INLEDNING

Inledning

EKO2000 Kundreskontra är integrerad med Redovisning, Order/ Lager/ Fakturering och Tidredovisning.

Detta innebär att samtliga fakturor hämtas från Order/Lager/Fakturering eller från Tidredovisningen. Man kan naturligtvis även manuellt registrera in fakturor.

När kunden betalar fakturan bokas den av i en inbetalningsrutin. Du registrerar smidigt betalningar och kan enkelt återta sista betalningen. De inbetalda beloppen läggs i ett buntsaldo som hjälper dig att stämma av det inbetalda beloppet.

En komplett kravrutin gör att man kan skicka valfritt antal krav till en kund. En generell kravrutin kodas in på övergripande nivå, med möjlighet till avvikelser för kunder som ska behandlas på ett alternativt sätt. En komplett inkassorutin kan, om man så önskar, ta över efter kravrutinen, innehållande t ex listor som kan skickas direkt till inkassobolaget.

Räntefakturor kan skapas med automatik utifrån de uppgifter som registrerats på respektive kund. Räntefakturorna uppdaterar kundreskontran om du så önskar.

Du kan integrera kundreskontran med bokföringen och få bokföringsunderlagen automatiskt överförda. På så sätt vinner du tid och undviker risken för felregistreringar, som annars kan inträffa om bokföringsunderlaget ska registreras manuellt. Du kan välja om både in- och avbokningar ska integreras eller bara någon av delarna.

Rapporterna och frågerutinerna i systemet hjälper dig i det löpande arbetet. Du kan få en bild av förväntade inbetalningar i kundreskontran jämförda med en prognos över utbetalningar i leverantörreskontran. Naturligtvis finns ett antal standardrapporter som täcker de flesta behov.

Kundstatistiken ger dig information om varje kunds inköp samt om försäljning under perioden, hittills under året och under föregående år.

Kundreskontran innehåller också två rapportgeneratorer. I den ena har du möjlighet att själv utforma layouten för dina krav och räntefakturor och att göra egna kundlistor. I den andra har du stora valmöjligheter att skapa dina egna rapporter och listor där du kan kombinera fält och information från olika delsystem i EKO2000.

Kundreskontran kan hantera upp till 99 olika valutor. Du kan lägga upp olika språkkoder och därmed få ut krav och räntefakturor med utländska texter.

Andra tillval som finns i kundreskontran är Export & Import av kundfakturor, Koppling Rask och Inkassorutinen.

Arbetsordning

Tillbaka

Allmänt

När du ska börja använda kundreskontran måste du först registrera vissa grunduppgifter i systemet. Uppgifter som sedan används under det löpande arbetet. Det är bl a uppgifter om konton, moms, valutor, kunder och integration. Nedan följer ett förslag till arbetssätt vid start av reskontran.

1 Börja med att ange om du vill integrera kundreskontran med bokföringen. Det gör du i Systeminformation Integration bokföring K13.10.

2 Skriv in uppgifter om de konton som ofta används. Det sker i Systeminformation Grundkonton K13.11.

3 Lägg in uppgifter om aktuella momssatser och kontonummer för dessa konton i Systeminformation Moms K13.12. Använder du redan bokföringen eller leverantörreskontran är kontoregistreringarna klara.

4 Besvara frågor om arbetssätt för dina krav och räntefakturor K13.13.

5 Besvara frågor om arbetssätt för inbetalningar och fakturaregistrering K13.14.

6 Registrera de valutor du brukar använda i meny K13.2. Fakturerar du inte i utländska valutor behöver du givetvis inte lägga in några uppgifter. Skriv gärna ut en lista på inlagda valutor, i rutinen Lista valutor meny K13.22, när du registrerat färdigt. Observera att rutinen är gemensam med leverantörreskontran. Har du lagt in uppgifter där, är valutaregistreringen redan avklarad.

7 Registrera dina kunder i rutinen Kund K13.1. Det räcker om du lägger in de mest förekommande kunderna. Nya kunder kan du registrera i samband med registrering av fakturor. När du registrerat dina kunder kan du skriva ut en lista för kontroll. Rutinen heter Kundlista K13.20.

Löpande arbete

Tillbaka

Det löpande arbetet i kundreskontran består främst av registrering och inbetalning av fakturor samt krav och räntefakturering.

I vilken ordning arbetar du då i kundreskontran? Ja, det beror lite på hur du utnyttjar möjligheterna i systemet. Vi ska försöka ge en generell arbetsordning och den skulle kunna se ut så här.

1 Registrera fakturor i rutinen "Registrering fakturor" K12.1.

2 Gör utskrift av logglista på registrerade fakturor i meny K12.20. Logglistan visar vilka fakturor som blivit registrerade och vilka löpnummer de erhållit. Ingen kontering visas.

3 Gör utskrift av bokföringsunderlag i meny K12.31. Det finns två olika rutiner. Antingen kan du få listan komplett, dvs med konteringen per faktura eller också kan du få den komprimerad. Komprimeringen är beroende av vad du angivit i Integration bokföring; per dag, vecka eller period. På den komprimerade listan visas bara ett debet- och ett kreditsaldo per konto.

