Inledning
EKO2000 Tidredovisning har utvecklats för att tillgodose i första hand tjänsteproducerande företags och organisationers behov av att kunna följa upp använda resurser i form av intäkter och kostnader. Det är även ett effektivt faktureringssystem.
Programmet huvudsakliga funktioner är:
- Registrering/inläsning av använda resurser
- Statistik, uppföljning
- Fakturering
Funktionerna kan användas separat och med kopplingar till och från andra system.
För att få ett komplett administrativt paket kan Tidredovisningen kopplas ihop med ekonomisystemet EKO2000. Därigenom kan du överföra t ex utläggstransaktioner direkt från redovisning, eller leverantörsreskontra, in i utläggsregistren för kostnadsuppföljning eller vidare fakturering. Vid fakturering kan du därefter automatiskt uppdatera din kundreskontra och sedan föra över bokföringsunderlaget till redovisningssystemet.
En sådan sammankoppling får också till följd att de olika modulerna utnyttjar gemensamma register som t ex kunder och kontoplan.
Statistikuppgifter samt uppföljning sker i första hand i Tidredovisningen som ett försystem. Genom att Tidredovisningen har inläsningsfunktioner kan systemet även användas som ett eftersystem för att följa upp projekt m m mot budget.
Genom att kunna utnyttja valda delar av systemet passar programmet såväl det mindre företaget som större företag med en decentraliserad organisation där t ex lokalkontor sköter vissa funktioner och där samordning sedan sker centralt.
Denna manual beskriver i första hand Tidredovisningen i sin helhet och dess kopplingar mot Ekonomisystemet EKO2000. Manual för installation, översiktlig hantering av kommandostruktur/tangenthantering samt skrivar-hantering återfinns i pärmen Systemöversikt.
|
Register |
Tillbaka |
Förutom olika register i systemet finns en del systeminformation. Genom systemparametrar i systeminformationen sätts vilka och hur funktioner skall användas i programmet. Principiellt använder sig programmet av parametrarna i systeminformationen, såvida det inte är angivet annat på lägre detaljnivå i registren eller bearbetningarna. I systemet finns några centrala register nämligen Uppdrags-, Arbetsarts/utläggs- samt anställdaregister. Dessa centrala register kopplas ihop med varandra samt till en del andra register för statistik och bearbetningar.
Registerposternas längd framgår av översikten nedan. Alla register är numeriska. Dock har de flesta register ett sk sorteringsfält, där man förslagsvis lägger in namn och därmed ges möjlighet att söka på namn via det generella frågesystemet i EKO2000.
Uppläggning och underhåll av register sker i registervårdsmenyn T31. I EKO2000 behöver dock registerupplägg ej ske i denna meny, utan detta kan även ske under löpande registreringsarbete. För att förenkla ändringar/upplägg i bl a uppdragsregistret finns även funktioner i menyn för Systemunderhåll, där programmet läser igenom hela registret och utför ändringar.
|
Gruppindelning |
Tillbaka |
Registeruppbyggnad och nummersättning styrs ofta av befintlig organisation och dess rutiner. Vid arbete i EKO2000 Tidredovisning används i de flesta bearbetningar och listutskrifter selekteringsmöjligheter på ett intervall av t ex uppdragsnummer. Genom användning av de sk gruppregisterna kan en kategorisering/gruppering göras av de olika registren, även fakturaspecifikationen kan grupperas. Därmed kan även selekteringsmöjligheter istället göras på gruppintervall vilket bl a möjliggör att t ex uppdragsnumren kan ha en löpande nummersättning med bibehållen möjlighet att hantera/bearbeta på uppdrag/projekt på gruppnivå.
