B17 Automatkonteringar
Automatkontering används för att förenkla upprepade beräkningar. Det kan t ex vara upplupna sociala kostnader och semesterlön som beräknas procentuellt på lönekostnaden. Andra exempel är avskrivningar som görs med lika stort belopp varje månad eller fördelning av kostnader och intäkter över flera perioder. Det kan också vara beräkning av varukostnad procentuellt på intäkter av försålda varor.
För att klara av exemplen ovan, som sinsemellan kräver olika beräkningsgrunder, finns det flera olika automathanteringsrutiner.
När du väljer rutinen Automatkonteringar B17 får du upp nedanstående meny:
Uppläggning/Ändring
|
B17.1 Automatkonteringar |
Tillbaka |
Automatkonteringar på transaktionsnivå är en procentuell beräkning på belopp som registrerats på utvalda konton. Du ska registrera baskonto, det konto som beräkningen görs på, och procentsats. Du anger också vilka konton som ska belastas av automatberäkningen. Kostnadsställen och objekt kan användas ihop med både baskonton och belastade konton.
Den här typen av automatkontering används vid beräkning av sociala kostnader på löner.
För att lägga upp en automathantering på transaktionsnivå, börjar du med att välja rutinen Automatkonteringar. Följande bild visas på skärmen:
<1> Baskonteringsbegrepp Med baskonteringsbegrepp menas det konto som ska ligga till grund för automat-konteringen. Vid beräkning av sociala kostnader är det lönekontot som är baskonteringsbegrepp. Kontot kan kombi-neras med kostnadsställe och objekt.
Automatberäkning kommer då att göras bara på de transaktioner som registrerats med den kombinationen av konto, kostnadsställe och objekt.
När begreppet registreras ska objekt och kostnadsställe avdelas från varandra med en punkt, medan kostnadsställe och konto skrivs i en följd. Observera att du inte behöver ange alla tre begreppen. Bara konto eller konto och kostnadsställe räcker.
Vid uppläggningen av det aktuella kontot måste du ange att det ska kombineras med kostnadsställen och objekt för att du ska kunna ange dessa begrepp.
<2> Löpnummer Skriv automatkonteringens löpnummer. Varje konto (som baskonteringsbegrepp) har en egen nummerserie. Serien ska alltid börja med 1.
<3> Medkonteringsbegrepp Ange det konto som ska få samma tecken som baskontot vid automatkonteringen. Är det ett kostnadskonto som är baskonto, ska också medkontot vara ett kostnadskonto. Detta konto kommer att debiteras vid automat-hanteringen.
Då lönekontot är baskonto, ska kostnads-kontot för sociala kostnader vara medkonto.
När du anger begreppet kommer markören bara att stanna i de fält som du angivit ska användas mot kontot. Har du angivit att kontot ej ska kombineras med kostnadsställen och objekt i kontouppläggningen kommer markören att hoppa över de fälten.
När den stannar vid kostnadsställe och objekt får du svara på frågan om du vid automatkonteringen även vill att medkontot ska konteras med samma kostnads-ställen/objekt som baskontot. Om du vill det ska du svara <J> på frågan. Vill du inte alls få några kostnads-ställen/objekt svarar du <N>. Det tredje alternativet är att ange specifika kostnads-ställen och objekt som ska användas vid medkonteringen.
<4> Motkonteringsbegrepp Motkontot får motsatt tecken än medkontot vid automathanteringen. Det är oftast ett skuldkonto som ska krediteras. I exemplet med lönekontot som baskonto blir motkontot kontot för upplupna sociala kostnader. Här gäller samma sak som för medkontot, vad avser kostnadsställen och objekt.
2:a led, löpnr Om du vill att det resultat som tas fram vid automatkonteringen ska ligga till grund för ytterligare en kontering ska du svara <J>. Systemet plockar då automatiskt fram ett löpnummer för den andra konteringen. När du registrerat färdigt den första automat-konteringen går systemet direkt vidare för registrering av andraledskonteringen.
