T99 Systemunderhåll
|
T99.1 Reorganisering av datafiler |
Tillbaka |
Att reorganisera en datafil, kan bli nödvändigt om du råkar ut för ett ofrivilligt avbrott under körningen, t ex vid ett strömavbrott eller starka strömstörningar.
Det är inte bara strömavbrott som kan orsaka skada på datafilerna. Om någon råkar glömma att avsluta programmet innan datorn stängs av kan samma sak inträffa. Informera därför alla om hur viktigt det är att programmet avslutas på ett korrekt sätt.
Skulle ett avbrott inträffa får du meddelande om FELTEST på skärmen. Anteckna vad som står i feltestfältet för att vi ska kunna avhjälpa felet. Under feltestfältet finns också en informationstext.
Tryck <Enter> eller ESCape för att komma ur bilden Feltestrutin. Gör därefter en säkerhetskopia innan du gör någonting annat! Använd alltid nytt datamedia så att du inte kopierar över din senaste säkerhetskopia. Efter säkerhetskopieringen går du in i rutinen Systemunderhåll, där du väljer rutinen för Reorganisation av filer. Jämför de tillgängliga filnamnen med det du skrivit upp från feltestbilden. Hittar du filnamnet är det bara att skriva detta och reorganisationen sköts automatiskt av programmet. Kontakta annars EKD för hjälp.
Vid vissa feltester får du frågan direkt om du reorganisera filen, svara alltid <J>.
|
T99.3 Justering av debiteringsvärden |
Tillbaka |
Rutinen är ett rättningsprogram för ditt debiteringsunderlag och bör därför endast användas i undantagsfall. Den ger dig möjlighet att ändra eller flytta om olika debiteringsvärden.
När du väljer Justering av debiteringsvärden får du följande bild.
Som framgår av bilden får du först
* Ange nummer för uppdraget
* Ange om det är en tid- eller utläggstransaktion
* Ange om debiteringskoden är D, F, H, J, N eller U.
D =debiterbar klient, F =annat kontor, H = koncern,
J =internt, N =ej debiterbar, U =frånvaro
* Ange nummer för den anställde och ev gruppnummer
* Ange arbetsart- eller utläggskod, ev grupptillhörighet
När du sedan trycker <Enter> visas de aktuella värdena. Ändra värden genom att ange aktuellt radnummer. När allt är korrekt avslutar du med ESCape.
Raderna visar
1 Upparbetat för perioden och ackumulerat
2 Avskrivet för perioden och ackumulerat
3 Justerat för preioden och ackumulerat
4 Vad som är fakturerat för perioden och ackumulerat
5 Vad som finns att fakturera denna period
6 Belopp sparat till denna period, använt denna period och ingående värde (IB)
7 Vad som finns att a contofakturera för perioden, ingående, använt och IB
8 Hur mycket som har a contofakturerats
11 Fakturerat antal
21 Konto för arbetsarten
22 Utskriftskod. Svar <N> betyder att raden inte faktureras. Samma rutin som i Manuell fakturainitiering.
23 Om text finns på transaktionen
31 Om transen visar aktivitetskod i tidstatistiken
32 Om transaktionen visar aktivitetskod i timlagerstatistiken
Vid igångkörning av tidsredovisningen kan du här registrera ingående värden för uppdraget. Det som ligger närmast till hands är att du vill ta med ett ackumulerat belopp för hittills fakturerat. Detta värde kommer sedan att stå i debiteringsun-derlaget under Fakturerat belopp och i Timlagerstatistiken. Övriga ingående belopp bör registreras som tidkort/utlägg och efterföljas av en månadskörning.
|
T99.4 Justering av statistikvärden |
Tillbaka |
Rutinen är ett rättningsprogram för timstatistiken och bör därför användas med återhållsamhet. Du kan ändra eller flytta om olika uppgifter för timstatistik för var och en av de 12 perioderna. Inledningsfrågorna är desamma som beskrivits i avsnittet för Justering av debiteringsvärden.
|
T99.5 Ta bort fakturainitieringskod |
Tillbaka |
Detta är ett rättningsprogram som du kan använda om du vill "ta tillbaka" en fakturainitiering.
|
T99.6 Automatisk kontroll av GRP.NR |
Tillbaka |
Denna rutin stämmer av gruppnummer mot anställda- och arbetsartregistret.
|
T99.11 Nollställning av datafiler |
Tillbaka |
Skulle det bli aktuellt att nollställa dina datafiler bör du först göra en fullständig backup och därefter kontakta MultiSoft Eko2000.
Enda gången det är tillrådligt att nollställa datafiler är efter en testkörning, dvs in-nan du har börjat arbeta med programmet. Efter en sådan testkörning bör du innan nollställning göra både Månadskörning och Årskörning för att få bort eventuella testfakturor. Även här råder vi dig att först göra en fullständig backup för den händelse du skulle nollställa för mycket.
Du har flera valmöjligheter vad gäller nollställning av filer.
Rutin 1-4 skapar nya register, medan rutin 4-5 nollställer de värden som finns registrerade på uppdraget, den anställde osv. Uppdraget och den anställde finns alltså kvar.
Om du testkört en tid och vill börja "på riktigt" ska du alltså tömma transak-tionsregistret, rutin 1.
|
T99.15 Ändra Fakturalayout |
Tillbaka |
Med programmet följer en standardlayout för dina fakturor. Syns inte värdena för din standardlayout kör du rutinen Skapa originalfakturalayout. Med hjälp av rutinen ändra fakturalayout kan du sedan själv ändra utformningen av din fakturablankett.
