O12 Fakturahantering
|
O12.1 Fakturaregistrering |
Tillbaka |
Grundläggande information
Denna rutin är en direktfaktureringsrutin och innebär direktskapande av fakturor. Rutinen kan styras för direktutskrift efter utgång ur rutinen eller via faktura-utskriftsrutinen med beordring av utskrift. Direktfakturering innebär skapande av fakturor med artiklar och texthantering på samma sätt som i övriga rutiner men med skillnaden att ingen inledande eller efterföljande kvittering eller bekräftelse behövs för att genomföra faktureringen. På samma sätt som övriga rutiner sker lageravbokning, statistikuppsamling och skapande av kundreskontraposter. Noteras bör dock att efter utskrift av fakturor skall rutinen Fakturauppdatering köras för att förflytta utskrivna och godkända fakturor till kundreskontran.
Under menypunkten fakturering görs samtliga fakturautskrifter varför viss koordinering krävs för att undvika misstag. Vid fakturainitiering av order och andra försystem sker överflyttning av fakturor till faktureringen. Vissa försystem använder även möjligheten att kunna ändra skapade fakturor som ligger för utskrift under denna rutin. Analys kan göras av inneliggande fakturastock som ligger för utskrift i intilliggande rutiner. Efter avslutad fakturering gör även här utskrift av fakturajournalen.
På samma sätt som i övriga registreringsrutiner går det att påverka antalet registreringsbilder och själva innehållet i registreringsbilderna vilket gör att denna beskrivningen inte helt kommer att följa det driftsatta systemet. Registreringen kan styras på fältnivå och ger möjlighet att ange vilka fält som skall visas, om markören skall stanna och ev. fast information i fälten.
Faktureringen öppnas med fakturanummer, erhållet fakturanummer är ett interimsnummer och kan bli ändrat efter avslut av aktuell fakturaregistering.
Ny Faktura <Enter> nästa fakturanummer i sekvens erhålles automatiskt.
Ändring/Tillägg Fakturanummer anges och befintlig faktura visas.
Fråga faktura Alt-F3, aktiverar frågesystemet och ger möjlighet att söka upp faktura, sorterat på Fakturanummer och Kund
Avsluta <ESC> avslutar pågående registrering.
Makulera Faktura <F4> makulerar och återställer ev. reservationer på aktuell faktura.
Nästa bild <RETURN> ger bildbyte till detaljradsregistre-ringen och <F5> till sista sidan.
< 1> Knr Kundnummer, anges alt. sökes och hämtas in. Kund-informationen hämtas in och ger grundsättningarna för fakturan. Uppgifterna kan ändras för enskild faktura.
< 2> Ref Referens, kundens referens. Registerstyrt fält.
< 4> Datum Skapandedatum och fakturadatum.
< 5> Levd Leveransdag, skrivs enl. formatet år, veckonr, dag- nummer. Leveransdatum ÅÅMMDD finns även skapat.
< 8> Inidat Initieringsdatum, blir fakturainiteringsdatum.
<10> Levadr Leveransadress, registerkod anges, går att skriva över.
<13> Säljnr Säljarnummer, registerkod anges och uppgifter om andel av fakturabeloppet anges, ev. fördelning.
<46> Dist Distrikt, registerkod, kunden knyts till ett distrikt.
<31> Lagort Lagerort, används lagerort sker lagerreservationer och lageravbokningar på denna lagerort.
<27> Kosts Kostnadsställe, registerkod, knyter faktura till ett Kst.
<28> Objekt Objekt, registerkod, knyter hela fakturan till ett objekt.
<24> Pr.kat Priskategori, registerkod för rabatthanteringen, går att ändra temporärt för viss order.
<43> Momsk Momskod tillhörande och satt på aktuell kund, styr över normala artiklar samt tillåter direkt ändring.
<48> Språkk Språkkod angiven på aktuell kund. Styr register och dokumenttexter för särbehandling av utländsk kund.
<52> Valtyp Valutatyp angiven för fakturering och betalningsvaluta.
<66> A Anmärkning, anmärkningsfält lång nr 1 (av fem).