Andraledskontering används när du vill boka sociala kostnader på upplupen semesterlön. På automatkonteringen för upplupen semesterlön anger du att du vill göra en automatkontering i andra led på antingen med eller motkonteringsbegreppet. Som andra led gör du sedan en kontering på upplupna sociala kostnader, vilken kommer att beräknas på beloppet som räknats fram i den första automatkonteringen.
<5> Procent Skriv den procentsats som ska gälla. Om du registrerar 10, kommer 10 % av de belopp som registreras på baskontot att automatiskt konteras på med- och motkontona.
<6> Text Du kan ange en kort text som kommer att bli verifikationstext för de automatiskt skapade transaktionerna.
Om du vill ändra upplagd automatkontering kan du ta fram den på skärmen igen genom att skriva baskonteringsbegreppet och därefter ange löpnumret. Om du vill ändra en andraledskontering trycker du först <F5> och kommer direkt till löpnummerfältet. Du ska då ange det specifika löpnumret som systemet själv gav konteringen.
|
B17.3 Statistikkonton |
Tillbaka |
Ett belopp på ett statistikkonto kan också ligga till grund för en automatkontering. Principen för uppläggning av denna typ av automatkontering är densamma som Automatkontering transaktionsnivå.
|
B17.4 Stående bokföringsorder |
Tillbaka |
En stående bokföringsorder är en fördelning av ett totalbelopp över ett önskat antal månader t ex förskottshyra som ska kostnadsbokföras varje månad. Konteringen utförs så många månader som du angivit. Bokföringsordern kan bara använda sig av ett debetkonto och ett kreditkonto. Kostnadsställe och objekt kan kopplas till kontot.
<1> Löpnr Varje uppläggning måste få ett löpnummer. Med <F5> får du automatiskt nästa nummer.
<2> Från och med månad Ange månadsnumret ÅÅMM för den månad som bokföringsordern ska börja konteras.
<3> Antal månader Ange hur många månader som konteringen ska utföras. Maximalt 18 månader.
<4> Jämt Ange om det totalbelopp som ska fördelas över månaderna ska fördelas med samma belopp varje månad. Om du svarar <N> får du själv fördela beloppet månadsvis.
<5> Totalbelopp Tala om vilket det totala belopp är som ska delas upp månadsvis.
<6> Text Ange önskad verifikationstext på automat-konteringarna.
<7> Debet Skriv debetkonto för konteringen, t ex kost-nadskontot för förskottshyra. Är det ett konto som kan kombineras med kostnadsställe, objekt och underkonto kommer markören att stanna även på de fälten. Vill du inte skriva in något, trycker du <Enter> och markören går vidare till nästa fält.
<8> Kredit Ange det konto som ska krediteras t ex balanskontot för förskottsbetald hyra.
Om du valt att totalbeloppet ska fördelas jämt över månaderna, kommer det nu att räknas ut och visas på skärmen. Du har möjlighet att ändra en månad genom att ange fältnummer och skriva önskat belopp. Kommer då inte konteringarna att gå jämt upp med totalbeloppet visas differensen under rubriken Differens.
Har du svarat <N> på frågan om jämn fördelning över månaderna får du själv skriva önskat belopp för varje månad.
|
B17.5 Bruttovinstautomatik |
Tillbaka |
Bruttovinstautomatiken är till för dig som inte använder intern redovisning eller gör löpande lagerinventeringar, men ändå vill ha en rättvisande bild av företagets bruttovinster. Varje gång automatkonteringar frisläpps konteras ett så stort belopp på ett angivet lagerförändringskonto (kostnadskonto), att summan av samtliga angivna inköpskonton (inklusive förändringskontot) blir en viss procentuell andel av den totala försäljningen. De automatiskt skapade transaktionerna kan inte ha kostnadsställen och objekt.
