O31  Registervård  Kunder

O31.1  Registervård  Kund

O31.2  Kontokoder kunder

O31.4  Kundreferenser

O31.5  Leveransadresser

O31.9  Distrikt

O31.10  Kategori

O31.13  Registreringstyp (kund)

O31.15  Speditörer

O31.21  Leverantörer

 

O31.1  Registervård  Kund

Tillbaka

 

Kundregistreringsbild med efterföljande beskrivning av resp. fält.

 

 

 

Nyregistering        Vid nyregistrering av Kund anges nytt kundnummer varefter fortsatt registrering görs fält för fält. Enter förflyttar markö-ren till efterföljande fält, pil upp och ner ger önskat fält.

                              Grundkund, en funktion med användning av en för-registrerad Kund där värden är satta att vara grunddata

 

Befintlig kund       För Ändring av befintlig Kund anges kundnummer, kundens data visas och markören placeras längst ner på bilden. Önskat fält kan sedan nås med fältnummer och pil upp och ner.

 

Makulering           Ange kundnummer och kunden visas. Tryck <F4> för kontrollfråga och makulering.

 

Sökning                 F5 eller Alt-F3 aktiverar olika typer av sökrutiner.

 

<ESC>                  Avslutar och avbryter aktivitet och rutin.

<2> Kundkort                      Kundkort, separat kundkortsregister med infor-mation om kunden med snabbåtkomst via söksystemet.

 

<3> Namn                            Namn och Adressfält, avser kundens företags-namn och fakturaadress.

 

<5> Tel                                 Telefon, fält för angivelse av telefonnummer 1.

 

<6> Tel                                 Telefon, fält för angivelse av telefonnummer 2.

 

<7> Fax                                Telefax, fält för angivelse av telefaxnummer.

 

<8> Tex                                Telex, fält för angivelse av telexnummer.

 

<10> Anm                            Anmärkning, internt anmärkningsfält.

 

<11> Sort                             Sorteringsnamn, kundens kortnamn och sorteringsnamn, används vid sortering för att kunden skall hamna på önskat ställe i listutskrifter och på vissa bilder. Förslag ges på sorterings-namnet vilket kan skrivas över och förändras.

 

<12> Fa.knr                         Fakturakundnummer, kundnummer som aktuell kund skall faktureras på. Statistiken hamnar på aktuell kund, reskontraposten hamnar på angivet kundnummer. Motsvarar statistik per leverans-adress och ger statistik per leveransadresskund.

 

<13> Levadr                        Leveransadress, registerstyrt, registrering av fasta leveransadresser till kunden. Sökning, inhämtning, uppläggning och möjlighet att skriva över erbjuds vid order och fakturaregistrering.

 

<14> Text 1                          Textfält, första korta textfältet i ordern.

 

<15> Text 2                          Textfält 2, första långa textfältet i ordern.

 

 

 

 

<16> Er ref           Er referens, ange kundens normala referens, fältet är registerstyrt och anropas med ett nummer. Registrerat namn kommer upp som förslag vid order och fakturering.

 

<17> Org.nr          Organisationsnummer, kundens organisationsnummer.

 

<19> Imnr             Internationelltmomsnummer, skrivs normalt ut som VAT-.no på Fakturorna och skall skrivas ut på alla Fakturor som avser handel med länder inom EU. Momsnummret skall finnas med på Kvartalsrapporten till Skattemyndigheten för resp. kund.

 

<20> Kat               Kategori, kundkategorikod, uppdelning av kund-stocken i kategorier. Används för utsökning och selektering.

 

<21> Dist              Distrikt, möjlighet att dela upp kundstocken i distrikt. Fältet ett numeriskt fält och registerstyrt.

 

<22> Exp              Export, angivelse om kunden är en exportkund eller ej. Anges med Ja om kunden är en exportkund utanför EU. Anges med E om kunden är en exportkund inom EU. Anges med Nej om försäljning till kund inom landet. En ytterligare möjlighet finns, ange Ö för övrig export.

                              OBS ! denna angivelse styr inget vad gäller moms, vilken moms som skall användas styrs på normalt sätt av fält <34>.

