O14 Kassarutin
Grundläggande information
Denna rutin hanterar kontantförsäljning och överdiskförsäljning med direkt-utskrift och val av kassakvitto, kontantnota eller vid kreditköp mot följesedel alt. faktura. Rutinen förräntar samtliga driftsatta rutiner och system i EKO2000, Kundregister, Artikelregister, Kundreskontra, Frågesystem, Rabatthantering, Säljarsystem, Statistik osv.
Rutinen är uppbyggd på samma sätt och med liknande hantering som övriga registreringsrutiner i EKO2000. Rutinen utför lageravbokning, statistikpåföring, kontering, och vid kreditköp vidareskapande av fakturor och poster till kundreskontran. Under pågående registrering erbjuds fulla frågemöjligheter och uppläggningsmöjligheter av Kunder, Artiklar etc.
Vid kreditförsäljning mot följesedel skapas och överförs Fakturan vid kassauppdateringen för senare utskrift under den normala fakturautskriftrutinen O12. Här hanteras även samlingsfakturering och samföljesedelsfakturering. Dessa inställningar görs på kundnivå och kan temporärt eller permanent ändras under pågående registrering.
Vid val av Faktura sker direktutskrift av fakturan men till skillnad från kontant-notan är detta en kreditförsäljning och Kunden erhåller Fakturan direkt med ett betalningsvillkor som räknas fr.o.m denna utlämningsdag.
Uppdatering av utförda försäljningar utförs under rutinen Kassauppdatering som med fördel samordnas med kassaavstämning. Kassauppdatering utför statistik-uppdatering, ev historikuppdatering samt ev överflyttningar till kundreskontran och till Faktureringsrutinen.
På samma sätt som i övriga registreringsrutiner går det även i denna rutin att påverka registreringsbilder och själva innehållet i registreringsbilderna. Detta gör att denna beskrivningen som nu följer förmodligen inte helt överensstämmer med det driftsatta systemet. Registreringen kan styras på fältnivå och ger möjlighet att ange vilka fält som skall visas, för vilka fält markören skall stanna och ev. fast information som skall in i ett eller flera fält.
Grundflöde
Innan kassaregistrering påbörjas måste kassautlämning ske. Utlämningen innebär att registrering görs av den ingående växelkassa som erhållits till kassalådan innan försäljningen påbörjats. Efter utlämning är kassan klar för försäljning.
Under pågående försäljning loggas alla transaktioner för senare utskrift av kassa-avstämning och kassarapporter.
Vid inlämning av kassan görs registrering av kontrollräknad kassa. Rutinerna är uppdelade för att inlämning skall kanna utföras av kassapersonal men att rutinerna för avstämning, rättning och godkännande kan utföras av ansvarig och behörig personal.
Kassauppdateringen som sammanställer Kassajournalen och utför alla nödvändiga uppdateringar och förflyttningar hämtar in alla utskrivna försäljningar.
|
O14.1 Kassaregistrering |
Tillbaka |
Under denna menypunkt utförs själva försäljningsregistreringen. Försäljningen samlas upp per Kassanummer och identifierar en Kassalåda. Kassanummer kan även övergripande styra begreppet Lagerort som då innebär utleverans från ett visst Lager.
Kassakundnummer erhålles genom att trycka RETURN och finns angivet under O41.21 samt förregistrerat i kundregistret O31.1.
Befintliga och stadigvarande Kunder anges med sitt ordinarie kundnummer men kräver förmodligen vissa justeringar gällande betalningsform och leveranssätt vid kontantförsäljning.
Kassaregistreringen öppnas med att ange KASSANR. Detta avser nummer på den kassalåda som försäljning och avstämning kommer att ske mot.
KASSANR Identifiering av de olika kassaterminaler och kassalådor som försäljning och avstämning kommer att ske mot.
F4 Låsning av kassalåda, temporärt lämnar sin plats eller avslutar sitt försäljningspass. Upplåsning med inloggningspassord.
F6 Byte kassalåda, ny angivelse vid byte av person och kassalåda.
<1> Knr Kundnummer, passeras fältet med <RETURN> kommer en förregistrerad KASSAKUND att användas. Kassakunden anges i O41.21 och registreras på vanligt sätt i kundregistret. Kassakunden skall vara inställd med fältangivelser så att det är en kontantkund. Används kassakund kommer direkthopp till artikelregistreringen att ske.
Sökning av befintliga kunder kan utföras och hämtas in via F5 och piltangenterna. Vid angivelse av kundnummer visas kund-informationen på första bilden för ev. ändring och godkännande.