Gruppindelningen har även en annan funktion, nämligen att en grupp fungerar som en summeringsnivå när det gäller uttag av listor. Vid uppläggning av register kan man för de olika registren definiera ett sk grundregister som utgör en mall för den fortsatta uppläggningen. På nästa sida följer en schematisk registeröversikt:
Uppdragsorganisation
Anställda
Arbetsartsregister Utläggsregister
Förutom dessa register finns konteringsregister samt ett prisregister.
|
Texter |
Tillbaka |
Till registren kund, klient, uppdrag, anställd, arbetsart, utläggsart samt fakturatext finns möjlighet att skriva in fri text för att förklara eller kommentera dessa olika registerposter. Till ett uppdrag kan du t ex skriva in en beskrivning av vad uppdraget innebär eller speciell hantering av densamma.
|
Uppdrag |
Tillbaka |
Uppdrag i detta sammanhang kan likställas med projektbegrepp. Alla transaktioner i systemet registreras på ett uppdragsnummer. Varje uppdrag knyts till ett kundnummer. Flera uppdrag kan knytas till samma kund. I många fall kan en kund definieras som ett uppdrag och då är det lämpligt att använda samma kundnummer som uppdragsnummer. I en decentraliserad organisation kan systemets prefixhantering användas. T ex har ett avdelningskontor ett prefixnummer på 100. Detta nummer kan då automatiskt läggas som de första positionerna i ett uppdragsnummer utan att det behöver registreras. När poster sedan samlas centralt blir identifieringen enkel.
Huvuduppdrag/underuppdrag
Till uppdragen finns möjlighet att knyta underuppdrag. Underuppdrag är helt enkelt en uppdelning av ett huvuduppdrag. Underuppdragen markeras med .0000, dvs 4 siffror efter huvuduppdragsnumret. Således kan uppdrag delas upp i 9999 underuppdrag
Exempel: Uppdrag 10001.9301.
I ovanstående exempel står 9301 för underuppdraget, som i detta fall används för att specificera vilket verksamhetsår som avses.
Underuppdraget kan användas på olika sätt:
- enbart som en intern uppdelning på tider och utlägg för statistik-uppföljning men vid fakturering sammanslås underuppdragen.
- för att specificera olika deluppdrag/projekt även på faktura.
- dela upp ett uppdrag i debiterbart/ej debiterbart
Ett underuppdrags debiteringstyp, kontering samt faktureringssätt och specifikationssätt kan definieras olika under samma huvuduppdrag.
I uppläggning av uppdrag/kund anges bl a debiteringsprinciper, faktureringssätt och fakturainnehåll, konteringsprinciper, momshantering. Dessa frågor skall genomgås innan uppdragsuppläggning sker.
|
Arbetsarter/Utlägg |
Tillbaka |
Arbetsarts- och utläggsregistren är två likartade register. De används för att specificera vad som har hänt på uppdragen. Man kan likna dessa register med artikelregister i ett handelsföretag. Det som skiljer arbetsartsregistret mot utläggsregistret är det att transaktioner till arbetsartsregistret knyts ihop med anställdaregistret, systemets resursregister.
Arbetsarter med viss samhörighet kan ingå i en gemensam grupp, som kodas och ges ett gruppnamn. Vi tar några enkla exempel.
Låtsasföretaget Film & Video AB använder sig av tre grupper: Personal, Utrustning och Frånvaro. Under gruppen personal finns sedan alla arbetsarter som utförs av de anställda och under utrustning finns alla olika typer av kameror som används i projekten eller hyrs ut. Av detta framgår att arbetsarter inte enbart behöver vara av människa utfört arbete. Det kan lika gärna gälla maskiner eller annan utrustning.
Låtsasföretaget Reklam AB använder t ex gruppindelningen: Debiterbar tid, Ej debiterbar tid och Frånvaro.
Låtsasföretaget Revision AB använder grupperna: Revision, Konsultation, Redovisning, Administrativa tjänster, Intern administration och Frånvaro.
Utlägg kan exempelvis vara resor, telefon/porto, kopiering, datorbearbetning, konsulttjänster. Genom att använda en påläggsfunktion kan du få systemet att göra ett procentuellt påslag på registrerade utlägg eller arbetsarter.
Arbetsarterna bör vara klart formulerade och till antalet hålla sig inom gränsen för praktisk hantering. Ju fler arbetsarter, ju svårare för den anställde att ange rätt arbetsart/utlägg. I grupp nr 1 kanske sedan alla arbetsarter börjar med siffran 1, arbetsarter i grupp 2 börjar med 2 osv. Gör det hela lätt för dig.