                              Detta Exp-fält med sin angivelse enl. ovan, styr vilken av de fyra möjliga konton som kommer att användas. Kontering av försäljning gällande artiklar, texter med belopp och avgifter. Fältet styr även loggningen av EU-försäljningen för kvartalsrapporteringen på EU markerade Kunder.

 

<23> Levv             Leveransvillkor, ange normalt förekommande leverans-villkor för kunden. Registrerat leveransvillkor kommer att föreslås vid order eller faktura registrering.

 

<24>Levs              Leveranssätt, ange normalt förekommande leveranssätt för kunden. Registrerat leveranssätt kommer att föreslås vid order eller faktura registrering.

 

<25> Betv             Betalningsvillkor, ange normalt förekommande betalnings-svillkor för kunden. Registrerat betalningsvillkor kommer att föreslås vid order eller faktura registrering.

 

<26> V.ref             Vår referens, registerstyrt fält som avser kundens kontaktperson totalt eller för viss order. Går att ändra vid registrering av order eller faktura.

<27> Sped             Speditör, möjlighet att ange speditör på kunden. I speditörsregistret finns data om speditören som används vid utskrift av fraktsedel eller kan användas vid andra typer av fraktdokument.

 

<28> Språk           Språkkod, sättning via språkkodsregister för styrning av språk på dokument och för val av registertexter.

 

<29> Provk           Provisionskod, angivelse av provisionskod vid behov av provisionsavräkning. Understödjer säljarhanteringen.

 

<30> Samf            Samfakturering, här anges en textkod om samlings-fakturering skall nyttjas. Samfakturering innebär att utleveranskvitterade och faktura-initierade order samlas upp på en totalfaktura till kunden. Var order är markerad på fakturan och går att identifiera. Del finns två slag av samfakturering. En typ samlar upp samtliga order på en faktura, den andra typen samlar upp order per leveransadress och kan då skapa flera samlingsfakturor till samma kund. Ytterligare en funktion med namnet samföljesedels-hantering är kopplad till denna kod. Detta innebär att flera utlevererade följesedlar till samma kund kan buntas till en gemensam samföljesedel, samföljesedeln kan sedan släppas för fakturering.

 

<31> Avrop           Avropsorder, här anges med Ja eller Nej om kunder normalt gör avrop från liggande order. Sätts kunden för avropshantering innebär detta att order på denna kund inte kan totallevereras automatiskt eller av missgrepp. Utleverans måste kvitteras i fakturainitieringsrutinen för samtliga uttag och delleveranser.

 

<32> K.typ            Kundtyp, identifiering av kund. Anges med :       O för ordinarie eller  T för tillfällig.

 

<33> Fact             Factoring, ange Nej alt. Ja om kundens fakturor hanteras via factoring. Används factoring skapas reskontraposter som behandlas som slutbetalda och märkta med Factoring. Konteringen runt denna hantering görs på resp. kontofält.

                   +         Ytterligare angivelse kan göras i detta fält som avser nyttjande av extern Fakturaservice & inkassobolag. Detta innebär att Fakturor kan överföras till ett externt bolag för utskrift och reskontrabevakning för angivna kunder. Betalningarna kan sedan med automatik läsas in till den egna reskontran. Fakturan kan alltid skrivas ut lokalt om så önsakas. Skall denna funktion nyttjas måste kontakt med oss på MultiSoft tas för att erhålla rätt filformat.

 

<34> Momsk        Momskod, ange normalsättning för moms på aktuell kund. Momskod 1-3 försäljning med moms, 0 momsfri försäljning.

 

<35> Exavg           Expeditionsavgift, ange Ja eller Nej för påföring av faktureringsavgift på aktuell kund.

 

<36> Pri                Prioritet, används inte för närvarande.

 

<37> Ränte           Räntedebitering, anges med Ja eller Nej för normal räntedebitering.

 

<38> Krav             Kravavisering, anges med Ja eller Nej för normal krav, påminnelse och kontoutdrags hantering.