Efter registrering av informationen på Fakturahuvudet förflyttas man till Faktura-radsbilden för registrering av detaljrader. Det finns två typer av fakturarader, Artikelrader och Textrader. På nästa sida beskrivs fälten för artikelrads-inmatningen. Bildväxling mellan de olika bilderna kan göras under pågående registrering och frågesystemet är aktivt med såväl registerfrågor som externa rutinfrågor.
Uppgifter kan sökas direkt mot Kundreskontran, Lager, och Beställningar.
Page up / Page down Bläddring, upp och ner bland fakturaraderna.
Home Första fem fakturaraderna visas.
End Sista fem fakturarader visas.
ESC Avslutar, pågående aktivitet.
Radnr Radnummer, identifierar fakturaraderna med 5tals-intervall. Genom att trycka <F3> under artikelnummer, flyttas markören till radnummer-fältet och ger möjlighet att infoga nya rader mellan befintliga samt att hämta in önskad rad.
Artnr Artikelnummer, anges eller sökes och hämtas in via Alt-F3.
<3> Pris Pris, aktuellt utpris
<4> Rab Rabatt, visas eller anges.
<6> Best Beställt, ange beställt antal, som skall levereras.
<7> Lev Levereras, förinställer att leverera.
<9> Ben Benämning, artikelbenämning.
<10> Levd Leveransdatum på artikelradsnivå.
<37> Inp1 Inpris, visas och 1 avser inpris i Svenska kronor. (Inp2 som är ett dolt fält är inpris i utländsk valuta.)
<31> Lort Lagerort, används lagerort bekräftas eller ändras uttaget från lagerort.
<26> Kto Konto, sättning av försäljningskonto.
<27> Kost Kostnadsställe, visas eller anges.
<43> Moms Momskod, är momskoden på artikeln satt som K (kundstyrd) används kundens registrerade moms-kod.
Här behandlas Textregistrering och möjligheterna runt systemets texthantering.
Textregistreringen tillåter ren fritextregistering samt registrering av text med belopp och antal. Detta ger bra möjligheter att hantera tjänsteförsäljning och försäljning av ej lagerförda artiklar (kundunika artiklar).
Alla texter som skall användas i systemet måste fördefinieras vad gäller antal rader, tecken per rad osv. Själva texten kan ligga fast för resp. textnummer eller vara blankt för fritextinmating i registreringsrutinerna.
Radnr Radnummer, identifierar fakturaraderna med 5tals-intervall. Genom att trycka <F3> under artikelnummer, flyttas markören till radnummer-fältet och ger möjlighet att infoga nya rader mellan befintliga samt att hämta in önskad rad.
<2> Txt: Text, ange text eller textnr, fältet är ett register-fält och söker registrerade texter. Utelämnas text-massan på angivet textnr, går det att registrera fritext direkt i fakturaregistreringen.
<3> Pris Pris, utpris på registrerad text. A-pris som senare beräknas med beställt antal, ev. rabatt och ger radtotal längst ner på sidan.
<4> Rab1 Rabatt, kan anges.
<6> Best Beställt antal, kan anges
<43> Moms Momskod, hämtas från aktuellt textnummer. Är momskod=K, överrids momskoden av Kundens momskod. Moms 0-3, där 0= momsfritt.
<26> Kto Kontonummer, kan anges.
<37> Inp1 Inpris1, inpris Svensk valuta..
<10> Levd Leveransdag, anges. Tomslag + eller - antal dagar ger automatiskt leveransdag.
Efter registrering av detaljraderna återstår kontroll och ev. registrering av fakturaunik information. Kundinformationen från kundregistret hämtades in vid början av registreringen och visar de standarduppgifter som finns registrerad på kunden.
<14> Vårref Vår referens, registerstyrt, kunderns ref. hos oss.
<40> Betvil Betalningsvillkor, anges med antal betalnings-dagar och hämtas från dito register.
<41> Levvil Leveransvillkor, hämtas via dito register och behandlar villkoren för leveransen, ev.fraktfritt.
<42> L-sätt Leveranssätt, registerstyrt, dokumenterar hur le-veransen kommer att skickas eller fraktas.
<60> Godsmä Godsmärke, märkning som identifierar leveransen eller uppdraget. Styrs via fritextregister.
<44> Er onr Ert ordernummer, kundens egna order eller beställningsnummer.