I uppläggning av arbetsart/utlägg anges bl a debiterbarhet, prissättning, fakturainnehåll, konteringsprinciper, momshantering samt historik. Dessa frågor skall genomgås innan uppläggning sker.
|
Anställda |
Tillbaka |
Detta register används som ett resursregister och i första hand för personer. Andra användningsområden kan vara maskiner eller andra resurser som man vill följa upp eller fakturera.
Personer med viss samhörighet kan ingå i en gemensam grupp, som kodas och ges ett gruppnamn. Vi tar några enkla exempel.
- Debiterbar personal, intern personal
- Avdelning 1, avdelning 2 osv
- Konsulter, assistenter, revisorer
I uppläggning av anställda anges bl a debiterbarhet, prissättning, och konteringsprinciper. Till anställdaregistret kan även knytas prefixhantering på samma sätt som för uppdrag. Dessa frågor skall genomgås innan uppläggning sker.
|
Transaktioner och statistik |
Tillbaka |
I systemet finns transaktionsregister för tidkort, utlägg och budget. Transaktionerna kan sparas på lägsta nivån, underuppdrag/person/arbetsart/ periodnummer/ā-pris/självkostnad/antal/belopp. Till varje registrerad transak-tion kan fri text kopplas. Den fria texten kan sparas som fakturatext eller sk memotext för intern information.
Registrerade transaktioner hamnar först i ett preliminärt transaktionsregister. Detta preliminära transaktionsregister töms vid uppdatering av transaktionerna. Vid uppdateringen uppdateras statistikregistren och samtidigt sparas de enskilda transaktionerna på uppdrag eller person om man har angett att detta skall ske i systeminformationen.
Att spara samtliga transaktioner innebär dock att lagringsutrymme bör reserveras.
Statistikregistret fyller två funktioner:
- Underlag för statistikinformation
- Underlag för debitering/fakturering.
När registrering sker av transaktioner sker detta på ett periodnummer som består av 4 siffror. De två första avser månadsnummer och de två sista löpnummer inom månaden. Detta innebär att det kan registreras 99 tidkort per anställd och månad. Systemet arbetar med 12 perioder. Vid uppdatering av transaktioner summeras antal och belopp på de enskilda transaktionerna i statistikregistret på nivån underuppdrag/deb.kod/person/arbetsart/period (månad). Så snart uppdateringen är gjord kan statistiklistor tas ut.
När det är dags att fakturera skapar man i programmet ett faktureringsregister utifrån statistikregistret.
Av denna bild framgår att statistikregistret endast kan påverkas av tid eller utläggstransaktioner. Debiteringsregistret däremot påverkas dels av statistikregistret och faktureringsinformation på uppdragen, dels av manuella justeringar i menyval T12.2, manuell fakturainitiering.
|
Budget |
Tillbaka |
För att kunna erhålla ett effektivt styrmedel av resurser finns möjlighet att lägga in budget. Budgeten sparas på samma nivå/kombination som statistikregistret ovan.
OBS! Budget för uppdrag/anställda/arbetsart hanterar debiterbar tid.
Budget kan läggas in antingen som personbudget eller uppdragsbudget. Uppdragsbudgeten kan läggas in antingen vid registervård av uppdrag eller i funktionen för budgetregistrering, menyval T13. Skillnaden är att i registervård uppdrag sker ingen fördelning av budgeten på personer eller per period. Oavsett om budgeten lagts in i på uppdraget eller i budgetprogrammet kan budgeten flyttas emellan dem. I registreringsfunktionen för budget arbetar man med budgetkurvor som automatiskt fördelar en årsbudget på olika perioder. Upp till sju olika budgetkurvor kan användas. Budgeten läggs in med årtal vilket innebär att du kan arbeta med flera års budgetar. En automatisk funktion finns även att föra över årets budget till nästa år.
Registreringsprogrammet hanterar följande budgeteringssätt:
Budget i timmar på uppdrag fördelat på arbetsarter/person
Budget i timmar på anställda fördelat på uppdrag/arbetsart
Budget i timmar på arbetsart fördelat på uppdrag/person
Önskas budgeten t ex ej fördelad på uppdrag, lägger man upp ett budgetuppdrag där all budget samlas.
