INLEDNING (ARBETSGÅNG)

Inledning

EKO2000 Leverantörreskontra är integrerad med Redovisningen och Tidredovisningen.

Med integration till bokföringen har du möjlighet att låta alla konteringar föras över automatiskt från reskontran till bokföringen. Du kan också registrera dina fakturor och betalningar direkt från verifikationsregistreringen i bokföringen och ändå ha tillgång till hela reskontran med alla rutiner och funktioner.

Du väljer om du vill ha överföring av bokföringsunderlag från såväl inregistrerade fakturor som från betalda fakturor, eller också väljer du att överföra bara inregistreringar eller bara utbetalningar. Genom att använda integreringsdelen sparar du tid och undviker risken för registreringsfel, som annars kan inträffa om bokföringsunderlagen registreras manuellt i bokföringen.

Det finns en rutin för registrering av inkomna fakturor och för att underlätta och bättre kunna kontrollera flödet av leverantörsfakturor i företaget finns en speciell attestrutin. Du bestämmer själv vid vilka fält markören ska stanna vid samt vilka kontroller som ska utföras. Du har t ex möjlighet att kontrollera om en faktura redan finns registrerad i systemet. Du behöver inte lämna registreringsbilden om du önskar lägga upp nya leverantörer, konton, kostnadsställen m m. Du har också möjlighet att lägga upp nya inventarier och periodiseringar direkt vid registrering av fakturan.

Det finns tre olika betalningssätt av leverantörsfakturor. Manuell betalning, utskrift av betalningsavier eller överföring till Bankgirocentralen/Postgirot via diskett eller modem för automatisk betalning och bevakning av kreditfakturor. Du kan skapa ett betalningsförslag antingen manuellt eller automatiskt utifrån angivna selekteringar.

Förutom de nödvändiga rutinerna finns dessutom en del finesser i systemet. Till din hjälp har du ett antal frågerutiner och rapporter. Leverantörshistorik, telefonlista och utskrift av adressetiketter är exempel på standardlistor. I rapportgeneratorn kan du utforma dina egna rapporter där du kan kombinera fält och information från de olika delsystemen i EKO2000.

Leverantörreskontran hanterar upp till 99 olika valutor. Du kan på ett enkelt sätt hantera, betala och bevaka leverantörsfakturor från leverantörer i utlandet. Utlandsbetalningar gör du via SISU (S-E-Bankens Integrerade System för Utlandsbetalningar) vilket är ett tillval i leverantörreskontran. Betalningen skickas via Bankgirocentralen med diskett eller modem till SE-Banken.

Andra tillval som finns i leverantörreskontran är Export & Import av leverantörsfakturor till och från t.ex. Akelius, Capitex, Optibok, enligt SIE - Standardiserad Import/Export-format och utlandsbetalningar via SEB valutaanmälan.

Integration till Tidredovisningen består i att kostnader som registreras i leverantörreskontran automatiskt kan föras in i tidredovisningen och belasta ett visst projekt.

Arbetsordning

Tillbaka

Allmänt

När du ska börja använda leverantörreskontran måste du först registrera vissa grunduppgifter i systemet. Uppgifter som sedan används under det löpande arbetet. Det är bl a uppgifter om konton, valutor, leverantörer och integration.

Nedan följer ett förslag till arbetssätt vid igångkörning av reskontran.

1 Registrera dina leverantörer i rutinen "Leverantör" L13.1. Det räcker att du lägger in de mest förekommande leverantörerna. Nya leverantörer kan du registrera i samband med registrering av fakturor. När du registrerat dina leverantörer är det lämpligt att skriv ut en lista för kontroll. Rutinen heter "Lista leverantörer" L13.21.

2 Registrera de valutor du brukar använda i meny L13.2. Får du inga utländska leverantörsfakturor behöver du givetvis inte lägga in några uppgifter. Skriv gärna ut en lista på inlagda valutor, i rutinen "Lista valutor" L13.22, när du har registrerat färdigt.

3 Ange om du vill integrera leverantörreskontran med bokföringen i rutinen "Integration bokföring" L13.10.

4 Besvara frågor om ditt framtida arbetssätt i "Systeminformation" L13.11.

5 Skriv in uppgifter om de konton som ofta används i rutinen "Grundkonton" L13.12.

6 Lägg in uppgifter om aktuella momssatser och kontonummer för dessa konton i rutinen "Moms" L13.13. Rutinen är densamma som återfinns i bokföringen och filerna är gemensamma.

Löpande arbete

Tillbaka

Det löpande arbetet i leverantörreskontran består främst av registrering av inkomna fakturor och betalning av de som redan registrerats i reskontran.