Efter ändringen måste du köra rutinen Sortera om fakturalayout. Först då ersätts den gamla utformningen mot den nya.
Rutinen Ta bort fakturalayout används om du efter en förändring vill ha tillbaka standardlayouten.
Identitetsnummer för fakturalayouten är 100. Några andra listlayouter är inte tillåtna i tidsredovisningen.
Markören återfinns längst ned till höger och de nu gällande värdena visas i respektive fält.
<1> Blanketthöjd antal rader. Ange blankettens höjd i rader.
<2> Blankettbredd antal pos. Ange blankettens bredd i antal positioner.
<3> Sista radummer. Ange nummer för sista fak-turarad. Tänk på att reservera plats för eventuella företagsuppgifter i blankettfoten.
<4> Decimaler på kvantitet. Ange om decimaler för kvantiteten ska skrivas på fakturan.
När du godkänt första bilden kommer du till en meny, där du väljer den del av fakturan du vill ändra.
Först en kort presentation av innehållet i varje punkt. Samtidigt visas exempel på bildskärmens innehåll.
Huvud 1
I Huvud 1 anger du var värdet för t ex kundnr, faktnr, fakturadatum, leveransdatum, villkor och referenser ska vara placerade. Alla texter registreras i punkten Textrader.
114 Vår referens hämtas från Generella texter
115 Kundreferens hämtas från Kundregistret
117 Faktureringsansvarig hämtas från Uppdraget
118 Uppdragsreferens hämtas från Uppdraget, kundref.
Adress
I Adress anger du var kundens namn, adress, ev leveransadress ska placeras. Dröjsmålsräntans procentsats styrs från Systeminformationens Kontoupp-läggning.
Kropp
I fakturakroppen anger du bl a på vilken rad textraden ska börja, placering av a-pris, antal, belopp. OBS! Moms på varje enskild fakturarad anges i 313.
Huvud 2
I Huvud 2 anger du var värdena för nettobelopp, moms, momsbelopp, öres- utjämning, bruttobelopp o d ska skrivas ut. Det gäller blankettens nedre del.
Företagsinformation
Företagsinformation innehåller såväl ditt företags namn som uppgifter för blankettens fot, typ, postgiro, bankgiro, organisationsnummer.
Textrader
Här skriver du alla de texter som ska stå på varje faktura. Dvs sådana texter som kan förtryckas. Det finns två bildskärmar för textrader.
Fasta texter
Härifrån hämtar programmet kreditfaktura och skriver den enligt din definition.
OBSERVERA!
Det är mycket viktigt att text och rörliga värden får rätt positioner, eftersom de ska knytas ihop. Texter skrivs ut med vänstermarginal, medan värden alltid skrivs med högermarginal. När du registrerar ett värde måste du i slutet lägga till ett tecken på varje definition. Det ska reserveras för ett eventuellt minus (-) tecken. Vid en kreditering kommer det att skrivas ut av programmet.
Du kan inte ange fler antal tecken för utskrift än det antal du kan registrera i programmet. Tänk också på att blankettens bredd är begränsad. Vill du ha ett extra långt fält någonstans måste du i regel förkorta ett annat.
Som standard börjar blanketten att skrivas i vänstermarginalens position 7.
Som framgår av bilderna anger du alltid radens nummer, positionens nummer och längd på fältet. I rutinen Huvud 1, står Kundnr 3 gånger, 100-103 och kan således skrivas ut 3 gånger på samma faktura.
|
T99.21 Ändra koder på uppdrag |
Tillbaka |
Du kan genomgående ändra koder på ett intervall av uppdrag. De koder som kan ändras är de som finns under <F5> = Sätt koder och <F6> = Automatikkoder i uppdragsregistret. I denna rutin kan du bara ändra, inte lägga upp koder.
|
T99.22 Kontrollista uppdrag |
Tillbaka |
Genom denna lista har du möjlighet att kontrollera de koder du givit uppdragen.
Kodförklaring
Kolumn 1 och 2 visar nummer på uppdrag och underuppdrag.
Kolumn 2 visar debiteringstyp, E eller F. Se Manuell fakturainitiering.
Kolumn 4 visar uppdragets status, J = aktivt uppdrag.
Kolumn 5 visar hur uppdraget ska debiteras, D = debiterbart klient.
Resten av bokstäverna är faktureringskoder, se <F5> = Sätt koder.
|
T99.23 Byte av uppdragsnummer |
Tillbaka |
Med denna rutin kan du byta nummer på uppdrag och underuppdrag.
OBS! Tag alltid backup innan du kör denna rutin. Se även till att fakturerings-sammandraget är nollställt.
Byte går helt enkelt till så att du först anger det uppdragsnummer eller underuppdragsnummer du vill byta och sedan till vilket nummer du vill byta.
|
T99.31 Rensa i fakturahistoriken |
Tillbaka |
I denna rutin kan du rensa bort den fakturahistorik som annars visas längst ned på debiteringsunderlaget. Listan kan annars bli alltför lång. Rensning sker t o m visst fakturadatum.
|
T99.32 Kontrollera nolltransar |
Tillbaka |
Genom att använda rutinen 32 kan du ta bort eventuella nolltransaktioner som finns på statistiklistorna. Systemet söker igenom alla uppdrag.
De rutiner som inte blivit beskrivna används i samråd med EKD om fel uppstått.