Vid budgetering av timmar räknar programmet fram budgeterade kronor i utpris och självkostnad. I stället för att budgetera i timmar kan budgeten registreras i kronor. Någon omräkning till timmar sker då ej.
|
Debiteringssätt - Prissättning |
Tillbaka |
Systemet innehåller stora möjligheter att prissätta såväl intäkter som kostnader för fakturering/uppföljning. För att hantera detta skall de olika registren kodas beroende på hur man vill prissätta.
Debiteringsprinciperna i systemet styrs av
- En debiteringskod som knyts till uppdraget
- På vilket sätt debitering ska ske
- Vilken priskategori ett uppdrag knutits till
|
Debiteringskod |
Tillbaka |
Debiteringskod anges alltid på uppdrag, arbetsart och utlägg. Debiteringskoden delas upp i Debiterbart eller ej Debiterbart. Med debiterbart menas att dessa transaktioner, förutom att de sparas i statistikregistren för uppföljning, kommer att ligga till grund för fakturaförslagen.
På uppdrag delas debiterbart även på
- kund/klient (D), vilket är det normala
- ett annat kontor (F), t ex ett regionkontor som köpt dina tjänster
- koncern (H), dvs gemensamma koncerndebiteringar
Ej debiterbart uppdelas på
- internt (J), dvs inom företaget för t ex administration, företagsledning, byråtid.
- internt debiterbart (N), om interna arbetsuppgifter ej skall faktureras men likväl räknas som debiterbar tid för den anställde. Detta sätt används också då tid skall räknas som debiterbar för den anställde men fakturering sker på basis av annat underlag.
- frånvaro (U), om uppdraget skall påföras arbetsarter som ledighet, sjukdom o d. Genom att definiera ett sk frånvarouppdrag kan företaget få kontroll på hur hela den normala arbetstiden fördelas samt att underlag för löneuppgifter kan tas fram eller integreras till ett lönesystem.
|
Debiteringssätt |
Tillbaka |
Du har fem olika sätt att lägga in färdiga priser i olika register beroende på vilket debiteringssätt ditt företag använder.
I samtliga modeller kan du ange både ut- och inpris. Utpriset används i fakturaförslaget och inpriset används till hantera självkostnad i systemet för att bl a kunna räkna fram bruttovinster.
1 Anställda
Denna debiteringsmodell används om utpriset är helt styrt av vilken anställd som har utfört arbetet. Priser läggs in på varje anställd i registret för Anställda.
2 Arbetsart
Denna debiteringsmodell används om utpriset är helt styrt av vad för arbete som har utförts. Priser läggs in på varje arbetsart/artikel i registret för Arbetsarter.
3 Anställd/Arbetsart
Denna modell används om utpriset beror på vilket arbete en viss anställd utfört. Ex. då Kalle utför konteringsarbete debiteras visst pris. Priserna registreras i detta fall i rutinen Pristabell, där du väljer alternativet 1 = Anställd - Arbetsart.
4 Uppdrag/Anställd
Denna modell används om utpriset styrs av på vilket uppdrag en viss anställd utfört arbete. Ex. då Kalle arbetar med X-bolaget debiteras visst pris. Priserna registreras i detta fall i rutinen Pristabell, där du väljer alternativet 2 = Uppdrag - Anställd.
5 Uppdrag/Arbetsart
Denna modell används om utpriset styrs av vad som utförts på visst uppdrag. Ex. då någon utför konteringsarbete på X-bolaget. Priserna registreras i detta fall i rutinen Pristabell, där du väljer alternativet 3 = Uppdrag - Arbetsart.
Vid registrering av transaktioner hämtar systemet automatiskt priserna enligt ovan. Utöver dessa fem debiteringssätt kan du vid registrering tillfälligt ändra det pris som programmet hämtar och visar. Permanent ändring sker alltid i det register där priserna är registrerade.
Då priser kan vara inlagda enligt flera alternativ så finns följande turordning efter vilket programmet föreslår pris.