I vilken ordning arbetar du då i leverantörreskontran? Ja, det beror lite på hur du utnyttjar möjligheterna i systemet. Vi ska försöka ge en generell arbetsordning och den skulle kunna se ut så här.

1 Registrera fakturan i rutinen "Registrering fakturor" L11.1. Används attestrutinen gör du så här;

a) Skriv in fakturan oattesterad. Kontering kan antingen göras på attestkonto eller riktiga konton beroende på företagets rutiner. Sänd därefter ut fakturan på attest. Du kan skriva initialerna på den/de som ska attestera fakturorna.

b) När fakturan blivit attesterad, skrivs detta in i attestrutinen L11.4. Eventuellt gör du också omkontering från attestkontot.

2 Gör utskrift av logglista på registrerade fakturor i meny L11.30. Logglistan visar vilka fakturor som blivit registrerade och vilka löpnummer de erhållit. Ingen kontering visas.

3 Gör utskrift av bokföringsunderlag i meny L11.31. Det finns två olika rutiner. Antingen kan du få listan komplett, dvs med konteringen per faktura eller också kan du få den komprimerad. Hur komprimeringen görs beror på vad du angivit i Integration bokföring; per dag, vecka eller period. På den komprimerade listan visas bara ett debet- och ett kreditsaldo per konto.

Hur ofta logglista och bokföringsunderlag ska skrivas ut är givetvis också beroende på hur du valt att integrera leverantörreskontran med bokföringen. Ska överföringen göras vecko- eller periodvis, räcker det att skriva ut listorna innan rutinen för överföring körs. Listorna behövs för att få kontroll över automatiken och bör därför också arkiveras på lämpligt sätt. Om integration inte används ska listorna nollställas manuellt. Vid överföring till bokföringen sker nollställning automatiskt.

4 Används attestsrutinen är det lämpligt att skriva ut listan över attestfakturor med jämna mellanrum i meny L11.42. Listan visar vilka fakturor som inte är attesterade i systemet och vilka de är utlämnade till. Du bör åtminstone skriva ut den innan periodskiftet för att kontrollera att alla fakturor kommit in till registreringen igen. Om vissa fakturor är felkonterade kan ju inget rättvisande resultat lämnas ut från bokföringen.

5 Vid utbetalning skapar du ett betalningsförslag i rutinen "Skapa och nollställ förslag" L12.1. Ta sedan ut en lista över förslaget och gör eventuella ändringar. Förutom den automatiska rutinen har du möjlighet att manuellt plocka ut de fakturor du vill betala i rutinerna "Genomgång i löpnummerordning" L12.2 eller "Genomgång i leverantörsnummerordning" L12.3.

6 Gör utskrift av avier och ev. bank- och postgirolistor L12.31 och L12.32.

7 När du bestämt vilka fakturor som ska betalas och skrivit ut avier, är det dags att fastställa utbetalningen. Det gör du genom rutinen "Uppdatering godkänt betalningsförslag" L12.10. Det är nu som systemet uppfattar att utbetalning sker. Det innebär att du kan skriva ut avier utan att göra någon egentlig utbetalning. De avier som eventuellt skrivs utan efterföljande uppdatering, måste makuleras/slängas.

8 Ta ut en logglista för gjorda betalningar i meny L12.40. Den visar vilka fakturor som betalats. Skriv sedan ut bokföringsunderlag L12.4. När och hur ofta detta ska göras är liksom vid inregistreringar i reskontran beroende på hur integreringen med bokföringen är ordnad. Se punkt 3. Även här ska nollställning göras manuellt i meny L12.43, om leverantörreskontran inte är integrerad med bokföringen.

9 Om du valt att integrera leverantörreskontran med bokföringen ska rutinerna "Överföring till bokföring" L12.12 köras med lämpliga intervall. Vid överföringen skrivs en lista över de transaktioner som förts över. Du har även möjlighet att skriva ut listan på nytt i rutinen "Utskrift av överförda verifikat" L12.13.

Överförda transaktioner erhåller en egen verifikationsnummerserie i bokföringen.

Uppläggningen av nummerserien görs i systeminformationen för bokföringen i meny B16.6.

10 Vid periodskiften ska leverantörreskontran stämmas av mot bokföringen. Till din hjälp finns tre listor; "Lista betalningar" L11.41, som innehåller en förteckning över utbetalda fakturor. "Saldolista" L11.40, som innehåller obetalda fakturor samt "Retroaktiv Saldolista" L11.45 där du väljer t o m vilket datum listan ska skrivas ut till. Samtliga listor kan skrivas ut på flera olika sorteringsbegrepp.

11 Som hjälp vid avstämning finns också två frågerutiner på bildskärm. Den ena visar en grafisk bild över din totala leverantörsskuld L11.20, medan den andra visar läget för varje enskild leverantör L11.21.