<21> Ordrab Orderrabatt, visas om orderrabatt finns regi-strerad på kunden. Orderrabatten gäller hela fakturan och rabattbeloppet skrivs ut efter detaljraderna på faktura.
<94> Dokum Dokument,
<95> Dokkod Dokumentkod, dokumentstyrningkod angiven på kund.
<61> Anm k1 Anmärkning k1, kort anmärkningsfält.
<62> Anm k2 Anmärkning k2, kort anmärkningsfält.
<84> Frakt Fraktkostnad, ev. kostnadspåföring.
<85> Porto Portokostnad, ev. kostnadspåföring.
<86> Emball Emballage, ev. kostnadspåföring.
<87> Expavg Expeditionsavgift, ev. kostnadspåföring.
Efter registrering av den information och de uppgifter som behövs för att göra fakturan komplett bekräftas detta med return och fakturan avslutas. Det går nu att öppna fakturan igen för komplettering eller ändring om så önskas, genom att ange fakturanummer och trycka return.
Efter fakturaregistreringen kan utskrift av fakturan ske, ev. skall viss samordning ske med övriga som skapar fakturor i systemet.
Fakturajournalen finns under fakturamenyn för uttag.
Utskrift av bokföringsorden görs under rutinen K12.21.
|
O12.2 Kontantfakturaregistrering |
Tillbaka |
Grundläggande information
Denna rutin hanterar registrering av kontantförsäljning med efterföljande utskrift av kontantnota. Utskriften sker via fakturautskriftrutinen eller automatiskt efter avslut av rutinen. Lageravbokning och tillhörande kontering utförs samt kontering av kontantbetalningen. Betalningen bokas upp i kundreskontrarutinen som slutbetald efter "Fakturauppdatering".
Betalningsdatum på reskontraposten styrs av betalningsvillkor som ev. kräver ädring vid direktbetalningen.
Rutinen används på samma sätt som i övriga registreringrutiner men med färre antal fält att hantera och enbart två bildsidor.
I denna rutin kan man med fördel använda funktionen som ger möjlighet att styra vad bilden skall visa, på vilka fält markören skall stanna och ev. införa fasta värden i fälten. Dessa inställningar görs under menyanrop O30.35 och kan i vissa fall underlätta registreringen runt kontantförsäljningen.
Fakturanr Tryck RETURN för nästföljande fakturanummer. Vid ändring av en befintlig faktura anges fakturanummer.
<1> Knr Kundnummer, ange kundnummer för befintlig kund eller ange ett strökundsnummer.
<2> Ref Referens, ev. köparens namn.
<3> Datum Dagens datum föreslås, ändras eller bekräftas med RETURN.
Resterande fält på denna bild är inställda så att markören inte stannar på fälten. För ändring av önskat fält anges resp. fält-nummer.
<4> Levd Leveransdatum, dagens datum eller vecko-nummer erhålles.
<13> Säljnr Säljarnummer, ev anges Säljare eller för-säljningsställe.
<27> Kosts Kostnadsställe, ev. anges kostnadsställe (avd).
<28> Objekt Objekt, ev. anges objekt.
<43> Momsk Momskod, normal momshantering.
<40> Betvil Betalningsvillkor, anges med noll för att erhålla direktbetalning.
<21> Ordrab Orderrabatt, procentrabatt, tillämpas kontant-försäljningsrabatt kan den registreras som en fast procentsats via O35 rutinen.
Efter godkännande av registreringarna på denna bild görs bildbyte till Artikel och Textradregistreringen.
Artikel och textregistreringen i denna rutin är identisk med övriga registrerings-rutiner i systemet, se beskrivningen av Order eller Faktureringsrutinen.
ESC Avslutar rutinen och inväntar ny registrering.
Utskriften sker via fakturautskriftsrutinen eller automatiskt via dokumentkodskopplingen och inställningen i O40.17.
Utskriften kan ändras på samma sätt som alla andra fasta dokument. Dokumentet finns kopplat till denna rutin och behandlas vi rapportgeneratorn. Vid leverans finns ett förinställt dokument som går att förändra.
|
O12.3 Kreditfakturaregistrering |
Tillbaka |
Grundläggande information
Med hjälp av denna rutin direktskapas kreditfakturor. Rutinen hämtar faktura-nummer från en egen kreditfakturanummerserie och utskriften sker på ett separat fakturadokument. För nummerserier se O41.21 och dokument via rapport-generatorn O40.3 och FAK KRE.
