O10 Offerthantering
O10.1 Offertregistrering |
O10.2 Orderinitiering av offert |
O10.10 Registrering potentiell kund |
O10.12 Definiering brev |
O10.21 Utskrift offert |
O10.1 Offertregistrering |
Tillbaka |
Grundläggande information.
I Offertrutinen registeras varor och tjänster för skapande av framräknade offerter och offertalternativ. Offertrutinen använder befintliga och aktiva register med villkor, rabatter, produkter och tjänster. Härmed möjliggörs en säkrare hantering och innehåll i offerten. Vid användning av offertrutinen erbjuds skapandet av en enhetligare rapportering, bättre överblick och en säkrare bevakning. Antal uteliggande offerter, offertvärde och produktinnehåll kan ge bra information för styrning av insatser och åtgärder. Informationen ger dessutom ett instrumentet för att följa en möjlig ekonomisk utveckling framåt i tiden. Offertdokumentet som skapas i och med registreringen behöver nödvändigtvis inte gå ut till kunden utan kan ligga till grund för budget och förkalkyl till uppdraget eller ordern. Underlaget kan dessutom enkelt förräntas av externa ordbehandlare och inbespara dyrbar tid. Vid accept av offerten överförs order med ev. ändringar direkt till orderrutinen för vidare behandling. En enhetligare hantering av offertarbetet gör även att andra medarbetare enklare kan vidarebehandla en accept.
De grundläggande stegen i offerthanteringen innebär registrering, ev. justeringar och ändringar samt utskrift av Offertdokument. Vid accept överförs offerten till order för ev. beställning, bevakning och fakturering. Skapas offerten i sin helhet i offertstadiet behövs således inga ytterligare kompletteringar.
Eftersom det går att påverka antalet bilder och själva innehållet i Offertregistreringsbilderna kommer inte beskrivning helt att följa det driftsatta systemet. Offertregistreringen kan styras på fältnivå och ger möjlighet att ange vilka fält som skall visas, om markören skall stanna på fältet, ev fast information etc.
Offertregistreringen öppnas med att ange eller att erhålla ett Offertnummer.
Ny Offert <Enter> nästa Offertnummer i sekvens erhålles automatiskt.
Ny Offert Offertnummer, ny Offert skapas med ett eget Offertnummer.
Egna Offertnummerserier kan vara ett bra sätt att identifiera avdelning, säljare, kontor, lager etc.
Ändring/Tillägg Offertnummer anges och befintlig Offert visas.
Fråga Offert Alt-F3, aktiverar frågesystemet och ger möjlighet att söka upp Offert, sorterat på Offertnummer och Kund
Avsluta <ESC> avslutar pågående registrering.
Makulera Offert <F4> makulerar aktuell Offert.
Nästa bild <RETURN> ger bildbyte till detaljradsregistrer- ingen. <F5> till sista sidan.
< 1> Knr Kundnummer, anges och registreras alt. sökes och hämtas in. Kundinformationen hämtas in och ger grundsättningarna för Offerten. I offertstadiet kan en typ av grundkund användas för att får in rätt basuppgifter till offerten.
< 2> Ref Referens, kundens referens. Registerstyrt fält.
< 4> Datum Skapandedatum och Offertdatum.
< 5> Levd Leveransdag, skrivs enl. formatet år, veckonr, dag- nummer. Leveransdatum ÅÅMMDD finns även skapat.
< 8> Inidat Offertinitieringsdatum, blir orderiniteringsdatum.
<10> Levadr Leveransadress, registerkod anges, går att skriva över.
<66> Anml1 Anmäkningsrad, noteringar, anmärkningsfält 1 (långt).
<13> Säljnr Säljarnummer, registerkod anges för säljare.
<46> Dist Distrikt, registerkod, kunden knyts till ett distrikt.
<27> Kosts Kostnadsställe, registerkod, knyter hela Offerten till ett kostnadsställe.
<28> Objekt Objekt, registerkod, knyter hela Offertn till ett objekt.
<24> Pr.kat Priskategori, registerkod för rabatthanteringen, går att ändra temporärt för viss Offert.