Hur ofta logglista och bokföringsunderlag ska skrivas ut är givetvis också beroende av hur du valt att integrera kund-reskontran med bokföringen. Ska överföringen göras vecko- eller periodvis, räcker det att skriva ut listorna innan rutinen för överföring körs. Listorna behövs för att få kontroll över automatiken och bör därför också arkiveras på lämpligt sätt. Om integration inte används ska listorna nollställas manuellt. Vid överföring till bokföringen sker nollställning automatiskt.

4 Registrera inbetalningar i meny K11.1.

5 Ta ut en logglista för gjorda inbetalningar i meny K11.30. Den visar vilka fakturor som inbetalts. Skriv sedan ut bokföringsunderlag K11.31. När och hur ofta detta ska göras är liksom vid inregistreringar i reskontran beroende på hur integreringen med bokföringen är ordnad, se punkt 3. Även här ska nollställning göras manuellt i meny K11.33, om kundreskontran inte är integrerad med bokföringen.

6 Om du valt att integrera kundreskontran med bokföringen ska rutinerna "Överföring till bokföring" K11.11 köras med lämpliga intervall. Vid överföringen skrivs en lista över de transaktioner som förts över. Du har även möjlighet att skriva ut listan på nytt i rutinen "Utskrift av överförda verifikat" K11.12

Överförda transaktioner erhåller en egen verifikationsnummerserie i bokföringen.

Uppläggningen av nummerserien görs i systeminformationen för bokföringen i meny B16.6.

7 Vid periodskiften ska kundreskontran stämmas av mot bokföringen. Till din hjälp finns tre listor; "Lista betalningar" K11.41, som innehåller en förteckning över inbetalda fakturor. "Saldolista" K11.40, som innehåller obetalda fakturor samt "Retroaktiv Saldolista" K11.43 där du väljer t o m vilket datum listan skrivas ut. Samtliga listor kan skrivas ut efter flera olika sorteringsbegrepp.

8 Som hjälp vid avstämning finns också fem frågerutiner på bildskärm. Den första visar en grafisk bild över din totala kundfordran K11.20, de andra visar betalda/obetalda fakturor och räntefakturor för varje enskild kund K11.22-24.

9 Som hjälp vid likviditetsplanering finns en speciell saldolista sorterad i förfallodatumordning i meny K11.42. Där kan du summera ihop hur mycket som förfaller t ex per vecka och få specifikation över dessa fakturor. Saldolistan kan också visa dina leverantörsfakturor om du så önskar.

10 För dig som jobbar med valutor finns "Saldolista per valuta" i meny K11.44.

Krav och Räntefakturor

Tillbaka

För varje kund eller faktura kan du ange om krav och räntefakturering ska ske. Kraven kan skrivas som saldobesked där kundens samtliga fakturor visas.

Räntefaktureringen kan göras helt automatiskt efter angivna villkor, såvida du inte själv vill välja vilka kunder som ska faktureras. Även obetalda och delbetalda fakturor kan räntefaktureras.

Räntefakturor kan skapas med automatik utifrån de uppgifter som registrerats på respektive kund. Räntefakturorna uppdaterar också Kundreskontran.

Månadshantering

Tillbaka

När varje månad är registrerad ska Periodavslut göras. Det innebär att alla betalda fakturor förs över till det speciella sparregister som finns för gamla betalda fakturor. Hur länge de sparas där bestämmer du själv genom att ange antalet månader i systeminformationen. Om det i och med periodkörningen finns sparade fakturor som passerar gränsen för hur länge de ska sparas, kommer de att makuleras ur registret. Rutinen nollställer också kundernas periodsaldon. För att statistiken ska bli korrekt måste såväl månads- som årsavslut göras.

Innan periodkörningen måste du också tänka på att skriva ut Saldolista och eventuellt också lista över Betalda fakturor. Nedan följer en checklista som du kan följa inför periodkörningen.

1 Registrera färdigt alla fakturor som hör till perioden.

2 Initiera och skriv ut eventuella räntefakturor.

3 Skriv ut logglista och bokföringsunderlag..

4 Nollställ därefter listorna. Har du integration mellan fakturor och bokföringen går det inte att nollställa listorna manuellt. Dessa nollställs istället då överföring till bokföringen görs.

5 Registrera alla inbetalningar.

5 Skriv ut logglista och bokföringsunderlag för dessa.

6 Nollställ båda listorna eller om du har integrerat inbetalningar med bokföringen , kör i stället överföring till bokföringen.

7 Skriv ut saldolista och kontrollera mot bokföringen.

8 Skriv ev ut lista över betalningar.

9 Skriv ut de statistikrapporter du använder.

10 Gör backup.

11 Gör periodavslut.

Årshantering

Tillbaka

Denna rutin hanterar endast årsstatistik på reskontran. Detta innebär att den alltid måste kompletteras med den vanliga periodavslutsrutinen. Periodavslutsrutinen ska köras före denna årsrutin.

Rutinen för över årets statistik till föregående års statistik samt nollställer det nya årets statistikvärden. Innan denna rutin köres bör Du ha tagit ut samtliga för Dig nödvändiga listor för det nu snart avslutade året.