Utskriften sker på normalt sätt via fakturautskriftsrutinen där dokumenten köas upp för senare utskrifsbeordring. Kreditfakturaregistrering innebär skapande av kreditfakturor med artiklar och texthantering på samma sätt som i övriga rutiner men med den skillnaden att alla registreringar vänds till negativa belopp och antal. Sålunda behövs inga extrainsatser för att erhålla minusregistreringar och det gör det enkelt att kreditera en tidigare debitering.
På samma sätt som i övriga rutiner sker lageravbokning, statistikuppsamling och skapande av kundreskontraposter men i detta fall blir resultatet återföring till lager och kreditering av statistik.
Noteras bör dock att efter utskrift av fakturor skall rutinen Fakturauppdatering köras på normalt sätt för att förflytta utskrivna och godkända fakturor till kundreskontran samt uppdatera statistik och ev historik.
På samma sätt som i övriga registreringsrutiner går det att påverka antalet registreringsbilder och själva innehållet i registreringsbilderna vilket gör att denna beskrivningen inte helt kommer att följa det driftsatta systemet. Registreringen kan styras på fältnivå och ger möjlighet att ange vilka fält som skall visas, om markören skall stanna och ev. fast information i fälten.
Kreditfaktureringen öppnas genom att trycka Enter, erhållet kreditfaktura-nummer behandlas som ett interimsnummer och kan bli ändrat efter avslut av aktuell registrering.
Ny Kreditfaktura <Enter> nästa kreditfakturanummer i sekvens erhålles.
Ändring/Tillägg Fakturanummer anges och befintlig faktura visas.
Fråga faktura Alt-F3, aktiverar frågesystemet och ger möjlighet att söka upp faktura, sorterat på Fakturanummer och Kund
Avsluta <ESC> avslutar pågående registrering.
Makulera Faktura <F4> makulerar och återställer ev. reservationer på aktuell faktura.
Nästa bild <RETURN> ger bildbyte till detaljradsregistreringen och <F5> till sista sidan.
Grundläggande vid kreditfakturaregistreringen är att om det är en debitfaktura som skall krediteras ange samma registreringar i fälten så att alla kringsystem och sidoregister även blir krediterade. Nedan beskrivs några fält som kan vara av stor vikt vid en kreditering.
< 1> Knr Kundnummer, anges alt. sökes och hämtas in. Kund-informationen hämtas in och ger grundsättningarna för fakturan. Uppgifterna kan ändras för enskild faktura.
<13> Säljnr Säljarnummer, anges med registerkod och ev. uppgifter om andel av fakturabeloppet och fördelning. Används säljaruppföljningen och ev provisioner är det viktigt att krediteringen styrs rätt.
<46> Dist Distrikt, registerkod som knyts till kund och som även kan vara statistik knyten.
<31> Lagort Lagerort, används lagerort måste rätt lagerort anges för krediteringen för att lageråterföringen skall uppdatera rätt lagerort.
<27> Kosts Kostnadsställe, viktig vid kreditering om det används.
<28> Objekt Objekt, viktig vid kreditering om objekt normalt registreras.
<24> Pr.kat Priskategori, rabatthantering som påverkar en kreditering.
<43> Momsk Momskod, tillse att sättningen blir identisk med en ev. debitfaktura som skall krediteras.
Efter registrering av informationen på Fakturahuvudet förflyttas man till Faktura-radsbilden för registrering av detaljrader på samma sätt som i de övriga registreringsrutinerna. Det finns även här två typer av fakturarader, Artikelrader och Textrader. På nästa sida beskrivs fälten för artikelradsinmatningen vad gäller kreditering. Bildväxling mellan de olika bilderna kan göras under pågående registrering och frågesystemet är aktivt med såväl registerfrågor som externa rutinfrågor.
Uppgifter kan sökas direkt mot Kundreskontran, Lager, och Beställningar.
Page up / Page down Bläddring, upp och ner bland fakturaraderna.
Home Första fem fakturaraderna visas.
End Sista fem fakturarader visas.