Bruttovinstautomatiken bygger på att du anger hur stor del av försäljningen som ska anses vara lika stor som inköpskostnaden. Det framräknade beloppet jämförs sedan med vad som verkligen bokförts på inköpskontona och differensen som uppkommer bokas på ett lagerförändringskonto.
<1> Från och med konto Börja med att ange fr om vilket konto som försäljningsvärdet ska börja räknas och sedan vilket som är det första inköpskontot.
<2> Till och med konto Ange sedan det sista kontot bland försälj-nings- och inköpskontona.
<3> Procentsats Tala om, i procent, hur stor del av intäkterna från försäljningen som ska anses motsvara inköpskostnaden.
<4> Lagerförändringskonto Lagerförändringskontot är det resultatkonto där differensen mellan bokförda kostnader och den framräknade inköpskostnaden ska bokföras.
<5> Motkonto Motkontot är ett lagerkonto som man bokar mot vid lagerförändring. Det bör ligga intill varulagerkontot.
|
B17.6 Retroaktiv bruttovinstjustering |
Tillbaka |
Denna rutin använder du om du startar bruttovinstautomatiken mitt i ett räkenskapsår och vill att även tidigare perioders värden ska bruttovinstberäknas. Du kan också använda den om det visat sig att den procentsats du registrerat i bruttovinstberäkningen varit felaktig och behöver ändras. Bruttovinsten räknas då om från räkenskapsårets början med hjälp av denna rutin. Kom ihåg att först registrera den nya procentsatsen i uppläggning av bruttovinstautomatiken innan du sätter igång den retroaktiva justeringen.
|
B17.7 Periodiseringar transaktioner |
Tillbaka |
Periodiseringar läggs upp i samband med registrering av verifikationer. Du anger i B15.1 punkt 28, <J> för de konto där du vill ha möjlighet att lägga upp en periodisering. När du registrerar får du frågan om en periodisering ska läggas upp, svarar du <J> kommer du automatiskt till upplägg av periodisering och kan registrera in önskade uppgifter. I denna bilden kan du även plocka upp en redan upplagd periodisering för att göra vissa ändringar.
Vernr
Radnummer
Månad Vill du plocka upp en redan registrerad periodisering ska du ange verifikations-nummer, radnummer på aktuell transaktion samt månad när periodiseringen är upplagd.
Vid upplägg av en ny periodisering skrivs automatiskt verifikationsnummer, transak-tionsrad samt aktuell månad du befinner dig i.
<2> Fr om månad Ange fr om månad periodiseringen ska gälla. Du kan ange en månad framåt i tiden.
<3> Antal per Skriv antal perioder det gäller.
<4> Jämt Ange om det totalbelopp som ska fördelas över månaderna, ska fördelas med samma belopp varje månad. Om du svarar <N> får du själv fördela beloppet månadsvis.
<5> Totalbelopp Tala om vilket det totala belopp är som ska delas upp månadsvis.
<6> Text Ange önskad verifikationstext på periodi-seringen. Nummer på aktuell verifikation skrivs här automatiskt.
<7> Medkonto Skriv debetkonto för konteringen, t ex kost-nadskontot för förskottshyra. Är det ett konto som kan kombineras med kostnadsställe, objekt och underkonto kommer markören att stanna även på de fälten. Vill du inte skriva in något, trycker du <Enter> och markören går vidare till nästa fält.
<8> Motkonto Ange det konto som ska krediteras t ex balanskontot för förskottsbetald hyra.
Om du nu valt att totalbeloppet ska fördelas jämt över månaderna, kommer det nu att räknas ut och visas på skärmen. Du har möjlighet att ändra en månad genom att ange fältnummer och skriva önskat belopp. Om konteringarna inte går jämt upp med totalbeloppet, visas differensen under rubriken Differens.