<43> Momsk Momskod tillhörande och satt på aktuell kund. Denna momskod kommer att styraöver artiklar som har "K" i momskod (kundstyrd).
<48> Språkk Språkkod angiven på aktuell kund. Styr register och dokumenttexter för särbehandling av utländsk kund.
<52> Valtyp Valutatyp angiven för fakturering och betalningsvaluta.
Efter registrering av informationen på Offerthuvudet förflyttas man till Offert-radsbilden för registrering av detaljrader. Det finns två typer av Offertrader, Artikelrader och Textrader. På nästa sida beskrivs fälten för artikelrads-inmatningen. Bildväxling mellan de olika bilderna kan göras under pågående registrering och frågesystemet är aktivt med såväl registerfrågor som externa rutinfrågor.
Uppgifter kan sökas direkt mot Lager, Beställningar och Disponibilitet.
Page up / Page down Bläddring, upp och ner bland Offertraderna.
Home Första fem Offertraderna visas.
End Sista fem Offertrader visas.
ESC Avslutar, pågående aktivitet.
Radnr Radnummer, identifierar Offertraderna med 5tals-intervall. Genom att trycka <F3> under artikel-nummer, flyttas markören till radnummer-fältet och ger möjlighet att infoga nya rader mellan befintliga samt att hämta in önskad rad.
Artnr Artikelnummer, anges eller sökes och hämtas in via Alt-F3.
<3> Pris Pris, aktuellt utpris
<4> Rab Rabatt, visas eller anges.
<6> Best Beställt, ange antalet beställt, som skall levereras.
<7> Lev Lev, förutsätts att leverera.
<9> Ben Benämning, artikelbenämning.
<10> Levd Leveransdatum på artikelradsnivå.
<37> Inp1 Inpris, visas. 1 avser inpris i Svenska kronor. (Inp2 som är ett dolt fält är inpris i utländsk valuta.)
<31> Lort Lagerort, lagerort om detta används.
<26> Kto Konto, aktuellt försäljningskonto.
<27> Kost Kostnadsställe, anges vid behov.
<43> Moms Momskod, är momskoden på artikeln satt som K (kundstyrd) används kundens registrerade moms-kod.
Här behandlas Textregistrering och möjligheterna runt systemets texthantering.
Textregistreringen tillåter ren fritextregistering samt registrering av text med belopp och antal. Detta ger bra möjligheter att hantera tjänsteförsäljning och försäljning av ej lagerförda artiklar (kundunika artiklar).
<2> Txt: Text, ange text eller textnr, fältet är ett registerfält och söker registrerade texter. Utelämnas text-massan på angivet textnr, går det att registrera fritext direkt i Offertregistreringen.
<3> Pris Pris, utpris på registrerad text. A-pris som senare beräknas med beställt antal, ev. rabatt och ger radtotal längst ner på sidan.
<4> Rab1 Rabatt, anges ev.
<6> Best Beställt antal, anges.
<43> Moms Momskod, hämtas från aktuellt textnummer. Är momskod=K, överrids momskoden av Kundens momskod. Moms 0-1, där 0= momsfritt.
<26> Kto Kontonummer, anges.
<37> Inp1 Inpris1, inpris i Svensk valuta..
<10> Levd Leveransdag, anges. Tomslag + eller - antal dagar ger automatiskt leveransdag eller leveransvecka.
Efter registrering av detaljraderna återstår kontroll och ev. registrering av Offertunik information. Kundinformationen från kundregistret hämtades in vid början av registreringen och visar de standarduppgifter som finns registrerad på kunden.
<14> Vårref Vår referens, registerstyrt, kunderns ref. hos oss.
<40> Betvil Betalningsvillkor, anges med antal betalnings-dagar och hämtas från dito register.
<41> Levvil Leveransvillkor, hämtas via dito register och behandlar villkoren för leveransen, ev.fraktfritt.
<42> L-sätt Leveranssätt, registerstyrt, dokumenterar hur le-veransen kommer att skickas eller fraktas.
<60> Godsmä Godsmärke, märkning som identifierar godset via ett flertal dokument. Via fritextregister.
<44> Er onr Ert Ordertnummer, kundens egna Ordernr. eller beställningsnr. som följer dokument och faktura.