ESC Avslutar, pågående aktivitet på denna bildsida och efter en ytterligare ESC sker bildväxling till nästa sida.
Radnr Radnummer, hanteras på normalt sätt.
Artnr Artikelnummer, anges, sökes eller hämtas in via Alt-F3.
<3> Pris Pris, aktuellt utpris, hämtas in, ändras eller godkännes och presenteras automatiskt som ett negativt belopp.
<4> Rab Rabatt, omvänd hantering vid användning.
<6> Best Beställt, beställt antal registreras på vanligt sätt men får automatiskt ett omvänt tecken.
<43> Moms Momskod, är momskoden på artikeln satt som K (kundstyrd) används kundens registrerade moms-kod.
På samma sätt hanteras textradsinmatningen med belopp att rutinen automatiskt gör om beloppet till ett negativt tal. Vid kreditering av belopp på en textrad är det viktigt att antal, beställt antal anges. Raden ger ingen radtotal om inte antal anges.
För att kunna kreditera debiterade fakturor krävs även att registreringsbilderna är så identiska att påverkande fält finns med för registrering.
Efter registrering av detaljraderna återstår kontroll och ev. ändring av de kunduppgifter som hämtades in i början av registreringen. Tillse att villkor, ev. orderrabatt och ev. krediteringar av debiterade frakter och expeditionskostnader införs enl.anvisningar nedan.
Frakter, Porto, Emballage och Expeditionsavgifter måste anges med minustecken om en kreditering skall utföras av dessa kostnader.
<87> Expavg Expeditonsavgift, anges inget minustecken i samband med registreringen av detta fält blir det en debitering. Anges ett minustecken för detta fält blir även expeditionsavgiften krediterad.
|
O12.5 Kassaregistrering |
Tillbaka |
Grundläggande information
Denna rutin hanterar direktförsäljning och överdiskförsäljning med direktutskrift och val av kassakvitto eller kontantfaktura samt vid kreditköp mot följesedel. Rutinen förräntar samtliga driftsatta rutiner och system i EKO2000, befintligt Kundregister, Artikelregister, Kundreskontra, Frågesystem, Säljarsystem etc.
Rutinen är uppbyggd på samma sätt och med liknande hantering som övriga registreringsrutiner i EKO2000. Rutinen utför lageravbokning, statistikpåföring, kontering, och skapande av poster till kundreskontran. Under pågående registrering erbjuds fulla frågemöjligheter och uppläggningsmöjligheter av Kunder, Artiklar osv.
Vid kreditförsäljning mot följesedel skapas Fakturan för senare utskrift. Här hanteras även samlingsfakturering och samföljesedelsfakturering. Dessa sättningar görs på kundnivå och kan temporärt eller permanent ändras under pågående registrering.
Utskrift av fakturor som är skapade via denna rutin och via krediförsäljning skrivs ut under den normala fakturautskriftrutinerna.
Uppdatering av utskrivna Fakturor och dokument görs under rutinen Fakturauppdatering som utför överflyttningen till kundreskontran, statistikuppdatering och ev historikuppdatering etc.
Ändringar kan utföras på kassaregistreringar och fakturor fram till Faktura-uppdateringen.
På samma sätt som i övriga registreringsrutiner går det även i denna rutin att påverka antalet registreringsbilder och själva innehållet i registreringsbilderna. Detta gör att denna beskrivningen inte helt kan följa det driftsatta systemet. Registreringen kan styras på fältnivå och ger möjlighet att ange vilka fält som skall visas, för vilka fält markören skall stanna och ev. fast information som skall in i ett eller flera fält.
Kassaregistreringen öppnas med att ange om en "Ny registrering" skall utföras eller om en "ändring eller tillägg" skall införas på en befintlig registrering.
Ny registrering Tryck RETURN, systemet svara med Nyregistrering och registeringen kan starta.
Ändring/Tillägg Ange önskat Kontantnummer för ändring eller tillägg.
Fråga kontantnr Alt-F3, aktiverar frågesystemet och ger möjlighet att se inneliggande eller för att hämta in önskat kontantnr för ändring.
Avsluta <ESC> avslutar pågående registrering.
Makulera <F4> makulerar och återställer ev. reservationer för aktuell registrering.