Vid inställning av registreringsbilden kan defaultsättningar göras för att underlätta hanteringen. Ex. anges Betalningsvillkor med default kontant behöver ingen ändring göras på kunden för kontantförsäljning.
Befintlig Kund Ange Kundnummer och tryck RETURN. Sökning via F5 och upphämtning av kunden med piltangenterna kan utföras.
Ändring/Tillägg Ange fältnummer och utför ändring eller tillägg.
Avsluta <ESC> avslutar pågående registrering. Utförs detta från denna bild är inget registrerat så långt och nytt val av kund kan ske. Inget sparas om avslut görs här.
Makulera <F4> makulerar och återställer ev. reservationer för aktuell registrering.
Nästa bild <RETURN> godkänner denna första registrering och ger bildbyte till detaljradsregistreringen. Utnyttjat kassa-registreringsnummer bokas i detta läge och alla registreringar som görs kommer att sparas.
< 1> Knr RETURN = Kassakund, används denna funktion erhålles ett förregistrerat kassakundnummer som samlar upp kontantkundernas samlade betalningar och statistik. Skall ej användas på kunder som har konto och kundnummer och skall Faktureras.
Anges RETURN (Kassakund) kommer bildbyte direkt att ske till artikelregistreringen, efterföljande fält kommer inte att visas men kan nås via funktionstangenten <F6> Första sidan och går då även ätt ändra.
Kundnummer, anges för kunder som har konto alt. registreras som kreditkund och som skall erhålla faktura. Sökning och inhämtning av kund kan göras i detta läge. Kundinformationen hämtas in och ger grundsättningarna för registreringen men som sedan kan ändras under pågående registrering. En kund som har kundnummer kan givet vis köpa kontant, gör kontroll av betalningsvillkor innan utskrift.
< 2> Ref Referens, kundens referens. Registerstyrt fält. Viktigt vid kreditköp och skall vara följesedelsmottagaren och tillika undertecknaren av följesedel.
< 4> Datum Erhålles och godkännes med RETURN alt ändras. Datum för kassabetalning och varuutbytet.
< 5> Levd Leveransdag, skrivs enl. formatet år, veckonr, dagnummer. Leveransdatum ÅÅMMDD skapat för utskriften.
<13> Säljnr Säljarnummer, registerkod, anges ev. Kan styra information om försäljning vid viss kassa, se säljarmodulen.
<14> Vårref Vårreferens, registerkod, hämtas från kunden. Ändras ev. till butikspersonal.
<21> Ordrab Orderrabatt, finns ev. angivet på kunden. Går att ändra.
<31> Lagort Lagerort, ev. är kunden knyten till en lagerort. Det är viktigt att lagerort är rätt angiven eftersom samtliga reservationer och avbokningar kommer att utföras mot denna lagerort.
<40> Betvil Betalningsvillkor, OBS! vid kontantbetalning skall fältet vara blankt eller 1 och motsvara 0 dagars kredittid. Vid Kreditköp och kontokund används kundens normala betalningsvillkor. Betalningsvillkor anges med antal betalningsdagar och hämtas från dito register.
<41> Levvil Leveransvillkor, upplysning om villkoren för detta varuköp. Tillämpas utkörning och debitering kan det vara bra att markören stannar vid denna typ av fält för att följas upp med fråga och angivelse.
<42> L.sätt Leveranssätt, ev. kan fast angivelse göras här då kunderna normalt hämtar själva. Tillämpas utkörning kan det även här vara aktuellt att låta markören stoppa för angivelse.
<43> Momsk Momskod, angiven på kunden. Beroende på inom vilka branschsegment man har sina kunder kan det vara bra se vilken moms som kommer att debiteras.
<44> Er onr Ert ordernummer, kunden kan vilja ha ett beställnings-nummer eller ett debiteringsobjekt angivet på varuköpet. Anges här och visas på en ev. kontantnota, följesedel och faktura.
<47> Samfak Samlingsfakturering ev. kan befintliga kunder vara inställda för samlingsfakturering och visas här då som en kod. Samlingsfakturering blir det endast då uttag sker på följesedel och därmed överflyttning av underlaget till faktureringen.
Efter registrering och godkännande av första sidan förflyttas man till detalj-radsbilden för registrering av artiklar och ev textrader. På nästa sida beskrivs fälten för artikelradsinmatningen. Växling mellan de olika radtyperna göras med F6. Under pågående registrering är frågesystemet aktivt med såväl registerfrågor som externa rutinfrågor. Uppgifter kan således direkt sökas mot Artikelregister, Beställningar, Kundreskontra osv.