 

<39> Odds            Odettekund, endast verksamt vid koppling till systemet Odette. Anges i detta fall med Ja eller Nej om kunden skall överföras till Odettesystemet. Odette administrerar beställ-ningar och leveransplaner via elektroniska media från kunder.

 

<40> Rab.k           Rabattkod, registerstyrd rabattkod som anges med tre siffror som då även kan motsvara den kopplade procentuella rabattsatsen. Denna rabatt är en totalrabatt på Fakturanivå och kommer att skrivas ut efter sista fakturarad. Uppläggning och faktura-text hanteras via detta kopplade register. Procent-satsen registreras under O33 Registervård pris & rabatter, 10 Kundrabattkod.

 

<41> Rab.m                         Rabattmatris, här anges kundens värde i rabatt-matrisen, ett tal mellan 0-999. Rabattmatrisen är uppbyggd som ett kordinatsystem med en axel för kund och en axel för artiklar. Genom att ange ett värde för vart kundsegment och värde för vart artikelsegment anges en rabattsats i skärnings-punkten. Upplägg av rabattsatserna gör i rutinen O33.

 

<42> Prisk                           Priskategori, avser man använda rabatthantering mha. priskategorier, anges här en priskategori som då sätts att tillhöra en viss grupp av kunder. Upplägg av rabattsatser gör under rubriken O33.

 

<43> V.typ                           Valutatyp, här anges en valutatyp på kunden. Här skall även finnas kod "SEK" på samtliga "Svenska" kunder. Valutatyp är ett vidare begrepp än den ordinarie valutakoden. Valutatypen kopplar ihop Svensk valuta med en utländsk valuta som möjliggör registering av detaljrader i Svensk valuta och på totalnivå omvandlar till önskad valuta.

 

<44> Dok.k                          Dokumentkod, satt vid leverans till "A" som innebär att kunden är styrd att hantera alla dokument och tillhörande händelser som är angina under dokumentkoden "A". För detaljinformation se under rutinen O40 Dokumentkoppling.

 

<45> L.ort                            Lagerort, anges endast då lagerortshantering används i systemet. Lagerortshanteringen innebär att vid försäljning, aktuell kund markerar att antalet exp. 10 st av artikel XX noteras som uttagna under angiven Lagerort. (för en notering om att uttag har gjorts under Lagerort STH).Avräkningen av artikelsaldo görs även på Lagertotals-nivå. Lagerort hämtas från kunden in till Order eller Faktura och kan även behandlas på artikelradsnivå.

 

<46> Sälj                              Säljare, registerstyrt fält som understödjer säljar-hanteringen. Möjliggör statistik och provisions-uppföljning.

 

<47> Reg.t                    Registreringstyp, vid leverans finns registreringstyp 1 angiven och ändras normalt inte. Detta fält styr på kundnivå vilken typ av registreringsbild som skall användas i Order, Offert, och Faktureringsrutinerna.

 

<48> Kgäns                  Kreditgräns, anges här i tusental kr. Automatisk kontroll mot kreditgräns anges under Betalningsvillor O34.1, <8> Kredittest.

 

<49> Levnr                   Leverantörsnummer, används endast vid Odette-koppling, här anges kundens leverantörsnummer på dig själv.(kunden har ett eget leverantörsnummer som han använder för att beställa detaljer).

 

<50> Kto kod               Kontokod, registerstyrt fält för angivelse av ett kontokodsnummer som knyter ett kundfordringskonto (1210), ett likvidkonto (1040) och en Artikelkontokod.

                                      Denna Artikelkontokod kan betraktas som ett kolumn-nummer i de kontoregister som används.

 

<51> Kto.fsg                 Försäljningkonto, här ange försäljningskonto som enbart används vid ev. registrering av manuella kundreskontraposter, kontroll görs mot kontoplan.

 

<52> Kst 1                    Kostnadsställe 1, används kostnadsställeredovisning anges här kostnadställe för fordringar.

 

<53> Kst 2                    Kostnadsställe 2, används kostnadsställeredovisning anges här kostnadställe för försäljnig.