Har du svarat <N> på frågan om jämn fördelning över månaderna får du själv skriva önskat belopp för varje månad.
|
B17.8 Periodiseringar leverantörer |
Tillbaka |
|
B17.9 Periodiseringar kunder |
Tillbaka |
Dessa periodiseringar läggs upp i samband med registrering av leverantör- och kundfakturor. På de konto du vill ha möjlighet att lägga upp en periodisering anger du i B15.1 punkt 28, <J>. Du får då frågan om en periodisering ska läggas upp på aktuell transaktion vid kontering av fakturor.
Du måste integrera leverantör-/kundreskontran med bokföringen för att automatiken ska fungera. Överföring av leverantör- och kundfakturor ska ske faktura för faktura. När du gjort överföring av fakturor till bokföringen flyttas dessa periodiseringar till meny B17.7. Du kan plocka upp en redan upplagd periodisering för att göra ändringar.
Uppläggning/Ändring
|
B17.11 Rutinbeställningar |
Tillbaka |
När
du valt Rutinbeställning får du först fram en bild där alla upplagda köer
visas, upp till 7236 köer kan
läggas upp, vilka ligger i två skärmbilder. Du byter
bild med <F6>..
Börja med att välja ett nummer. Markören står i fältet där du ska skriva ett namn på kön. När du trycker <Enter> får du fram bilden där du ska definiera beställningen.
Här talar du om vilka listor och rutiner du vill ska utföras automatiskt. Börja med att ange i vilken meny funktionen finns och vilket nummer den har, t ex B11.22 för dagbok. Systemet tar då fram den frågebild som du får innan önskad lista (rutin) utförs. Du ska fylla i bilden med nödvändiga uppgifter för att starta. När du trycker <Enter> för start av rutinen återgår markören till bilden ovan.
Skriv namn på listan/rutinen och tala om hur många exemplar du vill ha. Är det en rutin som t ex periodavslut skriver du <1>. Fortsätt med nästa lista/rutin på rad 2 osv. Avsluta genom att trycka <Escape>.
För att makulera eller ändra en lista/rutin som ingår i kön anger du radnumret och trycker <F4>. För att makulera en hel kö, anger du köns nummer i den första bilden och trycker <F4>.
Listorna beställs och skrivs ut i meny B11.39 och B11.40 för aktuellt företag. Du kan även beställa rutiner i flera företag och starta samtliga beställningar för dessa företag i A2.5 eller A1.34.
Lista automatik
Du har möjlighet att få en utskrift på de automathanteringar du lagt upp. Samtliga listor innehåller alla de uppgifter som du lagt in på bildskärmen för respektive automatkontering.
|
B17.31 Automatkontering |
Tillbaka |
På den här listan skrivs automatkonteringar på transaktionsnivå ut. Du kan välja intervall av konton (baskonteringsbegrepp) som du vill skriva ut.
|
B17.33 Statistikkonto |
Tillbaka |
Du kan skriva ut en lista som omfattar alla automatkonteringar du registrerat på statistikkonton. Urvalet gäller även här intervall av konton.
|
B17.34 Stående bokföringsorder |
Tillbaka |
Stående bokföringsorder skrivs ut efter det du angivit vilket intervall av löpnummer som listan ska omfatta.
|
B17.35 Bruttovinstautomatik |
Tillbaka |
Bruttovinstautomatiken listas efter att du angivit intervall av försäljningskonton som listan ska omfatta.
|
B17.37 Periodiseringar transaktioner |
Tillbaka |
Upplagda periodiseringar skrivs ut här. Du väljer fr om - t o m verifikations-nummer. Med <F5> kan du välja om du vill få de olika periodbeloppen utskrivna på listan eller om du bara vill ha totalen.
|
B17.38 Periodiseringar leverantörer |
Tillbaka |
Upplagda periodiseringar i leverantörrekontran skrivs ut här. Du väljer fr om - t o m fakturanummer.
|
B17.39 Periodiseringar kunder |
Tillbaka |
Upplagda periodiseringar i kundreskontran skrivs ut här. Du väljer fr om - t o m fakturanummer.