Nästa bild <RETURN> godkänner denna första registreringsbild och ger bildbyte till detaljradsregistreringen.
< 1> Knr F5 = Kassakund, används denna funktion erhålles ett förregistrerat kassakundnummer som samlar upp kontantkundernas samlade betalningar och statistik. Skall ej användas på kunder som har konto och kundnummer.
Kundnummer, anges för kunder som har konto alt. registreras som kreditkund och som skall erhålla faktura. Sökning och inhämtning av kund kan göras i detta läge. Kundinformationen hämtas in och ger grundsättningarna för registreringen men som sedan kan ändras under pågående registrering. En kund som har kundnummer kan givet vis köpa kontant, gör kontroll av betalningsvillkor innan utskrift.
< 2> Ref Referens, kundens referens. Registerstyrt fält. Viktigt vid kreditköp och skall vara följesedelsmottagaren och tillika undertecknaren av följesedel.
< 4> Datum Erhålles och godkännes med RETURN alt ändras. Datum för kassabetalning och varuutbytet.
< 5> Levd Leveransdag, skrivs enl. formatet år, veckonr, dagnummer. Leveransdatum ÅÅMMDD skapat för utskriften.
<13> Säljnr Säljarnummer, registerkod, anges ev. Kan styra information om försäljning vid viss kassa, se säljarmodulen.
<27> Kosts Kostnadsställe, registerkod, knyter försäljningen till ett Kst.
<28> Objekt Objekt, registerkod, knyter försäljningen till ett objekt.
<43> Momsk Momskod tillhörande och satt på aktuell kund eller kassa-kund, styr över "K" satta artiklar. Ändring tillåts i detta fält.
<40> Betvil Betalningsvillkor, OBS! vid kontantbetalning skall fältet vara blankt eller 1 och motsvara 0 dagars kredittid. Vid Kreditköp och kontokund används kundens normala betalningsvillkor. Betalningsvillkor anges med antal betalningsdagar och hämtas från dito register.
<21> Ordrab Orderrabatt, ev. finns eller erbjuds viss orderrabatt.
<47> Samfak Samlingsfakturering ev. kan befintliga kunder vara inställda för samlingsfakturering eller samföljesedelsfakturering.
Efter registrering och godkännande av första sidan förflyttas man till detalj-radsbilden för registrering av artikel- och ev textrader. Det finns sålunda två typer av detaljrader, Artikelrader och Textrader. På nästa sida beskrivs fälten för artikelradsinmatningen. Växling mellan de olika radtyperna göras med F6. Under pågående registrering är frågesystemet aktivt med såväl registerfrågor som externa rutinfrågor. Uppgifter kan sökas direkt mot Artikelregister, Beställningar, Kundreskontran etc.
Page up / Page down Bläddring, upp och ner bland detaljraderna.
Home Första fem detaljraderna visas.
End Sista fem detaljrader visas.
F5 Artikelfråga, sökning.
ESC Avslutar, artikelregistrering och avslutar hela registreringen med efterföljande frågor om utskrift och debiteringsform. Se vidare information efter bildbeskrivningarna.
Radnr Radnummer, identifierar detaljraderna med 5tals-intervall. Genom att trycka <F3> under artikelnummer, flyttas markören till radnummer-fältet och ger möjlighet att infoga nya rader mellan befintliga samt att hämta in önskad rad.
Artnr Artikelnummer, anges eller sökes och hämtas in via Alt-F3.
<3> Pris Pris, aktuellt utpris
<4> Rab Rabatt, visas eller anges.
<6> Best Beställt, ange försäljningsantalet.
<7> Lev Levereras, ges via beställt antal och anger att leverera.
<9> Ben Benämning, artikelbenämning.
<10> Levd Leveransdatum, på artikelradsnivå. Går att ange med Tomslag + eller - antal dagar, och ger automatiskt leveransdatum.
I förekommande fall kan även efterföljande fält vara införda.
<31> Lort Lagerort, används lagerort ändras eller bekräftas lageruttaget på aktuell lagerort.
<26> Kto Konto, sättning av försäljningskonto.
<27> Kost Kostnadsställe, visas eller anges.
<43> Moms Momskod, är momskoden på artikeln angiven som K (kundstyrd) används kundens registrerade momskod. I annat fall gäller artikelns momskod.