 

<54> Obj 1                   Objekt 1, används objektredovisning anges här objekt för fordringar.

 

<55> Obj 2                   Objekt 2, används objektredovisning anges här objekt för försäljning.

 

<56> Avtnr                   Avtalsnummer, primärt avsedd att användas ihop med Odette-koppling. Här anges kundens avtalsnummer hos speditören. Krävs även att en artikel knyts till kunden för att avtalsfunktionen skall fungera.

 

 

<57> Spärr                           Kundspärrnivå, här finns möjlighet att ange en spärrnivå på kunden.

                                             01       Ingen spärr, visar ekonomisk information                        innan registrering av Order eller Faktura.

                                             51       Spärr utförs om skuld.

                                             99       Total spärr.

 

<58> Drta                            Dröjsmålsränta, här anges avtalad dröjsmålsränta för aktuell kund. Saknas angivelse på kunden används standardsättningen från K13.13.

 

<59> Rta d                           Räntefria dagar, här anges antal avtalade räntefria dagar för aktuell kund. Saknas angivelse på kunden används standardsättningen från K13.13.

 

<60> Avgift                          Anges med Ja eller Nej och styr om aktuell kund skall påföras ev. avgifter som kan finnas på vissa artiklar. Se avgiftskod på artikel i O11.1 och allmäna koder i O34.32.

 

<61> SNI-kod                      Här kan anges kod för SNI - Svensk näringsgrens indelning

 

 

 

 

O31.2  Kontokoder kunder

Tillbaka

 

 

Kontokodsregister som via kudregisterbilden knyts till aktuell kund. På kunden anges någon av de 20 kontoset.

 

 

 

 

 

<1>                                     Ange någon av de 20 kontosetten.

 

          Kundf                         Ange kundfordringskonto  (1210).

 

          Likv                            Ange likvidkonto              (1040).

 

          Kod A                         Ange artikelkontokod        (1).

                                             Artikelns kontokodssett är 6 st,

                                             fr.o.m 1  t.o.m. 6.

                                             Här finns angivet som standard:

                                               Försäljning                     3010.

                                               Försäljning  export         3015.

                                               (Se register O32.21)

 

 

O31.4  Kundreferenser

Tillbaka

 

Detta register innehåller kunders referenser som är registerade i Offert, Order eller Fakturaregistreringen samt registrerade i denna rutin. Möjlighet finns här att med noggrannhet referera i projekt och försäljning till beslutsfattare eller ansvariga.

 

 

 

 

 

Rutinen ger möjlighet att t.ex. i större projekt registrera de kontaktpersoner som är närmast ansvariga för drift och underhåll etc. Vid försäljning, utbildning osv kan utskick göras väl riktade osv.

 

 

I registret finns fält för Namn, Befattning, Telefonummer, Mobiltelefon och Faxnummer. I fältet sort kan skrivas valfritt sex tecken som används vid sortering av en ev. utlistning.

 

 

 

O31.5  Leveransadresser

Tillbaka

 

Leveransadressregistret ger möjlighet att lagra flera leveransadresser per kund och vid order och fakturaregistrering fånga och använda registrerade leveransadresser.

 

 

 

 

<1> Namn                            Namn & Adress -fält, 30 tecken ggr 3 rader.

 

<2> Kost                              Kostnadsställe, ev. kostnadsställe angivelse.

<3> Obj                                Objekt, ev. objektangivelse.

 

<5> Sälj                                Säljare, ev. säljarkoppling på leveransorten.

<6> Sort                               Sorteringsbegrepp, används vid utskriftslistning.

 

<7> Pall                                Pallregistreringsnummer, anges vid pallavräk-ning som medlem i pall-pool.

<8> Gods                             Godsadressnummer, anges och ref. till detaljerad last- och lossplats.

 

<9> Dist                               Distrikt, distriktkod.

<10> Trps                            Leveranssätt, anges vid behov.

<11> Levv                            Leveransvillkor, anges vid behov.