<21> Ordrab Orderrabatt, visas om Orderrabatt finns regi-strerad på kunden. Orderrabatten gäller hela Offerten och ev. kommande order samt att rabattbeloppet skrivs ut efter detaljraderna på Offert, ordererkännade och faktura.
<94> Dokum Dokument,
<95> Dokkod Dokumentkod, kunden är satt att vara styrd till en viss uppsättning dokument.
<61> Anm k1 Anmärkning k1, kort anmärkningsfält.
<62> Anm k2 Anmärkning k2, kort anmärkningsfält.
Efter registrering av den information och de uppgifter som behövs för att fullborda offerten, bekräftas offerten med return och avslut sker. Det går nu att öppna offerten igen för att komplettera eller ändra om så önskas, ange offert- nummer och trycka return.
Efter offertregistreringen görs utskrift av offertdokumentet och offerten är klar att skickas till kunden.
O10.2 Orderinitiering av offert |
Tillbaka |
Grundläggande information.
Under denna rutin Orderinitiering av offert iordningställs offerten för överföring till Order. Här handlar det kanske mer om att kvittera offerten till fullo än att delleverera och restnotera offertinnehållet. Ändringar och justeringar på Offerten utförs säkrare och på ett bättre sätt i själva offertregistreringen eftersom vissa listor och rapporter utgår från själva Offertstocken. Rutinen är identisk med offertregistreringen i hantering och uppbyggnad vilket gör att användare som känner offertregistreringen och Orderregistreringen enkelt kan hantera denna rutin. Själva kvitteringen och överföringen anges på sista sidan där frågan kommer om Offerten skall överföras till Order. "Skall vi starta upp initeringen J/N".
Överförs Offerten till Order skapas de dokument som kopplats in på denna aktivitet och grundofferten markeras som överförd och tas bort.
Skulle man mot förmodan vilja utföra delleverans av Offertens registrerade antal till Ordern utförs detta under denna rutin. Genom att hämta ner önskade Artikelrader eller Textrader och registrera det antal som skall överföras under fältet Lev, som indikerar "att leverera" mot vad som är registrerat under beställt. Initieras och överförs denna Offert kommer det som är markerat "att levereras" att överföras till Ordern samt att Offerten kommer att markers som dellevererad och det som restar ligger kvar på Offerten.
Extra påföringar av produkter och tjänster på Offerten kan göras under denna rutin men dokumenteras bättre om påföringarna och ändringarna utförs i Offertregistreringen.
Eftersom det går att påverka antalet bilder och själva innehållet i rutinens bilder kommer inte beskrivning helt att följa det driftsatta systemet. Rutinen kan styras på fältnivå och ger möjlighet att ange vilka fält som skall visas, vilka fält som markören skall stanna på och ev införande av fast information på fält.
Orderinitiering av Offert öppnas genom att ange Offertnummer.
Offert Offertnummer, ange offertnummer för offert som skall Orderinitieras och flyttas över till Order.
Fråga Offert Alt-F3, aktiverar frågesystemet och ger möjlighet att söka upp önskad offert.
Avsluta <ESC> avslutar pågående orderinitiering av Offert.
Makulera Order <F4> makulerar och återställer ev. reservationer på offertnivå.
Nästa bild <RETURN> ger bildbyte till detaljradsregistreringen.
Sista sidan <F5> till sista sidan. Direkt hopp till denna sidan kan göras för att snabbt överföra önskad offert. Observera att detta förutsätter att Offerten är helt klar för att överföras.
< 1> Knr Kundnummer, kundnummer med tillhörande kundadress och informationen som kommer att överföras till order. Uppgifterna kan ändras för enskild Offert och senare i Ordern.
< 2> Ref Referens, kundens referens. Kan behövas bli ändrad om Offert- och Ordermottagaren är olika personer. Registerstyrt fält med möljigheter at lagra flera personer per Kund.
< 4> Datum Skapandedatum av Offert och skall ändras att vara orderdatum.
< 5> Levd Leveransdag, behöver ev. ändras, skrivs enl. formatet år, veckonr, dagnummer. Lev-datum ÅÅMMDD blir även skapat.
