du ville börja registrera på. Det ligger i verifikationsnummerserie 4.
Datum
Alla periodbokslutstransaktioner görs på periodens sista dag. Det är något som du inte kan ändra.
Ingående balans och rättelsetransaktioner
Ingående balans och rättelsetransaktioner kan inte registreras i periodboksluts-hanteringen.
Automattransaktioner
All automatik är bortkopplad i periodbokslutet. Du kan inte heller manuellt koppla på den. Den är bortkopplad därför att man normalt inte önskar automatik i bokslutet och för att eventuell automatik kan föra med sig oönskade transaktioner om man glömmer att koppla bort den. Tänk alltså på att om du vill ha transak-tioner registrerade som normalt görs automatiskt ska du i bokslutet registrera dem manuellt.
Bokslutsnoteringar
Du kan i Systeminformationen tala om att du vill få möjlighet att registrera extra långa texter i anslutning till varje transaktion även i periodbokslutshanteringen. Det gör du genom att svara <J> på frågan "Bokslut notering direkt" i Systeminformationen. Bokslutsnoteringarna kan bestå av upp till 2x45 tecken per transaktion och de registreras direkt efter registrering av själva transaktionen. Noteringarna skrivs ut på listan Periodbokslutstransar (dagboken från periodbokslutet).
Observera att om du vill använda funktionen med extra transaktionstext för att sedan skriva ut bokföringsorder, kan du inte ha denna funktion påkopplad. Du måste då ha ett <N> i Systeminformationen vid ”Bokslut notering direkt”.
Bokslutstransaktioner på underkonton
Du har möjlighet att registrera periodbokslutstransaktioner som berör endast underkonton och ej saldona på själva kontona. Underkonton är inventarier, anställda och statistikkonton. Detta kan t ex behövas när transaktioner på anställda blivit bokförda på fel person. Du kan då göra en rättelse genom att registrera en transaktion där du för över ett belopp från en anställd till en annan. Rutiner för detta finns i meny B18.3, 23, 33 Manuell påbokning bokslut.
Direktuppdatering av kontosaldon
Alla transaktioner du lägger in under registrering transar periodbokslut uppdaterar kontosaldona direkt. Du behöver alltså inte köra någon speciell rutin för uppdatering av saldon. Detta innebär att resultatet också uppdateras kontinuerligt. Det aktuella resultatet visas alltid uppe till höger på bildskärmen. Du ser direkt hur varje transaktion påverkar resultatet.
Frågor på bildskärm
|
B14.10 Periodsaldo |
Tillbaka |
Listningen för periodsaldon avser innevarande år. Så länge du håller på med periodbokslutet får du uppgift om hur dina periodbokslutstransaktioner påverkar saldot under rubriken Periodbokslut (datum). Där visas periodens saldo, dvs de transaktioner som blivit registrerade i periodbokslutet och utgående saldo (justerat för periodbokslutstransaktioner).
|
B14.11 Transaktioner |
Tillbaka |
Listningen över transaktioner omfattar endast periodbokslutstransaktioner.
|
B14.13 Balansräkning / |
Tillbaka |
Precis som i den ordinarie bokföringen kan du också ta fram både balans- och resultaträkning på skärmen.
|
B14.15 Transaktioner kvantitet |
Tillbaka |
Transaktioner som är registrerade med kvantitet kan du lista på detta kontoutdrag. Listningen över transaktioner omfattar endast periodbokslutstransaktioner.
Rapporter
|
B14.21 Periodbokslutstransaktioner |
Tillbaka |
Listan med periodbokslutstransaktioner motsvarar dagboken i den vanliga bokföringen. Skillnaden mellan listorna är, förutom namnet, att bokslutslistan även innehåller eventuella bokslutsnoteringar.
|
B14.22 Huvudbok |
Tillbaka |
Huvudboken ser precis likadan ut som i den vanliga bokföringen.
|
B14.23 Balansräkning / |
Tillbaka |
Balans- och resultaträkningarna motsvarar helt de rapporter du får ut under det löpande bokföringsåret.
|
B14.25 Balansräkning / |
Tillbaka |
Dessa rapporter bygger på den komprimerade kontoplanen styrkod nummer 2 i kontouppläggningen och de texter som läggs upp speciellt för de komprimerade rapporterna. Utseendet på de komprimerade rapporterna bestämmer du själv, precis som för de vanliga, genom olika styrkoder och summeringar. Fördelen med de komprimerade rapporterna är att du ska kunna slå ihop grupper av konton och redovisa under en rad, och att du eventuellt vill göra andra summeringar än i de vanliga rapporterna.
Du kan sortera rapporten på ett eller intervall av flera kostnadsställe och/eller objekt. Du kan även använda dig av X-funktionen som summerar ihop önskade kostnadsställe/objekt.
|
B14.27 Balansrapport / |
Tillbaka |
De rapporter du byggt i Rapportgenerator 1 kan du skriva ut i dessa rutiner. Du anger önskat rapport-id och anger vidare önskemål.
|
B14.29 Balansrapport / |
Tillbaka |
Rapportutskrift från Rapportgenerator 1 som styrs av styrkod 2, komprimerad kontoplan i kontouppläggningen.
|
B14.31 Rapporter via rapportgenerator 2 |
Tillbaka |
Rapporter du byggt i rapportgenerator 2 kan du skriva ut i denna rutin. Du anger vilket rapport-id du önskar skriva ut. Sorteringsmöjligheterna är detsamma som i meny B19 och B12.
|
B14.32 Bokföringsorder |
Tillbaka |
Här kan du skriva ut verifikationer som innehåller ”extra” transaktionstext. Du kan välja att skriva ut verifikationer mellan olika datum eller du kan välja ut enbart vissa eller intervall av verifikationer.
|
B14.33 Bokslutstablå |
Tillbaka |
Bokslutstablån finns till din hjälp när du vill arbeta fram bokslutstransaktioner med hjälp av "T-konton". Du får på bokslutstablån uppgift om samtliga kontons saldon. På balanskontona har du dessutom uppgift om ingående balans. Du får sedan tre kolumner utskrivna, vardera med en debetsida och en kreditsida. Kolumnerna har benämningarna: Bokslutsposter, Vinst & Förlust samt Utgående balans.
Du kan ta ut bokslutstablån för intervall av kontonummer, och för enskilda kostnadsställen och objekt. Du kan också välja om du vill utgå från utgångssaldona vid periodbokslutets start, eller om du vill att de bokslutstransaktioner du redan gjort ska påverka kontosaldona. Till sist får du bestämma om du vill att hela kontoplanen ska finnas med eller om endast belastade konton ska tas med på rapporten.
|
B14.34 Balansrapport / |
Tillbaka |
Rapporterna för balans- och resultaträkningen skrivs ut på stående A4 och innehåller endast två kolumner med siffror för innevarande periodbokslut och föregående års periodbokslut.
I övrigt har du samma selekteringsmöjligheter vid utskrift av de här rapporterna som vid utskrift av de här rapporterna som vid utskrift av ordinarie rapporter.
|
B14.36 Balansrapport / |
Tillbaka |
Rapporterna är samma som ovan med den skillnaden att de skrivs efter Styrkod 2. Du har samma möjligheter att selektera vilken omfattning rapporten ska ha, som vid listning av de ordinarie rapporterna.