 

O31.9  Distrikt

Tillbaka

 

Nedan visas grundregistret för distrikt. Registret hanterar distriktnummer som anges vi uppläggning av kund och knyts till detta register. Med distrikt menas någon typ av geografisk uppdelning av ett område till vilket kunder knyts.

 

 

 

 

 

 

Registreringen görs med distriktnummer, en förtydligande benämning och ett sorteringsbegrepp.

 

 

Kundlistor finns under K13 för utskrift och selektering på distrikt.

 

 

 

O31.10  Kategori

Tillbaka

 

I detta register görs uppdelning av kunder i kundkategorier. Registret anropas vid ändring och uppläggning av kund i kundregistret när sättning skall göras av kategori. Uppdelning och tilldelning av kategori görs oftast så att det kopplas till marknadssidans behov av uppföljning. Kundlistor, etiketter och statistik kan selekteras och sorteras på kategori.

 

 

 

 

 

 

     Kategori nr                     Numerisk identifiering av kategori.

 

<1> Benämning                    Kategorins benämning.

 

<2> Sort                               Ange sorteringsbegrepp.

 

 

 

O31.13  Registreringstyp (kund)

Tillbaka

 

Detta är ett register som lagrar inställningar för Offert- Order- och Fakturerings-rutinera. Registreringstyp anges på kund och anger vilken typ av registreringsbild som skall visas och vad som skall anges i de olika rutinerna. Vid leverans finns en standardinställning som gör att systemet inte kräver någon ytterligare inställning.

 

Möjligheter finns här att arbeta fram olika typer av inställningar till olika typer av kunder för att effektivisera och rationalisera hanteringen kring dessa kunder.

 

Registreringsbilderna och hanteringen kring dessa inställningar behandlas och återfinns under O30.35.

 

 

 

 

       Registreringstyp           Identifiering, tre numeriska tecken.

 

<1> Benämning                    Benämning och förtydligande av inställningen.

<2> Sort                               Sorterings identitet.

<3> <7>                                Här anges bildnummer (dokumenthuvudtyp) för resp. rutin. Nummer 1 är en standard bild och finns med vid leverans.

 

 

O31.15  Speditörer

Tillbaka

 

I detta register registreras de av företaget anlitade Fraktförare och Speditörer. Registret är i första hand avsett att förse frakthandlingarna med Speditörsnamn och Konto/Avtalsnummer. Speditör kan anges på Kunden och därmed tillföras Ordern med automatik.

 

 

 

 

 

        Speditör                Identifieringskod på Speditören.

 

<1> Namn                     Speditörens namn i klartext.

 

<2> Vårt nummer         Vårt kontonummer, avtalsnummer hos Speditören.

 

<3> Telefonnr              Speditörens telefonnummer.

 

<4> Ref.                        Referens, namn, avdelning etc.

 

 

 

O31.21  Leverantörer

Tillbaka

 

 

Leverantörsregistreringsbild med efterföljande beskrivning.

 

 

 

 

 

Leverantörsregistret finns beskrivet i detalj i Leverantörsreskontramanualen, de följande sidorna beskriver de delbilder som används av Beställningssystemet och komplementinformationen till Leverantören gällande Kvalitetsuppgifter.

 

Vid hantering av Leverantörsinformation är det viktigt att man reglerar förfaringssätt vid nyregistrering, ändring, borttag etc eftersom Leverantörregistret ligger till grund för Leverantörsfakturor och betalningar. Oftas finns regler för Leverantörsnummer, budgetering och rabatter kopplade till avtal osv. på Leverantörsnummret. Skall Artiklar osv ligga kopplade till betalningsleverantören är det viktigt att Ekonomiavdelningen känner till hanteringen. Man kan ha Inköpsleverantören registrerad dubbelt under anna nummerserie, detta skall då tas hänsyn till vid statistikuppföljning.

 

 

 

 

 

 

Nyregistering        Vid nyregistrering av ny Leverantör anges nytt Leverantörsnummer varefter fortsatt registrering görs fält för fält. Enter förflyttar markören till efterföljande fält. (pil upp och pil ner förflyttar markören till tidigare resp efterföljande fält.)