Page up / Page down Bläddring, upp och ner bland detaljraderna.
Home Första fem detaljraderna visas.
End Sista fem detaljrader visas.
F5 Artikelfråga, sökning.
ESC Avslutar, artikelregistrering och avslutar hela registreringen med efterföljande frågor om utskrift och debiteringsform. Se vidare information efter bildbeskrivningen.
Netto / Brutto Visar Netto, exkl. moms och Bruttobelopp, inkl moms. Artiklar kan anges att vara exkl. eller inkl. moms i artikelreg och därför visas båda beloppen i denna rutin.
Radnr Radnummer, identifierar detaljraderna med 5tals-intervall. Genom att trycka <F3> under artikelnummer, flyttas markören till radnummer-fältet och ger möjlighet att infoga nya rader mellan befintliga samt att hämta in önskad rad.
Artnr Artikelnummer, anges eller sökes och hämtas in via Alt-F3.
<3> Pris Pris, aktuellt utpris
<4> Rab Rabatt, visas eller anges.
<6> Best Beställt, ange försäljningsantalet.
<7> Lev Levereras, ges via beställt antal och anger att leverera.
<9> Ben Benämning, artikelbenämning.
<10> Levd Leveransdatum, på artikelradsnivå. Går att ange med Tomslag + eller - antal dagar, och ger automatiskt leveransdatum.
I förekommande fall kan även efterföljande fält vara införda.
<31> Lort Lagerort, används lagerort ändras eller bekräftas lageruttaget på aktuell lagerort.
<26> Kto Konto, sättning av försäljningskonto.
<27> Kost Kostnadsställe, visas eller anges.
<43> Moms Momskod, är momskoden på artikeln angiven som K (kundstyrd) används kundens registrerade momskod. I annat fall gäller artikelns momskod.
Här behandlas Textregistreringen och möjligheterna runt systemets texthantering.
Textregistreringen tillåter ren fritextregistrering samt registrering av texter med belopp och antal. Detta ger bra möjligheter att hantera tjänsteförsäljning och försäljning av ej lagerförda artiklar.
Alla texter som skall användas i systemet måste fördefinieras och anges med antal rader, tecken per rad osv. Själva texten kan ligga fast för resp. textnummer eller vara blankt för fritextinmating i registreringsrutinerna. De textrader som för-definieras kan också anslutas till unika inregistreringsbilder ex. med pris eller utan prisfält osv.
Radnr Radnummer, identifierar detaljraderna med 5tals-intervall. Genom att trycka <F3> under artikelnummer, flyttas markören till radnummer-fältet och ger möjlighet att infoga nya rader mellan befintliga samt att hämta in önskad rad.
<2> Txt: Text, ange text eller textnr, fältet är ett registerfält och söker registrerade texter. Utelämnas text-massan på angivet textnr, går det att registrera fritext direkt i fältet.
<3> Pris Pris, utpris på registrerad text. A-pris som senare beräknas med beställt antal och ev. rabatt samt ger radtotal längst ner på sidan.
<4> Rab1 Rabatt, erhålles eller kan anges.
<6> Best Beställt antal, anges i de fall ett belopp har angivits i prisfältet och styrs då av detta fält som antalsfält. Avser priset ett styck anges i detta fält 1 som beställt/köpt antal.
Efterföljande fält kan finnas behov av att ha visande vid textregistrering. Dels för kontroll men även för att kunna ändra uppgifterna.
<43> Moms Momskod, hämtas från aktuellt textnummer. Är momskod=K, överrids momskoden av Kundens momskod. Moms 0-3, där 0 år momsfritt.
<26> Kto Kontonummer, erhålles eller kan anges.
<10> Levd Leveransdag, på textradsnivå. Går att ange med Tomslag + eller - antal dagar, och ger automatiskt leveransdatum.
< 7> Lev Leverera, antalet att leverera anges, styr en ev. delleverans och avser då att leverera (denna delleverans).
<31> Lort Lagerort, aktuell lagerort/butik erhålles, kan ändras.
Efter registrering av detaljraderna avslutas registrering med ESC och markören förflyttas längs ner på sidan. Ytterligare en ESC eller en punkt och texten <RETURN> = Kvitto, <K> Kontantnota. Detta erhålles om Kunden är en Kassakund. Är varuförsäljningen en Kreditförsäljning visas ytterligare val <D> Direktfaktura, <F> Följesedel. Här anges vilket betalningssätt som skall användas och vilken typ av verifikatsom önskas.