1 Pris angivet vid Transaktionsregistrering
2 Pris i pristabell Uppdrag/Arbetsart
3 Pris i pristabell Uppdrag/Anställd
4 Pris i pristabell Anställd/Arbetsart
5 Pris i register Arbetsart
6 Pris i register Anställd
OBS! Du vill kanske använda ut- och inpris från olika tabeller. Då skall du svara Ja på frågan om inpriset skall börja sökandet till vänster i tabellen (i Systemparametrar). Systemet börjar nämligen söka efter utpris, därefter måste i så fall sökningen efter inpris börja om.
|
Priskategori |
Tillbaka |
Priser som registreras i de olika registren ovan kan kategoriseras i 15 olika nivåer. Alltså, en anställd kan ha 15 olika priser. Vilket pris som skall gälla styrs av den priskategori som ett uppdrag är knutet till.
Användningsområden för detta kan vara olika priser mellan koncernbolag, internprissättning, olika kund/uppdragskategorier.
Vi tar ett exempel:
Pris sätts beroende på vem som utfört arbete. 3 priskategorier används
- Debiterbart på externa kunder, priskategori 1
- Debiterbart på koncernbolag, " 2
- Debiterbart på interna projekt, " 3
Priskategori Anställd
på uppdrag pris
1 500:- (ordinarie pris)
2 425:-
3 350:-
osv till kategori 15
|
Faktureringssätt |
Tillbaka |
Systemet innehåller stora möjligheter att fakturera på olika sätt. De olika sätten styrs av:
- vilket underlag du använder för fakturering
- när du vill fakturera
- vad som skall faktureras.
Underlag för faktura
1 Underlag av inregistrerade tid- och utläggstransaktioner
Skapas i meny T11.
2 Olika a contohanteringar med eller utan slutavräkning.
Läggs in i registervård på uppdraget menyval T31.1.
3 Fasta debiteringar t ex hyra, maskintid m m.
Läggs in i registervård menyval T13.11.
4 Fakturakoncept/direktfakturera, utan att påverka statistikregister.
Registrering i menyval T12.2 manuell initiering.
När kan jag fakturera ?
Detta styrs delvis av vad som är ditt underlag för faktura. Om du använder underlag enligt 1-3 ovan gäller givetvis att transaktioner har registrerats samt att uppdatering skett av statistikregistret. Fakturapost skapas i menyval T12.11 efter att fakturaunderlaget ovan är klart. Vanligtvis sker fakturering med viss periodicitet, varje kvartal, månad, vecka eller dylikt. Normalt bör inrapportering av tider och utlägg ske löpande i systemet. Dessa uppdateras och sparas månadsvis i statistikregistret. När du sedan vill fakturera bestämmer du själv.
Vad skall faktureras ?
Fakturering sker generellt på uppdragsnivå. En faktura per uppdrag. Fakturan kan innehålla alla eller enstaka underuppdrag. Möjlighet finns dock att samfakturera uppdrag. Detta används då flera uppdrag är knutna till samma kund och en gemensam faktura ska skapas. Vid varje faktureringstillfälle har du en mängd olika sätt att välja vad som skall faktureras.
Förutom att skapa varje faktura för sig i den manuella fakturainitieringen finns en automatisk initieringsfunktion där man skapar ett faktureringsregister. När du skapar detta faktureringsregister kan du välja vilka uppdrag genom att ange:
- intervall av uppdragsnummer (hela/delar/enstaka)
- intervall av ansvariga
- intervall av uppdragsgrupper
- intervall av kundnummer.
T ex en viss revisor vill fakturera sina uppdrag. Välj det anställningsnummer han har.
Du kan sedan välja följande:
- Med eller utan a contohantering
- Med eller utan fasta belopp
- Med eller utan sparade belopp
- Med eller utan upparbetat under aktuell period
- Skapa faktura endast över visst minimibelopp
Detta ger en stor valfrihet att fakturera just det du vill. Hanteringen av detta sker i meny T12 val 1 och 2.
Fakturainnehåll-Blankett
Fakturans utseende kan delas upp i 3 huvuddelar
1 Fakturahuvud, där uppgifter som kundnamn, fakturadatum m m anges.
2 Fakturafot, där fakturasummering sker med belopp, moms och valda uppgifter som bankgironummer m m.
3 Fakturakropp, där specifikation sker av vad som har fakturerats.
En standardmall finns med för Fakturahuvud och Fakturafot. Dessa är anpassade till en generell fakturablankett som kan köpas i handeln med benämning MPS250 från Moore Paragon.