< 8> Inidat Initieringsdatum, Får datum för överföringen.
<10> Levadr Leveransadress, behöver ev. ändras. Registerkod anges, för att hämta in rätt leveransadress eller för att registrera ny.
<13> Säljnr Säljarnummer, registerkod anges för säljaruppföjning, ev knytning till säljarsystemet, ev. fördelning av ordersumman.
<46> Dist Distrikt, registerkod, kunden knuten till distrikt för uppföljn.
<31> Lagort Lagerort, vid användning sker lageravbokn. på denna lagerort.
<27> Kosts Kostnadsställe, registerkod, knyter hel order till ett Kst.
<28> Objekt Objekt, registerkod, knyter hela ordern till ett objekt.
<37> Avrop Avropsorderkund, kan inte ändras under denna rutin.
<24> Pr.kat Priskategori, registerkod för rabatthanteringen.
<43> Momsk Momskod, från Kund och kan var satt att styra över artiklarna.
<48> Språkk Språkkod angiven på aktuell kund. Styr register och dokumenttexter för särbehandling av utländsk kund.
<52> Valtyp Valutatyp angiven för fakturering och betalningsvaluta.
Efter godkännande av informationen på Offerthuvudet förflyttas man till Offert-radsbilden för godkännande eller delleveransregistrering av detaljraderna. Vid totalleverans och slutleverans av samtliga artikelraderna godkännes bilden med ESC och bildväxling sker till sista bildsidan. Delleveransangivelse utförs genom att ange radnummer eller med användning av piltangenterna för att hämta ner aktuell rad och angivelse av levererat antal, och godkännande av detaljraden.
Page up Bläddring, upp och ner bland offertraderna. Pilar makerar
Page down aktuell rad. Return flyttar ner aktuell rad till inmatningsfältet.
Home Första fem orderraderna visas.
End Sista fem orderrader visas.
ESC Avslutar, pågående aktivitet. ESC avslutar inmatningen och byter till nästa bild.
ESC Godkänner, befintlig registreringssida och utför bildväxling.
F6 Bildbyte till första sidan.
Radnr Radnummer, identifierar offertraderna med 5tals-intervall. Genom att trycka <F3> under artikelnummer, flyttas markören till radnummerfältet och ger möjlighet att infoga nya rader mellan befintliga samt att hämta in önskad rad. Står man längst ner i höger hörn på bilden går det att hämta ner önskad offertrad med piltangenterna.
Artnr Artikelnummer, anges eller sökes och hämtas in via Alt-F3 eller via F5 som ger mer information vid sökning.
<3> Pris Pris, aktuellt offererat pris,
<4> Rab Rabatt, visar eventuell åsatt rabatt.
<6> Best Beställt, beställt antal av aktuell artikel.
<7> Lev Levereras, anger det antal som kommer att levereras och överföras till Order. Används avropsflaggan erhålles här noll att leverera.
<9> Ben Benämning, artikelbenämning, går att kompletera.
<10> Levd Leveransdatum på artikelradsnivå,
<31> Lort Lagerort, används lagerort visas lagerorten som hämtats från kundregistret och aktuell Kund. OBS! följer med vid överföringen till Order.
<37> Inp1 Inpris, visar Svenskt inpris. Inp2 kan vara ett fält som visas eller vara ett dolt fält, inpris2 är inpris i utländsk valuta.
<43> Moms Momskod, är momskoden på artikeln sätts normalt som K (kundstyrd) använder kundens registrerade momskod.
Ytterligare fält kan vara uppsatta på Artikelregistreringsbilden. Samtliga uppgifter ligger till grund för Ordern.
Efter kontroll av Offererade produkter och tjänster återstår kontroll av de Villkor och Märkningar som Ordern skall innehålla. På den sista sidan på Offerten finns fält för de Villkor och Märkningar som ev. kan vara förändrade i slutskedet av Offertarbetet.
Viktigt är att gods och tjänster blir riktigt identifierade, levererade och utförda på ett rätt sätt. Att undvika felleveranser, förseningar osv. är att här tillse att Märkningar och Identifieringar är korrekt ifyllda.