KONTANTFÖRSÄLJNING
<RETURN> = Kvitto Kontantkvitto, kassakvitto med spec. och moms.
<K> Kontantnota Kontantnota, kontantfaktura.
KREDITFÖRSÄLJNING
<D> Faktura Direktfaktura med betalningsvillkor, att betala viss dag räknat från denna utlämningsdag. Fakturan med sig direkt.
<F> Följesedel Avhämtningföljesedel för senare Fakturering.
Faktura eller Samlingsfaktura skickas.
Bildväxling görs beroende på betalningssätt. Vid kontantförsäljning visas betalningsbild enl nedan med möjlighet till fördelning av olika betalningstyper.
BETALNINGSTYPER
<1> Kontant Kontantbelopp.
<2> Check Belopp.
<3> Rabattalong Belopp som räknas av.
<4> Kontokort Angivelse av kontokortsnummer och belopp.
Efter angivelse av betalning och godkännande, tryck RETURN och betalningsdokument skrivs ut. Möjlighet finns för omskrift av sist skrivna dokument.
Kassaregistreringens dokumenthantering
Utskriften sker omgående efter angivelse och bekräftelse av debiteringssätt.
Utskriften sker på normala blanketter med fast längd eller till kassakvitto med variabel längd. Dokumenten hämtas från dokumentgeneratorn och ligger som påverkbara och ändringsbara dokument under O40.3.Dokument.
Anslutning av dokumenten måste göras via rutinen O40.17 Koppling dokument, under Dokumentkod A och Aktivitets nummer 13. Kassakvitto, Kontantnota, Kontantfaktura och följesedel.
Kassakvitto ange på första raden KAS KKV
Kontantnota ange på andra raden KAS KON
Kontantfaktura ange på tredje raden FAK
Följesedel ange på tredje raden FS
Journaler och bokföringsorder
Samtliga kassaregistreringar sammanställs under Kassajournalen. Utskriften av fakturajournal görs under faktureringsmenyn.
Utskrift av bokföringsorden görs under rutinen K12.21.
|
O14.11 Kassauppdatering |
Tillbaka |
Kassauppdateringen sammanställer Kassajournalen med tillhörande konterings-listor från alla utskrivna kvitto och dokument samt utför alla nödvändiga statistikuppdateringar och ev. reskontrauppläggningar. Rutinen har förvalda fält som vid behov går att förändra enl nedan.
<1> Bokföringsdatum <F> förvalt F anger att bokföringsdatum kommer att bli samma som Fakturadatum.
<B> ger möjlighet till datumangivelse av bokförings-datum.
<2> Uppdatera <Alla> anger att samtliga skapade dokument kommer att uppdateras.
<1> Uppdaterar enbart Kassakvitto.
<2> Uppdaterar enbart Fakturor.
<3> Uppdaterar enbart Följesedlar.
<3> Följesedlar skall <Till Fakturering> anger att skapade Följesedlar överförs till Fakturor och kommer att ligga färdiga för utskrift under O12.21.
<N> anger att Följesedlar överförs till Order för senare frisläppning.
|
O14.15 Kassanummer |
Tillbaka |
Under denna rutin görs uppläggning av kassanummer eller kassalådenummer. All försäljning som görs i kassarutinen samlas upp mot ett kassanummer för avstämning och uppföljning. Här görs även en ev knytning mot Lagerort/Butik och då även en indirekt möjlig knytning till Kostnadsställe och Objekt.
Kassanummer Identifiering av Kassaterminal eller Kassalåda.
Namn Förtydligande eller personnamn.
Lagerort Lagerort eller butik kan knytas till kassanummer. Denna angivelse gäller över en ev. kunds knytning till en lagerort. Det är viktigt att lagerort är rätt angiven eftersom samtliga reservationer och avbokningar kommer att utföras mot denna lagerort.
Kostnadsställe Finns kostnadsställe angivet på Lagerorten visas den här och gäller över kostnadsställe angivet på kunden.
Objekt Finns objekt angivet på Lagerorten visas den här och gäller över en ev objekt angivelse på kund.
Ingående kassa Visar aktuellt belopp på ingående kassabelopp och datum för utlämningen.
Utgående kassa Visar aktuellt belopp på utgående kassa inkl. ingående växelkassa. Finns belopp i detta fält är Kassa inlämnad och räknad samt registrerad.
Avstämd kassa Visar med belopp datum och tid om kassan är avstämd.
Godkänd kassa Visar med belopp datum och tid om kassan är avstämd och godkänd.