Här behandlas Textregistreringen och möjligheterna runt systemets texthantering.
Textregistreringen tillåter ren fritextregistrering samt registrering av text med belopp och antal. Detta ger bra möjligheter att hantera tjänsteförsäljning och försäljning av ej lagerförda artiklar (kundunika artiklar).
Alla texter som skall användas i systemet måste fördefinieras vad gäller antal rader, tecken per rad osv. Själva texten kan ligga fast för resp. textnummer eller vara blankt för fritextinmating i registreringsrutinerna.
I detta fall är en beordringsrad införd på en förmodad kreditförsäljning mot följesedel där en senare leverans skall ske av varan.
Radnr Radnummer, identifierar detaljraderna med 5tals-intervall. Genom att trycka <F3> under artikelnummer, flyttas markören till radnummer-fältet och ger möjlighet att infoga nya rader mellan befintliga samt att hämta in önskad rad.
<2> Txt: Text, ange text eller textnr, fältet är ett registerfält och söker registrerade texter. Utelämnas text-massan på angivet textnr, går det att registrera fritext direkt i detaljregistreringen.
<3> Pris Pris, utpris på registrerad text. A-pris som senare beräknas med beställt antal, ev. rabatt och ger radtotal längst ner på sidan.
<4> Rab1 Rabatt, kan anges.
<6> Best Beställt antal, anges i de fall ett belopp har angivit i prisfältet och styrs då av detta fält som antalsfält. Avser priset ett styck anges i detta fält 1 som beställt/köpt antal.
<43> Moms Momskod, hämtas från aktuellt textnummer. Är momskod=K, överrids momskoden av Kundens momskod. Moms 0-3, där 0= momsfritt.
<26> Kto Kontonummer, kan anges.
<10> Levd Leveransdag, på textradsnivå. Går att ange med Tomslag + eller - antal dagar, och ger automatiskt leveransdatum.
Efter registrering av detaljraderna avslutas registrering med ESC och markören förflyttas längs ner på sidan. Bildväxling kan göras till föregående sida med F6 för kontroll eller ändring och återgång till denna bild görs med RETURN. När registreringen är färdig avlutas rutinen med ett ytterligare ESC och rutinen frågar vilken typ av debitering som skall göras.
Kontantfaktura RETURN, kontantnota skapas genom att bekräfta med RETURN.
Kassakvitto <K> ange K för Kassakvitto..
Följesedel <F> ange F vid kreditförsäljning och uttag och utleverans av varor mot Följesedel. Följesedeln skapas och initierar Fakturan för senare utskrift.
Kassaregistreringens dokumenthantering
Utskriften sker omgående efter angivelse och bekräftelse av debiteringssätt.
Utskriften sker på normala blanketter med fast längd. Dokumenten hämtas från dokumentgeneratorn och ligger som påverkbara och ändringsbara dokument under O40.3.Dokument.
Anslutning av dokumenten måste göras via rutinen O40.17 Koppling dokument, under Dokumentkod A och Aktivitet nummer 11 Kontantfakturering.
(Kassaregistreringen ersätter och använder kontantfaktureringsrutinen.)
Kontantfaktura ange på första raden FAK KON
Kassakvitto ange på andra raden FAK KK
Följesedel ange på tredje raden FAK FS
Journaler och bokföringsorder
Samtliga kassaregistreringar sammanställs under Fakturajournalen. Utskriften av fakturajournalen gör under faktureringsmenyn.
Utskrift av bokföringsorden görs under rutinen K12.21.
|
O12.11 Fakturauppdatering |
Tillbaka |
Efter att fakturorna är utskrivna under menypunkt O12.21 utförs faktura-uppdatering. Rutinen överför fakturerat och utskrivet till kundreskontran samt uppdaterar alla statistiksaldon och ev. historik.
Under uppdateringen görs kontroll av kundreskontraposterna. Dubletter kan inte överföras och ej utskrivna fakturor överförs inte. Efter att denna körning är utförd kan nästa körning, rensning av uppdaterade fakturor köras.
|
O12.12 Rensning uppdaterade fakturor |
Tillbaka |
Denna rutin utför rensning och borttag av uppdaterade och överförda fakturor. Om inget annat påkallats kan rutinen köras så ofta man önskar.
|
O12.21 Faktura |
Tillbaka |
Här utförs utskriften av inneliggande fakturor. Rutinen erbjuder selekterad utskrift av inneliggande fakturor och möjlighet till omskrivning av redan utskrivna fakturor.