Har man redan en uppsättning färdigtryckta blanketter kan man ändra fakturahuvud eller fot i blankettgeneratorn som finns i meny T51 val 15. Efter ändringar i menyval 15 skall menyval 16 köras för att skapa den nya blanketten. Ett vanligare sätt numer är att skriva ut faktura direkt på laserskrivare med firmapapper. Anpassning till detta sker även här i blankettgeneratorn. En ytterligare möjlighet är att till laserskrivare, bygga eller köpa en sk fakturafont som kan läggas in i programmet vilket innebär att du ej behöver använda specialtryckta papper.
Fakturakropp
Önskemål om specifikationen till en faktura är mycket varierande beroende på kundens krav och dina egna önskemål.
Specifikationen kan först indelas i vilka kolumner du vill använda.
De kolumner du kan använda är:
Text Antal Pris Belopp
Kolumnen text och belopp kommer alltid ut. Beloppskolumnen kan skrivas ut med eller utan ören. Avrundning till tiotal-, hundratal- och tusentalskronor kan hanteras. Kolumn för antal och pris väljer du själv. Har du något uppdrag där antal och pris skall komma ut på faktura anger du det i Systemparametrar menyval T32.3.
Informationen för hur du vill att fakturakroppen skall se ut, kan anges på varje uppdrag. Detta sker i Registervård Uppdrag, menyval T31.1 och där via funktionstangent <F5> fakturakoder.
På radnivå delas specifikationen upp i Hanteras i programmet
1 Fast fakturatext Fakturatextregister T31.6
Systeminformation T32.4
Reg.vård uppdrag T31.1
2 Underuppdrag eller sammanslaget Reg.vård uppdraget T31.1
3 Specifikationsnivå Reg.vård uppdrag T31.1
4 Fria textrader Transaktionsregister T11.1
T11.2
Man. fakturainitieringen T12.2
Exempel
Faktura avser arbete utfört t o m december 1992
9100 Verksamhetsår 1991
Arvode Bokslutsrevision 20.000
9200 Verksamhetsår 1992
Arvode löpande granskning 35.000
Utredningsarbete 25.000
Värdering av bolaget xx inkl ..................
1 Fast fakturatext
Två alternativ finns per uppdrag. I alternativ 1 används den fasta text som läggs in som generella fakturatexter i registervård. På uppdraget anges då vilken fakturatext. I alternativ 2 läggs en uppdragsunik fast text in på uppdraget i registervården.
2 Underuppdrag
Används underuppdrag sker valet av om sammanslagning skall ske eller ej på huvuduppdraget i registervården.
3 Specifikationsnivå
Det finns 4 olika specifikationsnivåer. Du väljer per uppdrag/underuppdrag vilken du vill använda. Detta sker i registervården på uppdrag. Du väljer där bland 90 olika fakturalayouter.
De är uppbyggda på:
Nivå 1 Benämning på Anställd - Arbetsart - Utlägg
Nivå 2 Gruppbenämning av Anställda - Arbetsart - Utlägg
Nivå 3 Benämning på fakturatextregister dit arbetsart och utläggsarter är kopplade.
Nivå 4 Gruppbenämning av fakturatexter
Ibland de olika fakturalayouterna finns kombinationer av ovan samt varianter på hur summeringar och grupperingar i fakturan skall ske. Lägsta nivån är arbetsart/utlägg kombinerat med fri text. Därifrån kan du slå samman och gruppera arbetsarter/utlägg/anställda till önskad detaljnivå på faktura. Se vidare i Kapitlet/Meny T31 Registervård..
I detta sammanhang när det gäller specifikationsnivå så styr den rad som kommer ut på fakturan med belopp om moms skall beräknas eller ej. Läs mer om detta i uppläggning momshantering i systeminformationen.
4 Fria textrader
Har registrering skett av fri text kommer denna att redovisas under den rad som skrivs ut på specifikationsnivån.
Konteringsprinciper
Systemet hanterar kontering utifrån skapade fakturor samt även om så önskas på uppdaterade tid- och utläggstransaktioner för att kunna erhålla underlag för pågående arbeten.
Förutom kontering på huvudbokskonton hanteras internkontering på 2 nivåer. Upplägg av konteringsregistren sker i menyval T32 val 12-14.