12 Som hjälp vid likviditetsplanering finns en speciell saldolista sorterad i förfallodatumordning L11.43. Där kan du summera ihop hur mycket som förfaller t ex per vecka och få specifikation över dessa fakturor. Saldolistan kan också visa dina kundfakturor om du så önskar.

13 För dig som jobbar med valutor finns "Saldolista per valuta" L11.44.

Betalning av faktura

Tillbaka

När inkomna fakturor är registrerade och attesterade närmar sig snart förfallodatum. Du har möjlighet att göra dina utbetalningar på två sätt. Antingen kan du låta systemet välja ut vilka fakturor som ska betalas genom att ge värden att selektera efter, s k automatiskt betalningsförslag. Eller också kan du skapa ett manuellt betalningsförslag genom de rutiner som finns för att göra ändringar i automatiskt skapade betalningsförslag.

Automatiskt betalningsförslag

Arbetsordningen när du arbetar med ett automatiskt förslag är följande;

1 Nollställ eventuellt tidigare gjort betalningsförslag i meny L12.4.

2 Ge systemet nödvändiga parametrar för att göra en selektering bland de obetalda fakturorna och märka de som ska betalas. Det gör du i rutinen "Skapa och nollställ förslag" L12.1.

3 Skriv ut betalningsförslaget på papper i meny L12.30. Gå igenom förslaget och gör sedan eventuella justeringar, borttag och tillägg i någon av rutinerna. "Genomgång i löpnummerordning" L12.2 eller "Genomgång i leverantörsnummerordning" L12.3. Skriv eventuellt ut en ny lista och kontrollera den.

4 Skriv ut bank- eller postgiroavier, ev bank- och postgirolistor L12.31.

5 Godkänn de utskrivna avierna. Då markeras de utbetalda fakturorna som betalda även i systemet. Det är en automatisk rutin som du bara startar. Den heter "Uppdatering av godkänt betalningsförslag" L12.10.

6 Skriv ut logglista i meny L12.40 och bokföringsunderlag i meny L12.41. Nollställ rapporterna L12.43, eller om du har integration med bokföringen, gör en överföring till bokföringen i meny L12.12.

Manuellt betalningsförslag

Arbetsordningen när du arbetar med ett manuellt förslag är följande;

1 Nollställ eventuellt tidigare gjort betalningsförslag i meny L12.4.

2 Gå in i rutinen "Genomgång i löpnummerordning", meny L12.2. Bilden är nu tom, genom att ange löpnummer för de fakturor du önskar betala skapar du betalningsförslaget.

3 Skriv ut betalningsförslaget på papper i meny L12.30.

4 Skriv ut bank- eller postgiroavier, ev bank- och postgirolistor L12.31.

Månadshantering

Tillbaka

När varje månad är färdigregistrerad ska rutinen "Periodavslut" L11.2 köras. Det innebär att samtliga betalda fakturor under perioden förs över till det speciella registret över betalda leverantörsfakturor. Hur länge de sparas där bestämmer du själv genom att ange antal månader i "Systeminformationen" L13.11. Om det i och med periodkörningen finns sparade fakturor som passerar gränsen för hur länge de ska sparas, kommer de att makuleras ur registret. Alla periodsaldon nollställs också i samband med den här rutinen.

Innan periodkörningen görs, måste du också tänka på att skriva ut saldolista och eventuellt också lista betalda fakturor. Nedan följer checklista som du kan följa inför periodavslutet.

1 Registrera alla inkomna fakturor som tillhör perioden.

2 Skriv ut logglista och bokföringsunderlag.

3 Gör alla utbetalningar klara.

4 Skriv ut logglista och bokföringsunderlag för dessa.

5a Nollställ listorna.

5b Om du har integration till bokföringen, kör i stället överföring

till bokföringen.

6 Skriv ut saldolista och kontrollera mot bokföringen.

7 Skriv ev. ut lista över betalningar.

8 Ta backup i meny A3.5.

9 Gör periodavslut.

Årshantering

Tillbaka

Denna rutin hanterar endast årsstatistik på reskontran, detta innebär att den alltid måste kompletteras med den vanliga periodavslutsrutinen. Periodavslutsrutinen ska köras före denna årsrutin.

Rutinen för över årets statistik till föregående års statistik samt nollställer det nya årets statistikvärden. Innan denna rutin köres bör du ha tagit ut samtliga för dig nödvändiga listor för det nu snart avslutade året. "Statistik omsättning" L13.25 är en bra lista som visar omsättning för aktuell period, ackumulerat omsättning i år och föregående år, samt aktuell skuld.