FAK Beteckningen på Fakturadokumentet som anropas vid utskriften. Förändring av utskriftsdokumentet görs under O40.3.
Från kundnr Anges normalt inte, inneliggande skrivs ut. Vid önskat urval av kund eller kunder anges kundnummer och samma kundnummer efter t.o.m kund eller högsta önskade kundnummer.
Till idnr Anges normalt inte. Idnummer är fakturanummer och kan användas att selektera ut önskade faktura-nummer
Utskrift E/T Genom att ange T kan omskrift av tidigare utskrivna fakturor göras.
Om dokumentet
Vid leverans av systemet finns dokumentmallar med i standardutförande. Dokumentet finns anpassat för 10 tecken per tum och för 12 tecken per tum. Utskriften är anpassad till ett standarddokument som kan erhållas via ett antal leverantörer.
Utseendet är påverkningsbart via rapportgeneratorn O40.3 och heter FAK Mallarna heter m-FAK10 alt. m-FAK12. Innan ändring av dokumenten rekommenderas en genomgång av rapportgeneratorn i manualen och en kopiering av orginaldokumentet.
Fälten i systemet är oftast väl tilltagna och innehåller fler antal tecken än som kommer att användas. Fälten i dokumenten är därför formaterade och dimensionerade för normalbruk. Här kan vara behov av egen anpassning.
På nästa sida visas en Faktura i 12 teckens utförande.
Fakturan på nästa sida har ett standardutseende med uppgifter från order-registreringen, ev kompletterad med fraktdata från fakturainitieringen och den normala detaljradsinformation. Fältet mellan antal och belopp innehåller i denna version den ev procentrabatt som kan förekomma (rabatt 1).
Ytterligare information som kan införas är användning av position/radnummer som kan förtydliga dialogen med köparen. Leveransdatum per rad kan erhållas och skrivas ut per rad om uppgifterna införs vid initiering och leverans osv.
Samtliga fakturor som inte direktstyrs från rutinerna beordras utskrift på under denna menypunkt inkl. övriga fakturatyper. Förutom den normala fakturautskriften FAK finns dokumenten för kreditfaktura, utländska fakturor, kontantnota, kassakvitto och samlingsfaktura. Dessa olika fakturatyper selekteras automatiskt via O40.17 och dokumentnamn, version och språk.
Några fakturamallar finns med som exempel där ledtexter har införts för fälten, dessa heter m-FAK10L resp. m-FAK12L osv.
|
O12.22 Fakturajournal |
Tillbaka |
Under denna rutin startas utskrift av Fakturajournal. Efter Fakturauppdatering O12.11 överförs behandlade fakturainformation till Fakturajournalen, innehåll i fakturajournalen byggs på tills dess rutinen O12.23 Nollställning fakturajournal körts. Fakturajournalen innehåller en sammanställning av behandlade Fakturor, valuta uppdelning, valbart en detaljerad kontering per faktura, sammanställd konteringslista och ev en journal över behandlade EU-Fakturor.
Detaljerad konteringslista <J/N> N
Valbar utskrift av en kompletterande lista med detaljerad kontering per faktura. Rutinen föreslår Nej som standardsvar, önskas denna lista måste Ja anges.
Skall vi starta upp fakturajournalen <J/N> J
Anger om utskriften skall startas, bekräftas standard-svaret J med Enter startas listutskriften.
|
O12.23 Nollställning fakturajournal |
Tillbaka |
Rutinen frågar och svar måste anges om nollställning av fakturajournalen skall utföras. Efter en nollställning går det inte att skriva ut journalen igen.
Fakturajournalen byggs på tillsdess en nollställning körs och kan då med fördel ligga kvar en hel vecka, en månad. Märk väl att journaler finns i Kundreskontran och ligger uppdaterade direkt efter Fakturainitieringen.
Rutinen har av praktiska skäl separerats från utskrifter i syfte att underlätta behörighetssäkring. Idetta fall går det att säkra själva nollställningen.