Konteringsinformation Huvudboks Interna Menyval
styrs av konto konton
Prioriteringsnivå 1
- Enskild fakturarad X - T12.2
Prioriteringsnivå 2
- Kund X X 1) T32.11
Prioriteringsnivå 3
- Systeminformation (Sys.info) X X T32.2
- Uppdrag - X 1) T31.1
- Grupp av uppdrag X X T31.5
- Anställd - X T31.2
- Grupp av anställda X X T31.5
- Arbetsart och utlägg X X T31.3-4
- Grupp av arbetsart/utlägg X X T31.5
- Fakturatexter X - T31.6
- Grupp av fakturatexter X - T31.5
Detta möjliggör ett antal kombinationer om kontering lagts in på flera register. För att hantera detta kan man välja i Systeminformationen, menyval T32.4, vilken prioriteringsordning inom nivå 3 som systemet skall använda sig av .
Prioritet
|
Ordning Val |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
1 |
Art/Utlägg |
Grupp |
Fakt.text |
Fakt.text Grupp |
System Info |
|
2 |
Grupp |
Art/Utlägg |
Fakt.text |
Fakt.text Grupp |
System Info |
|
3 |
Fakt.text |
Art/Utlägg |
Grupp |
Fakt.text Grupp |
System Info |
|
4 |
Fakt.text Grupp |
Fakt.text |
Art/Utlägg |
Grupp |
System Info |
|
5 |
Rad på faktura |
System Info |
Konteringen i faktureringen går till på så sätt att programmet hämtar angivet ordningsval enligt ovan och därefter kontot som finns i registret prioritet 1. Skulle det inte finnas ett konto på prioritet 1 går programmet vidare till nästa prioritet och kontrollerar om det där finns något konto osv. Där programmet hittar ett konto tar det också kostnadsstället och objektet. 1) Undantag är att programmet hämtar kostnadsställe och objekt om det finns registrerat på uppdraget.
Vill du styra intäkter och kostnader på internnivå finns härigenom olika möjligheter att hantera detta beroende på om det är uppdragens, de anställdas eller arbetsarternas/utläggens tillhörighet som styr hur internkontering sker.
|
Listor/Utskrifter och Exportfiler |
Tillbaka |
All information du registrerat in i systemet kan du skriva ut. Dels i form av rena registerutskrifter, dels i form av löpande kvittenser rapporter mm. Vid utskriftsfunktionerna finns ofta olika selekterings- och sorteringsmöjligheter. Menybilderna i systemet är så upplagda att du har utskriftsvalen på höger sida om respektive register eller funktion utom i statistikmenyerna där samtliga val avser statistiklistor. Listor i menyvalen kan ej ändras till innehåll eller redigering då de är förprogrammerade.
I rapportgeneratorn som beskrivs separat, finns däremot möjlighet att bygga egna listor efter principen, så som du lägger in värden kommer rapporten att se ut.
Utdata kan även erhållas i form av ASCII-filer genom att temporärt ändra utskriftsväg för listutskrifter till fil. Vidare bearbetning kan då göras i andra system som kan läsa in ASCII-filer.
Vill du skapa t ex fakturor i systemet men av någon anledning hanterar kundreskontra i annat system finns möjligheter att skapa utdatafiler. Likaså finns integreringsmöjligheter till lönesystem. Tag då kontakt med din EKO2000 leverantör eller EKD.
Funktioner finns även för att fråga på uppdrag och genom frågesystemet kan du när som helst via tangent <F2> gå in och titta på olika register och uppgifter.
|
Frågesystem |
Tillbaka |
ANV Aktiva användare som jobbar nu i systemet
KO Kontoplan
KT Kostnadställen
OB Objekt/projekt
ST Statistiknummer
KU Kundregister
KUF Kundfakturor
KUR Kundreskontra
KUS Kundstatistik
KTKF Kontering kundfaktura
KURB Kundbetalningar
TANS Anställda
TART Arbetsart
TFAK Fakturatexter
TGAN Grupp anställda
TGAR Grupp arbetsart
TKOS Kostnadskod
TUPD Uppdrag
TS-P Periodstatistik uppdrag
TS-U Uppdragsstatistik uppdrag