Vid godkännande av denna sida kommer Frågan :
"Skall vi starta initieringen, <S>para offer /J/N>"
Anges N överförs inte Offerten till Order, ligger kvar orörd.
Anges J överförs Offerten till Order och markeras bort i Offertregistret.
Anges S överförs Offerten till Order samt sparas åtkomlig i Offertregistret.
<14> Vårref Vår referens, namnet på vår ansvarige mot kunden. Kan vara anna än Offertgivaren.
<40> Betvil Betalningsvillkor, förmodligen uppgjord och fastställd på Offerten
<41> Levvil Leveransvillkor, fömidligen reglerad i Offerten.
<42> L-sätt Leveranssätt, kan behöva förändras om inte offerten reglerat även denna parameter.
<60> Godsmä Godsmärke, märkning som identifierar godset via ett flertal dokument. Använder fritexthanteringen.
<44> Er onr Ert ordernummer, kundens egna order eller beställningsnummer som följer dokumenten för att uppnå spårbarhet.
<21> Ordrab Orderrabatt, visas om orderrabatt finns regi-strerad på kunden. Orderrabatten gäller hela ordern och rabattbeloppet skrivs ut efter detaljraderna på order och faktura.
<95> Dokkod Dokumentkod, sättning från kund som styr viken typ av dokumentset som används.
<61> Anm k1 Anmärkning k1, kort anmärkningsfält, kan vara använt i Offerthanteringen och skall ev. borttagas.
<62> Anm k2 Anmärkning k2, kort anmärkningsfält, kan vara använt i Offerthanteringen och skall ev. borttagas.
O10.10 Registrering potentiell kund |
Tillbaka |
Grundläggande information.
Innan beskrivningen av själva registreringsrutinen följer en mindre grundläggande information om rutinen Potentiella kunder.
Rutinens huvudsyfte är att enkelt kunna registrera kundförfrågningarna, ha kundförfrågningarna samlade för åtkomst av flera, kunna göra noteringar, samla senaste status och enkelt kunna hämta upp den potentiella kunden och få den införd i det ordinarie kundregistret.
Rutinen innehåller registreringsfunktion med automatisk kundnummerhantering. Utskriftsrutin med selekteringsmöjligheter, etikettutskrift, svarsbrevsupplägg-ning samt utskriftrutin för dessa brev.
Utöver detta finns en frågerutin som visar vilka kunder som har erhållit utskick eller blivit tillskrivna.
Vid uppläggning av Kunder i det ordinarie kundregistret finns funktion för att söka upp och hämta in potentiella Kunder.
Registrering och hantering av Potentiella kunder enl. nedan:
Ny Kund Tryck ENTER och nästa kundnummer i sekvens kommer upp och rutinen är klar för registrering.
Bef. Potentiell Kund Ange Kundnummer eller Tryck F5 för sökning och inhämtning av befintlig potentiell kund. Bekräfta med ENTER. och kunden visas för ändring eller komplettering.
Bef. ordinarie Kund Tryck F6 och ange eller sök befintlig kund att införas i det potentiella kundregistret.
Fråga Kund F5 eller Alt-F3, aktiverar frågesystemet och ger möjlighet att söka upp önskad kund. Är registret via F6 inkopplat på det ordinarie kundregistret går det även här att söka Kund med Alt-F3.
Bläddring Page up / Page down ger bläddring framåt och bakåt i registret.
<ESC> Avslutar, avslutar rutinen eller pågående registrering.
<F4> Makulera Kund, funktionen F4 ger en kontrollfråga om Kunden skall makuleras.
KUNDNR Tryck ENTER och automatiskt Kundnummer tilldelas.
< 1> Namn & Här registreras Kundnamn och adress.
Adress Det kan vara en fördel om Kundnamnet anges på första raden, rad nummer 2, Co adress, rad 3, Box / Gatuadress, rad 4 Postadress och Land på rad 5.
< 2> Er Ref Kundens referens.
< 3> Telefon Ange Telefonnummer.
< 4> Telefon
< 5> Fax nr Ange Telefaxnummer.
< 6> Sortering Hämtar företagsnamnet och ger förslag på sorteringsnamn, går att ändra för att få rätt namnsortering vid sökning.