Ref :
Lagerorter/Butiker registreras under O34.21
Prioritetsordning gällande Kst, Objekt O41.22
Huvudlagerorten visas / anges O41.21
Kassakundnummer, strökundsnummer. O41.21
Kassakvittonummer O41.21
Följesedelsnummer O41.21
Dokument upplägg/ändring O40.3
Dokumentkoppling, aktivitet 13 O40.17
|
O14.16 Lämna ut kassa |
Tillbaka |
I denna bild registreras det kassabelopp eller växelkassa som finns i kassalådan innan försäljningen startar. Utlämning måste ske för att kassaregistreringen skall kunna utföras på aktuell kassa. Markören stannar på fältet Ingående kassa för inmatning av kassabeloppet.
Ingående kassa Makören stannar på detta fält och registrering görs av ingående kassabelopp.
Tryck Enter om kassan är tom vid utlämnandet och 0 visas och får bekräftas.
Om inte markören stannar på fältet Ingående kassa är inte nollställning gjord efter senaste inlämning och godkännande. Dett görs i samband med utskriften av avstämningslistan och kräver godkännd kassa för att kunna utföras.
|
O14.17 Lämna in kassa |
Tillbaka |
Inlämning av Kassan föregås av att kassan räknas och att detta belopp registreras under fältet Utgående kassa. Avstämning och godkännamde görs i efterföljande steg.
Utgående kassa Registrering görs här av det totala kassa beloppet inkl Checkar, Kontokort och ingående växelkassa.
OBS! Rabatt-talonger, Pantkvitton etc avräknas kassan.
|
O14.18 Avstämning kassa |
Tillbaka |
Under denna rutin registreras avstämt kassabelopp. Till hjälp vid avstämning finns utskriften O14.21 Kassaavstämning. Markören stannar vid fältet Avstämd kassa och avstämt belopp registreras.
Avstämd kassa Avstämt belopp registreras och godkännes.
|
O14.19 Godkänn kassaavstämning |
Tillbaka |
Under denna rutin görs endast en kvittering av att kassainlämning och avstämning är rätt.
Godkänd kassa Avstämt kassabelopp föreslås och kvittering efterfrågas.
Godkännande anges med Ja alt. Nej eller ESC för avslut.
Nollställning av Kassan kan inte göra förrän detta godkännande är angivet, ej heller kan utlämning ske av ej godkänd eller nollställd Kassa.
|
O14.21 Kassaavstämning |
Tillbaka |
Utskriften innehåller samtliga transaktioner från Kassarutinen från resp. Kassa.
Utskriften visar även datum och tid för de olika status som enskilld kassa befinner sig i, Utlämnad, Inlämnad, Avstämd och Godkänd. Är aktuellt kassanummer godkänt och klart föreslår rutinen nollställning av beloppen varefter kassan är klar för utlämning.
|
O14.22 Kassarapport |
Tillbaka |
Detaljerad rapport avseende samtliga kassatransaktioner för resp. kassa. Rapporten innehåller såväl Kunduppgifter som Artikelnummer, antal, A-pris, ev rabatter och totalsumma.
|
O14.23 Kassajournal |
Tillbaka |
Under denna rutin startas utskrift av Kassajournal upp. Efter att O14.11 Kassa-uppdatering körts har alla utskrivna dokument behandlats att skrivas ut på Kassa-journalen. Kassajournalens innehåll byggs på tills dess rutinen Nollställning journal O14.24 körts. Kassajournalen inehåller en sammanställning av samtliga försäljningar samt en konteringslista. Val finns av en ytterligare konteringslista där en detaljerad kontering visas per försäljning. Har det förekommit försäljning till EU-Land kommer en sammanställning av EU-transaktioner i slutet av journalen.
Detaljerad konteringslista
<J/N> Valbar utskrift av en kompletterande lista med detalj-kontering per försäljning.
Skall vi starta upp fakturajournaln
<J/N> Bekräkta med Enter om utskriften skall startas.
|
O14.24 Nollställning journal. |
Tillbaka |
Under denna menypunkt nollställs kassajournalen. Efter att rutinen startats utförts tömning och nollställning av inneliggande kassajournal och går således inte att skriva ut igen. Tillse därför att Kassajournalen finns utskriven innan denna rutin startas upp.
|
O14.31 Utskrift kassor |
Tillbaka |
Denna utskrift visar identitet och namn på registrerade kassalådor och aktuellt status gällande Utlämnad, Inlämnad, Avstämd och Godkänd.