                              Grundkund, en funktion med användning av en för-registrerad Kund där värden är satta att vara grunddata

 

Ändring befintlig   För Ändring av befintlig Leverantör anges Leverantörs-nummer, leverantörens data visas och markören placeras längst ner på bilden. Önskat fält kan sedan nås med fält-nummer enl beskrivning längs ner på bilden. (pil upp och ner.)

 

Makulering           Ange Leverantörsnummer och Leverantören visas. Tryck <F4> för kontrollfråga och makulering.

 

Sökning                 F5 aktiverar sökrutinen och ger möjlighet att söka upp Leverantören på Leverantörsnummer eller Namn. Bläddring framåt och bakåt i registret tillåts samt mha piltangenterna peka på önskad Leverantör och bekräfta med enter och då få registerposten i Leverantörsregisterbilden.

 

<ESC>                  Avslutar och avbryter aktivitet och rutin.

 

<F4>                     Makulering.

 

<F5>                     Sökning.

 

<F6>                     Grunduppgifter Leverantör.

 

Page Up                Bläddring bakåt i registren.

 

Page Down           Bläddring framåt i registren.

 

TAB                      Byt Delbild samt TAB till nästa delbild.

 

 

 

 

 

 

 

 

<1> Bet. villkor                    Kundkort, separat kundkortsregister med infor-mation om kunden med snabbåtkomst via stemet.

 

<2> Lev. villkor                   Kundkort, separat kundkortsregister med infor-mation om kunden med snabbåtkomst via söksystemet.

 

<3> Lev. sätt                        Namn och Adressfält, avser kundens företags-namn och fakturaadress.

 

<4> Distrikt                         Namn och Adressfält, avser kundens företags-namn och fakturaadress.

 

 

<5> Kategori                        Telefon, fält för angivelse av telefonnummer 1.

 

<6> Momskod                      Momskoden är kopplad till grundbilden, går inte att förändra i denna bilden.

 

<7> Valutatyp                      Telefax, fält för angivelse av telefaxnummer.

 

<8> Språkkod                      Namn och Adressfält, avser kundens företags-namn och fakturaadress.

<9> Lev.adress                    Telex, fält för angivelse av telexnummer.

 

<10> Lagerort                     Anmärkning, internt anmärkningsfält.

 

 

 

 

 

 

 

<11> Sort                             Sorteringsnamn, kundens kortnamn och sorteringsnamn, används vid sortering för att kunden skall hamna på önskat ställe i listutskrifter och på vissa bilder. Förslag ges på sorterings-namnet vilket kan skrivas över och förändras.

 

<12> Fa.knr                         Fakturakundnummer, kundnummer som aktuell kund skall faktureras på. Statistiken hamnar på aktuell kund, reskontraposten hamnar på angivet kundnummer. Motsvarar statistik per leverans-adress och ger statistik per leveransadresskund.

 

<13> Levadr                        Leveransadress, registerstyrt, registrering av fasta leveransadresser till kunden. Sökning, inhämtning, uppläggning och möjlighet att skriva över erbjuds vid order och fakturaregistrering.

 

<14> Text 1                          Textfält, första korta textfältet i ordern.

 

<15> Text 2                          Textfält 2, första långa textfältet i ordern.

 

 

 

 

<16> Er ref           Er referens, ange kundens normala referens, fältet är registerstyrt och anropas med ett nummer. Registrerat namn kommer upp som förslag vid order och fakturering.

 

<17> Org.nr          Organisationsnummer, kundens organisationsnummer.

 

<19> Imnr             Internationelltmomsnummer, skrivs normalt ut som VAT-.no på Fakturorna och skall skrivas ut på alla Fakturor som avser handel med länder inom EU. Momsnummret skall finnas med på Kvartalsrapporten till Skattemyndigheten för resp. kund.

 

<20> Kat               Kategori, kundkategorikod, uppdelning av kund-stocken i kategorier. Används för utsökning och selektering.

 

<21> Dist              Distrikt, möjlighet att dela upp kundstocken i distrikt. Fältet ett numeriskt fält och registerstyrt.