< 7> Grundkund Grundkund anges från ordinarie kundregister och ger vissa standardinställningar som behövs vid överföringen till det ordinarie kundregistret.
< 8> Vår ref Anges eller hämtas in via Alt-F3, systemets normala register.
<10> Fråga Fält för angivelse av kundförfrågning och övrig information. Fältet innehåller fler antal rader och tecken än som visas på bilden, öppnas vid registrering av fältet.
<11> A1 - Artikelregistreringsfält, erbjuder sökning i Artikelregistret.
<16> A6 Artikelregistreringsfält,
<19> Verksamh. Fält för angivelse av företagets verksamhetsområde.
<20> Svar Fält för registrering av svarstext till Kunden. Svaret kan skickas ut på ett fördefinierat brev från systemet.
<21> Ut dat Datum för senaste utskick. Utskick aktiveras genom att blanka datumfältet.
<22> Brev nr Nummer eller beteckning på önskat svarsbrev.
O10.12 Definiering brev |
Tillbaka |
Under denna rutin definieras de brev som kopplas till de registrerade kunderna.
Rutinen är uppbyggd som en dokumentgenerator där önskade brevnummer kan registeras med fast textinformation och med angivelser av variabelfält. Variabelfälten refererar till den information som registrerats på Kunden och själva Kunduppgifterna.
<ESC> Avslutar, avslutar och sparar pågående registrering.
<F4> Makulera Rad, makulerar den rad som markören är placerad på..
<F5> Kopiera Rad, kopierar den rad som markören står på.
Brevnr Ange Brevnummer, kan vara en tre-ställig, alfanumerisk identifiering. Ex. 123, 1AA, AAA etc.
Rutinen skiljer mellan fritext och variabeltext. Vanlig fritext skrivs på normalt sätt direkt in på bilden. Variabelfälten identifieras och markeras i kanten, under den markerings-position som visas längst upp i höger hörn.
Variabelfälten enl. nedan
<10 Företagsnamn
<11 Rad2 Co
<12 Rad3
<13 Rad4 Postadress
<14 Rad5 Land
<51 Er referens, kundens kontaktman.
<52 Dagens datum
O10.21 Utskrift offert |
Tillbaka |
Grundläggande information
Här görs utskriften av offertdokument. Dokumentet har offertregistreringen som underlag och kan vara inställt som ett kunddokument eller som ett interndokument.
Utskrift <E>j tidigare Används E kommer automatiskt alla dokument som inte tidigare är utskrivna att skrivas ut. Passera fälten ovan med standardvärden.
<T>idigare utskrivna Anges T måste någon angivelse göras ovan för att begränsa utskriften till önskad kund eller offert.
Kundnr Kundnummer, ett intervall kan anges. Använd "." punkt efter ev kundnummerangivelse i fält två.
Idnr Idnummer avser i detta fall Offertnummer och ett intervall kan här anges. Använd "." punkt efter offertnummerangivelsen i fält två.
Om dokumentet
Vid leverans av systemet finns två mallar med i ett standardutförande av dokumentet. Ett för 10 tecken per tum och ett för 12 tecken per tum. Utskriften är anpassad till ett standarddokument som kan erhållas via ett antal leverantörer.
Utseendet är påverkningsbart via rapportgeneratorn O40.3 och heter OFF. Mallarna heter m-OFF10 alt. m-OFF12. Innan ändring av dokumentet rekommenderas en genomgång av rapportgeneratorn i manualen och en kopiering av orginaldokumentet.
Fälten i systemet är oftast väl tilltagna och innehåller fler antal tecken än som kommer att användas. Fälten i dokumenten är därför formaterade och dimensionerade för normalbruk. Här kan det vara behov av en egen anpassning.
På nästa sida visas ett Offertdokument i 12 teckens utförande.
Dokumentet är i standardutförandet gjort som ett kunddokument. Om man av tradition inte lämnar denna typ av offerter kan dokumentet med fördel skapas om att vara ett internt underlag för utstående offerter. Det finns även möjlighet att styra ut utskriften till fil som innebär att informationen från offertten kan bearbetas vidare i ett ordbehandlingsprogram.